淺談新形勢(shì)下南寧市流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策

粟杏林

(南寧市人才服務(wù)管理辦公室,廣西南寧 530007)

淺談新形勢(shì)下南寧市流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策

粟杏林

(南寧市人才服務(wù)管理辦公室,廣西南寧 530007)

檔案信息化源于現(xiàn)代檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要,檔案信息化推動(dòng)檔案管理的深刻變革。加快我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)重要的方面。人事檔案具有真實(shí)性、全面性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性和保密性等特點(diǎn),有很高的保存價(jià)值和使用價(jià)值。本文將針對(duì)新形勢(shì)下南寧市流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策進(jìn)行闡述。

流動(dòng)人員 人事檔案 信息化管理

檔案管理在網(wǎng)絡(luò)實(shí)踐上的可行性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我國(guó)有了很多工作性應(yīng)用，并且在企事業(yè)單位中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得了一定的成績(jī)。目前在我國(guó)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在生物醫(yī)藥、鐵路運(yùn)輸、電子政務(wù)、資源勘探以及農(nóng)、林、水利、航空、金融等行業(yè)。另外，我國(guó)的大部分人才機(jī)構(gòu)已經(jīng)擁有了信息化建設(shè)的基本設(shè)施，其原有的內(nèi)部技術(shù)為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供了實(shí)踐上的可能。檔案管理中存在的問(wèn)題需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)[1]。

1　南寧市流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

在過(guò)去的網(wǎng)絡(luò)管理中，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理雖然有了一定的成績(jī)，但是也存在不少的問(wèn)題，缺乏統(tǒng)一的戰(zhàn)略規(guī)劃，各個(gè)部門(mén)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫(kù)、平臺(tái)、接口等各方面千差萬(wàn)別，相對(duì)孤立的應(yīng)用軟件體系無(wú)法適應(yīng)需整體協(xié)作的管理運(yùn)作體系，隔離的檔案網(wǎng)絡(luò)形成了檔案資源流通的障礙，造成個(gè)管理部門(mén)檔案資源開(kāi)發(fā)分散、綜合利用共享程度低、信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能很好地解決這些問(wèn)題。在工作中為了保證流動(dòng)人員人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，促進(jìn)各企事業(yè)單位人才合理流動(dòng)時(shí)流動(dòng)人員人事檔案的完整性、真實(shí)性，必須加強(qiáng)對(duì)其的管理，認(rèn)真做到以下幾點(diǎn)。加大宣傳教育的力度，營(yíng)造人事檔案規(guī)范化管理氛圍要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，廣泛宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理的政策規(guī)定，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理水平。完善流動(dòng)人員人事檔案管理政策法規(guī)，一是對(duì)過(guò)去不合時(shí)宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國(guó)統(tǒng)一的法律法規(guī)，杜絕各地區(qū)各部門(mén)各自為政的現(xiàn)象，以適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要。二是加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的力度，規(guī)范對(duì)人才中介機(jī)構(gòu)的管理，不準(zhǔn)民營(yíng)和合資人才中介機(jī)構(gòu)從事人事代理和人事檔案管理以及人事調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)，促進(jìn)我國(guó)人才中介機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展[2]。

2　南寧市流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的對(duì)策

2.1組織機(jī)構(gòu)的扁平化

在組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)上，管理幅度與管理層次是成反比的。扁平化結(jié)構(gòu)是指管理層次少(即中間層次少)，管理幅度大。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來(lái)臨，技術(shù)日新月異的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益劇烈，迫使南寧市流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)要面對(duì)外界環(huán)境的變化迅速做出決策并落到實(shí)處。扁平化結(jié)構(gòu)有利于信息的迅速傳遞，減少信息的失真，從而使決策層迅速做出判斷與決策以及貫徹執(zhí)行決策。同時(shí)，管理幅度的加大，上級(jí)須適度放權(quán)，在一定程度上可以調(diào)動(dòng)中層與基層的積極性，有利于職能部門(mén)和科室的管理[3]。

