淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)文化

唐奕

企業(yè)檔案是一個企業(yè)經(jīng)營壯大、文化發(fā)展歷程的真實記載。如今信息化技術(shù)日新月異，發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)，并充分把握其包含的內(nèi)容。特別是在當前中央培育和踐行社會主義核心價值觀，弘揚中華民族優(yōu)秀文化的時代背景下，應(yīng)注重利用企業(yè)檔案信息化提升企業(yè)文化，促進企業(yè)發(fā)展。

如今信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用，企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生大量的電子化資料，作為記錄企業(yè)歷史，反映企業(yè)文化的企業(yè)檔案主體形式已發(fā)生變化。2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），要求“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施”。因此，加強檔案信息化建設(shè)是當前發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)的重要手段，也是豐富企業(yè)文化、傳承企業(yè)精神的客觀要求。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案信息化建設(shè)不夠充分

目前，企業(yè)早已普遍采用計算機等電子儲存設(shè)備對文件資料進行保存，但這僅是檔案信息化建設(shè)的初級階段。缺少專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)、不能實現(xiàn)遠程網(wǎng)絡(luò)查看和借閱，以及文檔一體化程度不高等因素，都會制約企業(yè)檔案工作的高效管理和高水平發(fā)展，這將直接影響檔案利用的效果。

（二）傳統(tǒng)檔案管理手段亟需變革

隨著企業(yè)規(guī)模擴大，檔案來源日益廣泛，數(shù)量劇增，形式多樣，如仍然“按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結(jié)果很可能是很多工作還未來得及開展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導(dǎo)致文件流失、失真等現(xiàn)象的發(fā)生。并且，還會造成重復(fù)勞動”。所以，面對電子文件便捷的形成和轉(zhuǎn)移特性，傳統(tǒng)檔案管理手段日漸捉襟見肘，企業(yè)加快檔案信息化建設(shè)勢在必行。

二、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

檔案信息化，是指應(yīng)用信息技術(shù)管理和開發(fā)利用檔案的過程，它是以信息技術(shù)應(yīng)用為前提，并且動態(tài)發(fā)展的。以下將從四個方面介紹企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、軟件、安全保障系統(tǒng)以及適合工作實際的終端、輔助設(shè)備。

企業(yè)首先應(yīng)搭建適合電子檔案系統(tǒng)正常運行的環(huán)境。包括建立與企業(yè)規(guī)模、發(fā)展相適宜的中心機房，布局合適的安全保障體系，購置適合電子檔案系統(tǒng)的服務(wù)器、存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，以及終端需要的計算機、掃描儀和數(shù)碼相機等設(shè)備。

（二）數(shù)字信息資源建設(shè)

1、檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)

檔案信息數(shù)字化包含兩個方面：一是電子化辦公直接生成的電子文件。二是指將以前“摸的著”的檔案輸進計算機，即“庫存檔案電子化”。

2、主要內(nèi)容和基本要求

檔案數(shù)字信息資源形式多樣，包含文書、聲像、科技、電子郵件、網(wǎng)頁等，但不管任何形式的電子文件，其基本要求是齊全完整、標準規(guī)范。電子文件在保存時應(yīng)采用唯一標識符、統(tǒng)一的命名規(guī)則，并設(shè)置、捕獲元數(shù)據(jù)。

3、具體建設(shè)內(nèi)容

文書檔案電子文件應(yīng)保存正本、定稿、公文處理單和彩色修改留痕稿，版面格式應(yīng)符合《黨政機關(guān)公文處理工作條例》要求，文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式歸檔。有條件的可對電子檔案與元數(shù)據(jù)進行封裝。

聲像檔案應(yīng)注意品質(zhì)質(zhì)量，照片類以TIFF、JPEG格式，像素不低于300萬，錄像類以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps、錄音類以WAV、MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz。

科技和專業(yè)類電子檔案的圖形類應(yīng)以DWG格式歸檔，其它檔案類型參照文書、聲像類。

（三）應(yīng)用軟件建設(shè)

企業(yè)使用應(yīng)用軟件一般分為自行開發(fā)與購買，兩者各有利弊。自身開發(fā)軟件可能更適合企業(yè)需求，但對企業(yè)信息實力等各方面要求較高，普通企業(yè)無法實現(xiàn)。購買軟件方便快捷，但一般需針對企業(yè)實際修改，進行二次開發(fā)，對檔案和信息管理人員要求較高。

無論采取何種方式，檔案管理軟件首先應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備分類、編目、用戶管理等基本功能。特別關(guān)注以下三點：一是系統(tǒng)的可操作性，避免繁瑣；二是充分考慮檔案室特點，區(qū)別于檔案館要求；三是考慮系統(tǒng)對數(shù)據(jù)真實性辨別，避免篡改。適用軟件功能架構(gòu)可參考基于OAIS（ISO 14721-2012）模型設(shè)計，具體功能需求可參見《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）。

