信息化時代檔案管理信息化建設(shè)

潘曉露

摘 要：21世紀(jì)是一個信息大爆炸的時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法應(yīng)付迅速激增的信息量及其儲存要求，為此，檔案信息化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。隨著檔案信息化管理模式的不斷發(fā)展，人們從中發(fā)現(xiàn)了諸多一直存在的問題和缺陷。為了使檔案的信息化管理更加科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化，文章試對檔案信息化管理的特點(diǎn)、現(xiàn)存問題、運(yùn)行模式等進(jìn)行闡述，以分析在信息化的時代背景下，應(yīng)該采取何種策略，構(gòu)建和完善檔案信息化管理體系。

關(guān)鍵詞：信息化時代；信息化建設(shè)；檔案管理

傳統(tǒng)的檔案形式以紙質(zhì)為主，不僅占用空間大，其管理和檢索的難度也非常高，信息利用起來效率極其低下[1]。進(jìn)入新世紀(jì)后，人們的工作節(jié)奏越來越快，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法容納越來越多的信息量，為此檔案管理開始向信息化方向轉(zhuǎn)變。當(dāng)然，萬事萬物難以十全十美，檔案的信息化管理也存在著諸多這樣那樣的問題，亟需進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的整改。為此，檔案管理不得不完善自身體系，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，以使信息化管理更加科學(xué)規(guī)范。

1 概念和特點(diǎn)

（一）概念

檔案管理的信息化是指在國家相關(guān)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將檔案管理工作與信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)檔案或聲音檔案轉(zhuǎn)化為可以儲存在計(jì)算機(jī)中的電子檔案[2]。檔案的信息化不僅節(jié)省了儲存空間，也加快了檢索的速度，更降低了管理的難度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的優(yōu)化處理與配置。

（二）特點(diǎn)

1.自動化。傳統(tǒng)檔案需要手工錄入，手工查詢，手工提取。一旦發(fā)生錯誤，將導(dǎo)致檔案“死亡”[3]。信息化的檔案管理只需要保證錄入環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性即可，檔案的信息在儲存、讀取和檢索時都可以自動化完成，可以說自動化的信息管理提高了檔案管理的工作效率。

2.智能管理。與傳統(tǒng)模式的單一管理不同，檔案的管理呈現(xiàn)出智能化的特征，電子檔案可以將文字、圖像、聲音等各種信息智能歸集到同一個檔案中，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

3.共享性。傳統(tǒng)的檔案管理使用效率很低，其他部門若想調(diào)用檔案，必須要進(jìn)行人工取檔，中間環(huán)節(jié)容易發(fā)生丟失、污損問題，造成檔案的損壞。而信息化的檔案管理是檔案與信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，具有極為強(qiáng)大的共享特性，相關(guān)部門不必再動用人員上門調(diào)用檔案，只需在網(wǎng)絡(luò)上就可以完成電子檔案的信息共享。

4.社會服務(wù)。檔案管理的信息化發(fā)展，使其社會服務(wù)能力得到了提高，檔案管理提供的服務(wù)越加呈現(xiàn)出社會化的發(fā)展趨勢。

2 現(xiàn)存的問題

（一）理念認(rèn)知錯誤

目前對檔案的信息化管理模式仍缺乏足夠的重視，在理念認(rèn)知方面仍然停留在“保管”的層面，而沒有重視對信息化檔案的充分利用，檔案信息缺乏足夠的流動性，白白損失了信息化檔案在共享方面的優(yōu)越性。

（二）軟、硬件落后問題

軟、硬件落后是在我國很多部門中都一直存在著的固有問題，檔案管理部門也是如此。計(jì)算機(jī)的內(nèi)存沒有隨著檔案信息量的提升而進(jìn)行擴(kuò)展，內(nèi)存依然很?。挥脖P容量不大，難以滿足檔案的儲存要求；系統(tǒng)也依然在使用windows 2008、windows NT或windows XP等微軟已經(jīng)不提供服務(wù)的舊系統(tǒng)，性能和運(yùn)算速度上難以應(yīng)付現(xiàn)在信息發(fā)展要求；受系統(tǒng)限制，相關(guān)的管理軟件一般也是以舊系統(tǒng)為基礎(chǔ)而研發(fā)出來的，缺乏對windows 7、linux等系統(tǒng)的兼容性，導(dǎo)致軟件功能受限。

（三）從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)低

檔案信息化發(fā)展歷程依然很短，導(dǎo)致了許多年齡在40歲以上的從業(yè)人員難以適應(yīng)從紙質(zhì)向電子的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)水平過低、命令掌握不完全、使用技巧生疏，是檔案管理人員隊(duì)伍中普遍存在的問題，因此，需要更多的專業(yè)人才。

（四）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

我國的檔案信息化管理發(fā)展至今仍然沒有同意的標(biāo)準(zhǔn)，各館或各系統(tǒng)都執(zhí)行著自有的特色標(biāo)準(zhǔn)，不利于檔案管理的統(tǒng)一實(shí)施。因此，需要對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范。

