高職院校二級(jí)管理體制初期教學(xué)秘書(shū)的工作體會(huì)

羅華根

【摘 要】本文總結(jié)了自己在學(xué)校推行二級(jí)管理初期三年的教學(xué)秘書(shū)崗位的一些體會(huì)，對(duì)二級(jí)管理體制初期的定位及分工合作的認(rèn)識(shí)，以及對(duì)教學(xué)秘書(shū)如何處理與學(xué)校一級(jí)管理處室的關(guān)系，協(xié)調(diào)二級(jí)學(xué)院與校一級(jí)學(xué)院在教務(wù)方面的關(guān)系提出了自己的觀(guān)點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】高職院校 二級(jí)管理 教學(xué)秘書(shū)

高職院校從大規(guī)模地高速擴(kuò)張到如今的內(nèi)涵建設(shè)，經(jīng)過(guò)了一系列的探索和實(shí)踐，尤其是現(xiàn)在的高職院校學(xué)生規(guī)模都在六千至一萬(wàn)人，內(nèi)部管理體制改革必須有重大的進(jìn)展和突破。當(dāng)前，大部分高職院校參照本科院校進(jìn)行了二級(jí)管理體制改革。二級(jí)管理中教學(xué)秘書(shū)如何定位，如何發(fā)揮其工作能動(dòng)性和積極性，已成為二級(jí)教學(xué)管理及廣大教育工作者所必須面對(duì)的一個(gè)課題。

一、關(guān)于二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)崗位和職責(zé)的理解

教學(xué)秘書(shū)是二級(jí)學(xué)院的教務(wù)工作助理，其任務(wù)是協(xié)助各二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)行政及學(xué)籍管理工作，教學(xué)秘書(shū)業(yè)務(wù)上受二級(jí)學(xué)院及教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)。

1. 教學(xué)秘書(shū)是學(xué)校教務(wù)處與二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理之間的橋梁和紐帶

管理學(xué)下，最重要的管理原則就是權(quán)責(zé)相應(yīng)，這也是高職院校實(shí)施二級(jí)管理的基本保障和要求?，F(xiàn)階段，我院施行二級(jí)管理三年來(lái)，有些二級(jí)管理制度難以實(shí)施，主要表現(xiàn)在二級(jí)部門(mén)與校一級(jí)行政處室基本職能沒(méi)有明確劃分，存在著過(guò)多的交叉和重疊。所以教學(xué)秘書(shū)必須協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系。教務(wù)處對(duì)各二級(jí)學(xué)院教學(xué)任務(wù)、考試、學(xué)籍等日常的教學(xué)管理與檢查都通過(guò)教學(xué)秘書(shū)來(lái)組織和落實(shí)；同時(shí)，二級(jí)教學(xué)單位對(duì)排課等的要求和意見(jiàn)，也要通過(guò)教學(xué)秘書(shū)與教務(wù)處溝通；學(xué)生對(duì)二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處、教師本人的意見(jiàn)，也往往由教學(xué)秘書(shū)來(lái)傳達(dá)；此外，各二級(jí)教學(xué)單位之間也需要教學(xué)秘書(shū)來(lái)聯(lián)系。

2. 教學(xué)秘書(shū)是二級(jí)學(xué)院與教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶

二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理的第一線(xiàn)，直接面對(duì)教師和學(xué)生。教學(xué)秘書(shū)從教學(xué)任務(wù)管理、考試管理、學(xué)生學(xué)籍管理等方面要做到上情下達(dá)，下情上傳，吃透二級(jí)學(xué)院的管理意圖，將其體現(xiàn)到具體的工作中，把二級(jí)學(xué)院的要求傳達(dá)到教師和學(xué)生，把教師和學(xué)生的要求及時(shí)反饋到二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人。