（四）保障體系建設(shè)

1、經(jīng)費保障

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)從長遠考慮，納入企業(yè)信息化整體建設(shè)的規(guī)劃，從而保證有適當?shù)慕?jīng)費預(yù)算。

2、制度保障

包括各門類電子文件歸檔制度，人才配備、經(jīng)費預(yù)算、系統(tǒng)運行管理制度，數(shù)字檔案備份制度，機關(guān)檔案管理部門、電子文件形成部門和信息化部門職責分工及獎懲制度。

3、人才保障

配備具有專業(yè)素養(yǎng)的專職人員，注重信息化培訓，打通檔案管理人員發(fā)展和進步渠道。

4、安全保障

參照信息系統(tǒng)安全等級保護有關(guān)要求，從系統(tǒng)安全、人員配備、信息技術(shù)等方面采取多種措施，建立檔案信息安全保障體系框架和管理體制。

三、數(shù)字檔案室是目前檔案信息化解決方案

檔案信息化建設(shè)是一個長期、系統(tǒng)性的過程，對于大部分企業(yè)來說，建立標準的數(shù)字檔案館相當困難。中辦、國辦《意見》中提出的“數(shù)字檔案室”，是適合目前信息化條件下管理電子檔案的形式。它的管理對象是以電子文件為主，重在規(guī)范，著眼于現(xiàn)實，可將其定位于信息化條件下檔案室的先進形式。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以此為重要節(jié)點，作為企業(yè)辦公自動化與數(shù)字檔案館建設(shè)的“中繼站”。

四、企業(yè)檔案信息化與企業(yè)文化

企業(yè)檔案客觀記錄下企業(yè)每個歷史階段的經(jīng)營生產(chǎn)活動，具有擔負弘揚企業(yè)文化，傳承企業(yè)精神內(nèi)涵的重要責任。

（一）充分利用信息化特點促進企業(yè)文化

傳統(tǒng)企業(yè)文化形式體現(xiàn)企業(yè)文化活力方面缺乏自身個性，員工主動參與企業(yè)文化機會有限。利用信息化手段可提供多方位企業(yè)文化展示，為員工建立多渠道企業(yè)文化感受。員工遠程查閱檔案，便捷高效，提高了工作效率，緩解了工作壓力，有助于保持良好的工作狀態(tài)，同時提升了企業(yè)辦事效率；信息傳播快速，煥發(fā)內(nèi)部蓬勃朝氣，有助于形成團結(jié)、有效的企業(yè)文化。

另外，遠程檔案查詢系統(tǒng)可供隨時查閱信息，提高了管理透明度；利用檔案影像資料制作內(nèi)容翔實的企業(yè)宣傳片，利用企業(yè)門戶網(wǎng)站、檔案管理平臺發(fā)布企業(yè)管理實時狀態(tài)，有助于展現(xiàn)企業(yè)軟實力。因此，充分利用檔案信息化管理的特色，將企業(yè)檔案所承載的企業(yè)文化浸潤到每位員工的日常工作，為企業(yè)文化提升提供前所未有的機會。

（二）檔案信息化建設(shè)應(yīng)隨企業(yè)文化動態(tài)管理

檔案信息化建設(shè)應(yīng)緊密結(jié)合企業(yè)信息化與企業(yè)文化的發(fā)展，堅持技術(shù)與管理同步、理論和實際相結(jié)合。2009年公布的檔案管理行業(yè)規(guī)則-《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009），將檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)檔案工作發(fā)展的方向性要求。我們應(yīng)充分認識到信息技術(shù)及其產(chǎn)生的檔案是持續(xù)變化的，基于這一點，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)建立動態(tài)解決方案。

同時，由于企業(yè)文化也是一個動態(tài)的發(fā)展事物，不同時期的企業(yè)文化，對企業(yè)檔案管理方式產(chǎn)生作用。理順企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)文化發(fā)展的脈線，動態(tài)結(jié)合企業(yè)文化的走向，才能使企業(yè)檔案信息化建設(shè)順應(yīng)企業(yè)整體發(fā)展的需要。

信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理帶來便捷的管理方式，同時也帶來新的挑戰(zhàn)。在注重文化戰(zhàn)略思想的時代，企業(yè)應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，緊密聯(lián)系企業(yè)文化，充分發(fā)揮信息化條件下的企業(yè)檔案對企業(yè)文化的有效促進作用，并以此全面推動企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉越男.電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考[j].中國檔案，2002：7

[2]國家檔案局.企業(yè)檔案工作規(guī)范（DAT42-2009）.2009

[3]主編：楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論.中國檔案出版社.2001：9-11

[4]國家檔案局.數(shù)字檔案室建設(shè)指南（檔發(fā)〔2014〕4號）.2014：7-15