2.2提高信息處理能力

在信息時(shí)代，信息就是資源，提高信息的處理能力就等于發(fā)現(xiàn)價(jià)值和增加價(jià)值?？蒲行徒M織要成為一個(gè)高效的機(jī)構(gòu)，必不可少的先決條件是對(duì)信息的全面了解、掌握和處理。信息技術(shù)是通信、計(jì)算機(jī)、自動(dòng)控制、人工智能、微電子學(xué)等高、精、尖技術(shù)的集成，組織只有實(shí)施了信息化，才能提高信息處理的能力，也才能有條件開(kāi)展信息化等高效率的業(yè)務(wù)[4]。

2.3提高組織的工作效率

充足有效的信息和各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作，還可以極大地提高組織的工作效率，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和先進(jìn)的信息系統(tǒng)軟件，建立科學(xué)的、規(guī)范的自動(dòng)化管理機(jī)制，可以使科研型組織的科學(xué)決策水平得以提高，市場(chǎng)反應(yīng)速度加快，經(jīng)營(yíng)決策的信息更加全面，管理真正邁向現(xiàn)代化，并對(duì)管理體制改革產(chǎn)生極其深遠(yuǎn)的影響[5]。流動(dòng)人員人事檔案信息化管理，不僅可以準(zhǔn)確、快捷地查閱所需資料，節(jié)約人力和時(shí)間，大大提高工作效率，而且對(duì)于更新管理觀念和管理手段、提高管理人員的素質(zhì)和檔案管理的質(zhì)量將起到十分積極的促進(jìn)作用。因此說(shuō)，流動(dòng)人員人事檔案信息檔案的信息化管理，是現(xiàn)代流動(dòng)人員管理發(fā)展的必然方向。

2.4促進(jìn)信息化管理能力

依據(jù)南寧市流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)人事檔案中的原始材料，合理利用信息維護(hù)系統(tǒng)，在微機(jī)中錄入南寧市流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)人事檔案信息，以及利用掃描機(jī)等電子設(shè)備掃描檔案材料并錄入電子檔案，建立一個(gè)準(zhǔn)確、完整的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，還要對(duì)南寧市流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行合理的分類處理，盡量達(dá)到檔案管理部門(mén)人事檔案的數(shù)據(jù)化。南寧市流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，能夠在很大程度上便于南寧市流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)人員信息的查詢、分析、整理以及統(tǒng)計(jì);計(jì)算機(jī)工作效率的提升，計(jì)算精度的增加，存儲(chǔ)信息量的擴(kuò)大，能夠及時(shí)、有效地為決策人員提供全面、準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)，為南寧市流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提供充分的信息基礎(chǔ)[6]。

3　結(jié)語(yǔ)

近幾年，流動(dòng)人員人事檔案管理正逐步走向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會(huì)化，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為一門(mén)新興的研究領(lǐng)域也正在逐步走向成熟化、開(kāi)放化，并逐步進(jìn)入實(shí)際生產(chǎn)應(yīng)用階段。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到流動(dòng)人員人事檔案管理中，它不僅能彌補(bǔ)人事檔案管理中存在的問(wèn)題，而且有利于檔案的查閱、異地更新以及單位、部門(mén)間的互動(dòng)，為流動(dòng)人員人事檔案管理改革和發(fā)展提供新的環(huán)境和廣闊的前景，為其信息化建設(shè)帶來(lái)新的契機(jī)，對(duì)促成新的管理模式起著不可估量的作用。

[1]盧曉潔,胡峰.流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策研究[J].法制與經(jīng)濟(jì)(中旬),2014(2):129-130.

[2]胡浩媛.淺議流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].廣西政法管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2014(3):127-129.

[3]王魯花,韓春紅.新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策[J].人才資源開(kāi)發(fā),2014(16):3-4.

[4]劉亞紅.當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].山東檔案,2014(4):30-32.

[5]宋文鳳.流動(dòng)人員人事檔案管理研究[J].才智,2014(29):340.

[6]韓玲.淺談流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題[J].電子制作, 2014(20):273.