二、關(guān)于做好教學(xué)秘書(shū)工作的理解

1. 教學(xué)秘書(shū)的管理范圍小，但內(nèi)容駁雜，教學(xué)秘書(shū)工作必須要有奉獻(xiàn)精神

教學(xué)秘書(shū)工作不能像教師一樣站在教育的最前線(xiàn)，關(guān)鍵在于使教學(xué)工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)。所以教學(xué)秘書(shū)工作必須要不誤事、不出事、不亂事，只有把瑣碎的事情處理好，才能提升自己處理大事的能力和水平；教學(xué)秘書(shū)既為教師服務(wù)，也要為學(xué)生服務(wù)，對(duì)學(xué)生的服務(wù)質(zhì)量更能體現(xiàn)教學(xué)秘書(shū)的人格素養(yǎng)，對(duì)于學(xué)生的咨詢(xún)，要真正做到態(tài)度和藹、耐心沉著、舉止得體、語(yǔ)言文明、表述準(zhǔn)確，富有感染力和親和力；教學(xué)秘書(shū)還是辦公室服務(wù)團(tuán)隊(duì)中的一員，應(yīng)當(dāng)具有團(tuán)隊(duì)意識(shí)，關(guān)心同事，與同事一起創(chuàng)造一個(gè)愉快的工作氛圍，時(shí)常保持平常心，高調(diào)做事，低調(diào)做人。

2. 教學(xué)秘書(shū)的管理層次低，工作必須具有藝術(shù)性

一名優(yōu)秀的教學(xué)秘書(shū)不僅要明確自己所處的位置，而且還要懂得合適的工作方式和方法。在處理和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，要做到尊重不吹捧，服從而不盲從，主動(dòng)而不越位，溝通而不封堵。在現(xiàn)實(shí)的工作中，各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)待問(wèn)題的觀(guān)點(diǎn)及解決問(wèn)題的方式都存在著差異，教學(xué)秘書(shū)要在本職范圍內(nèi)做好部門(mén)內(nèi)部的工作，還要盡力協(xié)調(diào)縮小各部門(mén)之間的差異，取得上下一致，共同為部門(mén)事業(yè)服務(wù)。

三、關(guān)于現(xiàn)階段學(xué)院教學(xué)秘書(shū)管理存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段各高職院校在施行二級(jí)管理體系初期，不管在教學(xué)管理還是教學(xué)秘書(shū)管理上都存在著不盡如人意的地方。

1. 對(duì)二級(jí)教學(xué)管理不夠重視

由于原先校級(jí)管理機(jī)構(gòu)龐大，基層管理力量薄弱，導(dǎo)致在改革初期，管理職責(zé)不明，任務(wù)落實(shí)不到位；還有在認(rèn)識(shí)上，二級(jí)教學(xué)管理僅僅只是在排課、調(diào)課、學(xué)生成績(jī)、考試安排等方面做一些上傳下達(dá)的工作，導(dǎo)致了對(duì)二級(jí)教學(xué)管理的不重視。

2. 管理模式落后

現(xiàn)階段高職院校二級(jí)管理負(fù)責(zé)人都是教學(xué)和科研中堅(jiān)，缺乏教學(xué)管理方面的理論知識(shí)，而且教學(xué)、科研和管理任務(wù)重，缺乏培訓(xùn)的時(shí)間和學(xué)習(xí)主動(dòng)性，對(duì)教學(xué)管理往往按照文件辦，被動(dòng)接受。

3. 缺乏激勵(lì)制度

二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)秘書(shū)管理內(nèi)容多、范圍廣、工作雜，工作成績(jī)不易量化，可操作性差，所以在考核獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)沒(méi)有什么依據(jù)，使得獎(jiǎng)勵(lì)很難落實(shí)，調(diào)動(dòng)不了教學(xué)秘書(shū)的工作積極性和主觀(guān)能動(dòng)性。

四、關(guān)于加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的建議

教學(xué)秘書(shū)工作的工作性質(zhì)使其作用的發(fā)揮很大程度上依賴(lài)主管領(lǐng)導(dǎo)的重視。

1. 明確崗位職責(zé)，提高教學(xué)管理中的地位和作用

教學(xué)秘書(shū)工作是一個(gè)多層次、多序列、多因素的動(dòng)態(tài)過(guò)程，沒(méi)有明確的崗位職責(zé)和相應(yīng)的地位，很難使其在工作上有卓越的表現(xiàn)。

2. 完善激勵(lì)機(jī)制

人無(wú)完人，教學(xué)秘書(shū)工作多而雜，沒(méi)有相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，很容易產(chǎn)生消極的思想。

3. 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)很多都是半路出家，很少有專(zhuān)業(yè)的人員，所以就需要后期加強(qiáng)培訓(xùn)、交流思想、探討問(wèn)題，提高業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。

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