數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)建設(shè)

肖相金　劉小青

摘 要：本課題所研究的檔案集成管理旨在解決大量各類電子文件和異構(gòu)數(shù)據(jù)歸檔、歷史數(shù)據(jù)電子化問題，還原電子檔案原件的真實性、完整性問題，有利于電子檔案的長期有效性；遵循OAIS模型，更好地實現(xiàn)各檔案系統(tǒng)之間共享與互通，實現(xiàn)檔案知識的深層挖掘和真正價值。課題以“高校檔案實體分類規(guī)范”為藍(lán)本，根據(jù)警察學(xué)院檔案館實際（含黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財會、聲像、人事、學(xué)生及校史實物共十三大類，80余個細(xì)目）實現(xiàn)檔案的靈活分類，使檔案分類這一難題得以破解、簡單化。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；集成管理；建設(shè)；

中圖分類號：G 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-03

一、系統(tǒng)維護(hù)業(yè)務(wù)設(shè)計

（一）用戶管理

用戶管理工作是創(chuàng)建用戶信息以及用戶相關(guān)信息的功能。用戶管理的主要功能是用戶組信息創(chuàng)建、修改，用戶信息的創(chuàng)建、修改以及用戶權(quán)限的分配。用戶權(quán)限包括兩部分，一部分為系統(tǒng)本身所具有的功能權(quán)限，另一部分為檔案數(shù)據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)權(quán)限。用戶權(quán)限的建立是通過建立用戶角色的方式實現(xiàn)的，建立用戶角色后給該角色分配相應(yīng)的權(quán)限，并將符合該種權(quán)限的所有用戶分配成已有的角色即可，不需要對每個用戶進(jìn)行權(quán)限分配，方便快捷。

用戶可以進(jìn)行口令修改。修改后的口令在下次登錄前生效。在修改口令時，需要用戶輸入原有的口令。該模塊的主要功能有：用戶管理：用戶的瀏覽、添加、刪除、修改。用戶組管理：用戶組的瀏覽、添加、刪除、修改。修改密碼：修改當(dāng)前登錄用戶自己的系統(tǒng)登錄密碼。

（二）權(quán)限管理

權(quán)限管理是整個檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限控制中心，整個系統(tǒng)的權(quán)限控制模型為：角色、系統(tǒng)的所有模塊的功能點、用戶群、用戶的對應(yīng)。具備角色定義功能，可根據(jù)需要建立各種角色，將不同的功能、不同的數(shù)據(jù)范圍組合賦予角色。權(quán)限分為兩種，數(shù)據(jù)權(quán)限和功能權(quán)限，數(shù)據(jù)權(quán)限是對不同檔案類型進(jìn)行開放和受控的設(shè)定，功能權(quán)限則是操作的組合。角色是功能權(quán)限的組合，也同時包含對數(shù)據(jù)權(quán)限的設(shè)定，一個邏輯用戶可以對應(yīng)一個或者多個角色，不允許直接對用戶賦權(quán)。角色管理功能：角色的瀏覽、添加、刪除、修改。權(quán)限管理：為角色設(shè)置權(quán)限，包括功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。

（三）日志管理

為了保證數(shù)據(jù)的邏輯安全，系統(tǒng)除了具有完備的權(quán)限管理方案以外，還有詳細(xì)的日志記錄，日志包括：登錄日志、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)操作日志。系統(tǒng)管理員可以通過日志查詢，查看所有用戶在系統(tǒng)中的操作。系統(tǒng)還提供導(dǎo)出功能，該功能支持*.XML、*.XLS、*.CSV 等多種格式文件的數(shù)據(jù)導(dǎo)出。日志管理工作是對本系統(tǒng)所進(jìn)行的操作進(jìn)行記錄并且以列表的形式供用戶查看。主要功能包括登錄日志查看、數(shù)據(jù)日志查看、系統(tǒng)日志查看。系統(tǒng)日志記錄了檔案數(shù)據(jù)所有的操作信息，并且以檔案庫的形式展現(xiàn)，以供用戶查看日志導(dǎo)出。

（四）回收站管理

保存在檔案一覽畫面刪除的檔案信息?？梢猿蜂N刪除，將檔案恢復(fù)到檔案一覽中；也可徹底刪除回收站內(nèi)的檔案。回收站管理功能：可對進(jìn)入回收站的電子文件進(jìn)行還原、刪除、清空操作。

（五）全宗管理

對系統(tǒng)所用單位以及下屬單位所使用的全宗的整體管理和維護(hù)。系統(tǒng)以列表的形式展現(xiàn)所有的全宗信息。提供快捷檢索功能，通過全宗代碼或者全宗名稱可以快捷的檢索出相應(yīng)的全宗信息。支持全宗信息導(dǎo)入導(dǎo)出。全宗管理功能：全宗信息的增加、刪除和修改。導(dǎo)入全宗信息。導(dǎo)出全宗信息。