（五）資金問題

信息化管理模式在發(fā)展過程中遇到的最大障礙是資金問題。信息化發(fā)展離不開計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備的購置，還有內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的安全維護(hù)，這就對資金的投入有著極大的要求。另外，電子產(chǎn)品換代頻繁，無論購買新一代產(chǎn)品還是堅(jiān)持使用舊產(chǎn)品但進(jìn)行維修和升級，都是一筆巨大的花銷。

3 有關(guān)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容與對策

（一）內(nèi)容

檔案管理要從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、人才素質(zhì)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行完善和構(gòu)建[4]。

1.信息資源建設(shè)。對信息資源的建設(shè)是建設(shè)工作的核心內(nèi)容，需要長期進(jìn)行。信息資源的構(gòu)建方式主要為將館藏檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子文檔，通過采集和接受將信息資源存入數(shù)據(jù)庫中。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。涉及到建設(shè)信息化檔案的基礎(chǔ)設(shè)備主要有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和能將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為由數(shù)字信息構(gòu)成的電子檔案的設(shè)備[5]。基礎(chǔ)設(shè)施的完善與否，直接關(guān)系到檔案能否順利傳輸與共享。

3.人才素質(zhì)建設(shè)。專業(yè)人才是管理工作的關(guān)鍵，信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，需要多方面共同發(fā)展的綜合性人才，只懂檔案不懂計(jì)算機(jī)，或只懂計(jì)算機(jī)不懂檔案管理的人才是不合格的。

4.管理體系建設(shè)。管理體系的建設(shè)涉及到信息的采集、管理和利用，以及信息的安全性能等多個方面。管理體系越完善，信息化的建設(shè)速度也就越快，所帶來的效益和結(jié)果也就越好。

5.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。由于我國對于電子檔案的采集、管理、讀取、檢索都是由資源所屬館自行制定標(biāo)準(zhǔn)，在信息傳輸和分享時經(jīng)常會遇到不安全、不通常的問題，因此，需要從標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范方面進(jìn)行統(tǒng)一化的建設(shè)。

（二）對策

1.采用現(xiàn)代化手段轉(zhuǎn)變管理方式。首先，管理工作要從觀念層面著手，向各部門強(qiáng)調(diào)檔案信息化管理的重要性，使之對檔案的信息化管理產(chǎn)生重視的態(tài)度。其次，運(yùn)行機(jī)制要與時俱進(jìn)，若想提高檔案管理的效率，必須要有一套符合需求的、科學(xué)嚴(yán)密的現(xiàn)代管理體系。最后，現(xiàn)代科學(xué)理論的引導(dǎo)是必不可少的，只有符合客觀發(fā)展規(guī)律的檔案管理手段，才能實(shí)現(xiàn)管理工作的有效化與合理化。

2.完善安全防護(hù)體制。檔案具有私密性，需要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，然而，資源的共享性使得檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)安全難以得到保證。這就要求檔案管理部門必須提高安全防范意識，通過網(wǎng)絡(luò)加密或添加口令的方式限制用戶的權(quán)限，以防檔案信息被盜用。還要加強(qiáng)對防火墻的建設(shè)，避免木馬病毒及黑客對系統(tǒng)的攻擊。另外，可以將一些需要永久儲存的重要資料設(shè)為“只讀”屬性[6]，避免因受到破壞而無法使用。在條件允許的情況下，可以對方案多做備份，多地儲存，以保證檔案不會徹底“死亡”。

3.加強(qiáng)人員素質(zhì)培養(yǎng)。從事檔案管理的相關(guān)人員除了要有極強(qiáng)的責(zé)任心外，還要有扎實(shí)的專業(yè)知識水平。無論是檔案管理還是文獻(xiàn)編纂，甚至是檔案保護(hù)技術(shù)都要熟練掌握。另外，鑒于檔案管理工作的特性，還要在歷史和古漢語方面有一定的知識儲量。另外，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案的滲入，因此，對于管理人員的計(jì)算機(jī)技能與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平也有很高的要求，除了網(wǎng)絡(luò)安全知識，還要熟練掌握統(tǒng)計(jì)、檢索等工作的具體操作技巧。

4.規(guī)范檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。為檔案的信息化管理創(chuàng)建統(tǒng)一的、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，有助于不同部門、不同用戶間可以快速、高效的利用檔案信息。為此，在規(guī)范檔案管理時，要從內(nèi)容、編號、所屬類別等多個項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而避免信息資源的重復(fù)占用，提高檔案信息資源的利用率?？偠灾?，檔案的信息化管理若要進(jìn)行規(guī)范，必須先從標(biāo)準(zhǔn)化管理開始，輔以制度上的管理，首選國際統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，再實(shí)行區(qū)域或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，最大程度的促進(jìn)資源共享。

4 結(jié)語

檔案管理在從紙質(zhì)向電子方向發(fā)展的過程中產(chǎn)生了信息化管理模式，人們在應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)了許多問題。為此，要從管理手段、安全防護(hù)、人員素質(zhì)培養(yǎng)等多個角度著手解決，以促進(jìn)檔案信息化管理體系的建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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