（六）機(jī)構(gòu)管理

對系統(tǒng)所用單位內(nèi)部所有組織機(jī)構(gòu)的管理和維護(hù)。系統(tǒng)以樹型結(jié)構(gòu)的形式展現(xiàn)所有的組織機(jī)構(gòu)，以便清楚的了解組織結(jié)構(gòu)之間的層級關(guān)系，并且系統(tǒng)提供了快捷檢索功能，通過機(jī)構(gòu)代碼或者機(jī)構(gòu)名稱能夠快捷的檢索出相應(yīng)的機(jī)構(gòu)信息。 機(jī)構(gòu)管理功能：增加、刪除、修改和查詢。

（七）庫管理

庫管理的工作主要是對系統(tǒng)中所有檔案庫的管理和維護(hù)。其中主要功能包括：庫定義管理、檔號規(guī)則設(shè)置、流水號規(guī)則設(shè)置、顯示設(shè)置、排序設(shè)置、報表管理、定制畫面編輯。庫定義管理的主要功能是建立檔案庫，定制檔案庫中可能使用的所有的項目，并且為所有的項目設(shè)置必要的屬性。

（八）定制編輯畫面

定制畫面編輯的主要功能是對檔案信息著錄畫面進(jìn)行維護(hù)。在定制畫面編輯中可以通過拖拽的方式輕松的增加或者去掉各個著錄項目以及修改各個項目之間的布局方式、屬性等等。調(diào)整著錄畫面布局，設(shè)置每個著錄項屬性，設(shè)置默認(rèn)值和快捷輸入。

（九）報表模版管理

報表維護(hù)：可設(shè)置各檔案類型的打印報表樣式；載入檔案類型，根據(jù)選擇的檔案類型設(shè)計報表；新建：創(chuàng)建某檔案的新報表，包括名稱，備注；設(shè)計：設(shè)計報表的樣式，打印字段信息等；刪除：刪除指定檔案報表；

（十）數(shù)據(jù)字典

設(shè)置代碼庫管理功能，來專門管理碼庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和基本數(shù)據(jù)，可防止錯漏，在著錄過程中，有一些常用的著錄項是相當(dāng)固定的，對于一般用戶需要將這些著錄項能夠變成可選的下拉框使著錄速度更有效率。在自定義編輯界面功能中，需提供了著錄項和代碼庫的關(guān)聯(lián)手段，其主要實現(xiàn)的途徑是將著錄項變成可選的下列列表框或可選框。

（十一）文件存儲配置

設(shè)置各電子文件存儲方式及各檔案門類的存儲目錄結(jié)構(gòu)。添加文件存儲配置：可添加本地目錄和文件服務(wù)器兩種類型。刪除文件存儲配置，修改文件存儲配置，對配置的文件存儲服務(wù)器進(jìn)行連接測試。

（十二）處置節(jié)點配置

配置檔案生命周期中捕獲元數(shù)據(jù)的依據(jù)、類型和時機(jī)。處置流程配置功能：配置系統(tǒng)流程主要處置節(jié)點。在系統(tǒng)初始化時，對系統(tǒng)中處置節(jié)點及流程的定義。

二、元數(shù)據(jù)

（一）元數(shù)據(jù)信息包功能

鑒于目前具體的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)僅有針對文書檔案的 DA/T46、DA/T 48，最終用戶還需要根據(jù)自身的實際需求進(jìn)行擴(kuò)展，并且依據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)制定其他檔案類型的元數(shù)據(jù)。因此元數(shù)據(jù)的元素需要可以靈活增加和減少，生成和解析元數(shù)據(jù)包的 xml 格式可以進(jìn)行配置，并依據(jù)配置生成 xsd 模版，對模版進(jìn)行版本控制和登記，每次變更模版都需要記錄變更的背景和相關(guān)人員，并且應(yīng)觸發(fā)元數(shù)據(jù)封裝包的遷移計劃，定期升級到新版本。并及時更新前端數(shù)據(jù)接收的校驗?zāi)０?，以新的模版校驗接收?shù)據(jù)。

（二）電子檔案元數(shù)據(jù)方案的結(jié)構(gòu)

電子檔案元數(shù)據(jù)方案的主要設(shè)計依據(jù)是國際標(biāo)準(zhǔn)——《ISO23081-2信息與文獻(xiàn)—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)第 2 部分：概念與實施問題》（以下簡稱 ISO 23081-2）、DA/T46、DA/T 48，其基本架構(gòu)由頂層結(jié)構(gòu)、實體結(jié)構(gòu)和封裝結(jié)構(gòu)組成。頂層結(jié)構(gòu)由于國際標(biāo)準(zhǔn)——《ISO23081-1 信息與文獻(xiàn)—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)第 1 部分：原則》已經(jīng)被采標(biāo)為我國國家標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)文獻(xiàn)《論電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架設(shè)計的標(biāo)準(zhǔn)化》也專門探討了該國際標(biāo)準(zhǔn)在我國文件管理中的應(yīng)用，它實際上已成為制定我國電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)頂層框架的首選基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)。因此，以 ISO23081-2 為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電子檔案管理活動實際需求，文件、業(yè)務(wù)、機(jī)構(gòu)人員、法規(guī)及關(guān)系等五個元數(shù)據(jù)實體是其元數(shù)據(jù)方案頂層結(jié)構(gòu)的必要組成部分，其結(jié)構(gòu)如圖：文書類電子檔案文件實體元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)示意圖所示。各實體元數(shù)據(jù)設(shè)置，除文件實體隨著檔案門類變化而具有不同的元數(shù)據(jù)外，其他四個實體元數(shù)據(jù)設(shè)置完全相同，它們的具體定義如“表1：業(yè)務(wù)、機(jī)構(gòu)人員、法規(guī)及關(guān)系實體元數(shù)據(jù)表”所列：

（三）文件實體結(jié)構(gòu)

文件實體是有關(guān)電子檔案自身的元數(shù)據(jù)，包括電子檔案內(nèi)容、權(quán)限、密級、存儲地址及技術(shù)結(jié)構(gòu)等元數(shù)據(jù)。從有利于元數(shù)據(jù)方案有序擴(kuò)展、XML（可擴(kuò)展置標(biāo)語言，下同）文件查看方便等角度，根據(jù) ISO23081-2實體屬性類元數(shù)據(jù)框架，在封裝時可以對文件實體作進(jìn)一步分類，將其第一層設(shè)計為四個容器型元數(shù)據(jù)，即標(biāo)識元數(shù)據(jù)、描述元數(shù)據(jù)、使用元數(shù)據(jù)、文件關(guān)系元數(shù)據(jù)，并將相關(guān)元數(shù)據(jù)元素歸入各個元數(shù)據(jù)容器中，如“圖1：文書類電子檔案文件實體元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)示意圖”所示。

根據(jù) ISO23081-2的定義，法規(guī)實體在實際應(yīng)用中可以記錄各種電子檔案管理活動的依據(jù)，比如：機(jī)構(gòu)人員履行公務(wù)應(yīng)具備的法定職能（責(zé)），電子檔案移交、接收的依據(jù)及規(guī)范程序，進(jìn)行開放控制、升降解密、銷毀等鑒定業(yè)務(wù)的依據(jù)，下載電子檔案原文的許可，將電子檔案從當(dāng)前格式轉(zhuǎn)換為另一種長期保存格式的管理標(biāo)準(zhǔn)等，如“圖2：元數(shù)據(jù)主要實體及其關(guān)系”所示。

就檔案管理活動而言，法規(guī)實體是業(yè)務(wù)處置依據(jù)的記錄載體，它可以證明處置行為的合規(guī)性，既有利于保存電子檔案所處的業(yè)務(wù)環(huán)境信息，有助于維護(hù)電子檔案的憑證性，又具有較強(qiáng)的實用性，因而，設(shè)置法規(guī)實體是十分必要的。

《文書電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》的業(yè)務(wù)實體僅設(shè)置了有關(guān)文件與檔案管理活動的元數(shù)據(jù)，即處置元數(shù)據(jù)，未設(shè)職能業(yè)務(wù)描述信息?；谖募?gòu)成三要素理論，職能業(yè)務(wù)是具有憑證價值的電子檔案的重要組成部分，是重要的背景信息；而且，ISO23081-2也將職能業(yè)務(wù)定義為業(yè)務(wù)實體的主要內(nèi)容，文件管理業(yè)務(wù)則被集成在業(yè)務(wù)實體之中，這種定義在圖：元數(shù)據(jù)主要實體及其關(guān)系中給予了明確描述。圖：元數(shù)據(jù)主要實體及其關(guān)系所列業(yè)務(wù)實體即由文件業(yè)務(wù)與職能業(yè)務(wù)兩類元數(shù)據(jù)構(gòu)成，其中，業(yè)務(wù)名稱、業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)開始時間等 5個元數(shù)據(jù)元素用于描述電子檔案得以形成的業(yè)務(wù)活動。在法規(guī)四元組框架下，將業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)專用于描述形成文件的職能業(yè)務(wù)，把文件處置元數(shù)據(jù)設(shè)置于文件實體之中。二者的設(shè)計印證了職能業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)的必要性。

（四）電子檔案元數(shù)據(jù)元素值的獲取

信息來源是 DA/T46、 DA/T48 定義的元數(shù)據(jù)屬性，它用于描述電子檔案元數(shù)據(jù)的獲取賦值方式，它與系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、功能節(jié)點密切關(guān)聯(lián)。在實際應(yīng)用中，通常有七種獲取方式：緊藉合捕獲、從移出系統(tǒng)接收、手工錄入、默認(rèn)賦值、自動捕獲、半自動化賦值以及自動提取賦值。元數(shù)據(jù)獲取點及獲取內(nèi)容參見“表2：元數(shù)據(jù)獲取點及獲取內(nèi)容一覽（部分）”：

參考文獻(xiàn)：

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