高校圖書館中微觀制度銜接設計研究?

趙玉玲　李永茂（常州機電職業(yè)技術學院圖書館，江蘇常州213164）

高校圖書館中微觀制度銜接設計研究?

趙玉玲李永茂
（常州機電職業(yè)技術學院圖書館，江蘇常州213164）

[摘要]自“制度圖書館學”誕生以來，圖書館制度研究日趨火熱，總體上側重于宏觀、中觀層面以及微觀層面的業(yè)務規(guī)章、管理規(guī)章方面，而對于如何將宏觀、中觀制度無縫銜接到運作制度去執(zhí)行的中微觀制度研究不多。針對圖書館制度研究現(xiàn)狀，通過對圖書館制度的解析，提出中微觀制度，分析了中微觀制度設計原則、依據與方法，并結合實例進行具體分析。

[關鍵詞]圖書館制度中微觀制度微觀制度制度設計規(guī)章制度高校圖書館

[分類號]G252

*本文系常州機電職業(yè)技術學院2013年社科類課題“骨干院校建設背景下圖書館創(chuàng)新服務研究與實踐”研究成果之一。

圖書館具體制度研究由來已久。自蔣永福先生2005年提出“制度圖書館學”以來[1]，圖書館學界關于宏觀和中觀層面的研究日趨火熱[2-4]。近年來，圖書館制度研究集中于圖書館制度基礎理論、制度文化、制度創(chuàng)新、制度建設、公民權利與制度設計、制度歷史、制度環(huán)境以及行業(yè)準入制度、學科館員制度等方面[5-7]。關于圖書館制度的研究側重于宏觀、中觀層面理論研究，在微觀層面則側重于具體業(yè)務制度、規(guī)范，如超期罰款、圖書采訪、資源管理（過刊、排架）、外包加工、責任制和單項管理制度，對于如何將宏觀、中觀層面制度落實到微觀制度去執(zhí)行的中微觀銜接制度研究不夠。

1中微觀銜接制度的提出

1.1圖書館制度層次

圖書館制度建設可以分為宏觀（國家政府）、中觀（行業(yè)）、微觀（機構）3個層面[8]。宏觀對應國家政府高層制度設計，中觀對應圖書館行業(yè)指導（工作）委員會、學會、協(xié)會等（以下統(tǒng)稱為行業(yè)協(xié)會）的協(xié)調指導，微觀對應各圖書館層面的制度規(guī)章[9]。三者之間的關系為：國家政府用法律、行政手段做出制度安排，處于制度設計的頂層，規(guī)定了圖書館的來龍去脈以及生存發(fā)展的大框架，是粗線條。具有官方或半官方性質的行業(yè)協(xié)會居中協(xié)調，肩負著“上傳下達，業(yè)界規(guī)范，內溝外聯(lián)”的責任，即負責落實國家政策，制定行業(yè)規(guī)范，協(xié)調指導行業(yè)發(fā)展，反映基層呼聲，對外談判、考察、維權等，既承擔著上下層級間溝通，平級間交流，也承擔著基層之間的溝通，負責將粗線條細化為可執(zhí)行的行業(yè)規(guī)范?；鶎訄D書館是中、上層制度存在的基礎，負責落實中、上層制度規(guī)范，對內落實職責規(guī)范，踐行中上層意志；對外提供服務，最終實現(xiàn)國家制度安排[10]。層間關系見圖1。

圖1　圖書館制度三個層級

1.2微觀層次制度解析

對作為機構的圖書館的微觀層次制度可以進一步細分，細分的依據是宏、中觀制度即國家政策法規(guī)和行業(yè)規(guī)范標準。宏、中觀制度決定了圖書館職責，圖書館職責決定子部門職責、設置及其人員崗位職責。部門職責和崗位職責落到實處，實現(xiàn)對外輸出圖書館服務，但這需要運作制度支撐。缺乏部門職責和人員職責，圖書館制度體系缺乏實施主體，將只剩一紙空文，無法落到實處；而缺乏制度體系支撐，部門職責和崗位職責將缺乏執(zhí)行與評判標準，服務質量無法保證。圖書館微觀層次制度解析如圖2所示。

圖2　圖書館微觀制度體系

圖書館微觀層次制度可以從總體上進一步細分為兩個層次：一是由管理制度、業(yè)務規(guī)章、服務規(guī)章規(guī)范組成的制度，我們稱之為運作制度。二是由圖書館職責、子部門職責、人員崗位職責和崗位工作細則組成的制度，我們稱之為中微觀制度。

圖書館運作制度按照適用對象和范圍可以分為3類：一是對內的人財物管理制度體系，包括人員管理（包括崗位、用工、考核、獎懲、培訓進修等）、財產保管（書刊、辦公用品、設備設施）、安全衛(wèi)生等；二是規(guī)范圖書館業(yè)務的規(guī)章規(guī)范（如采購、編目、加工、排架、數據安全等）；三是對外服務規(guī)章、規(guī)范（如文明服務規(guī)范、服務效率、證件管理、借閱、賠償規(guī)則等）。學界對此研究較多，筆者不再贅述。

中微觀制度由部門職責（包括圖書館職責和子部門職責）、人員崗位職責和崗位工作細則組成，起著聯(lián)結中宏觀制度與運作制度的橋梁紐帶作用。體現(xiàn)在兩方面：一是對上落實國家層面的宏觀制度和行業(yè)層面的中觀制度，體現(xiàn)國家意志和行業(yè)要求，主要通過圖書館職責和子部門職責來實現(xiàn)；二是對內通過逐層細化，明確責任要求及業(yè)務制度依據，主要通過人員崗位職責、工作細則規(guī)范實現(xiàn)。簡言之，中微觀制度實現(xiàn)宏觀制度、中觀制度與作為機構的圖書館的基層運作制度的有機結合，屬于中微觀銜接制度。

2中微觀制度設計

中微觀制度設計包括作為整體的圖書館職責、下設子部門職責、人員崗位職責和崗位工作細則。職責設計的總原則是分層授權，逐級負責。即將圖書館職責按照自頂向下的原則進行層層劃分、授權，各級分別對所領受職責負責。

2.1部門職責與崗位職責含義

《當代科學學辭典》對“職責”的解釋為：“指職位的責任。是經營管理組織理論中的基本概念。在管理組織體中職責是單位之間連接的環(huán)，有了它，組織體的上下左右才能協(xié)調工作，完成總體目標?！盵11]

部門職責的含義有兩層：一是圖書館作為一個整體部門的工作職責（以下簡稱圖書館職責），二是圖書館內設部門（以下簡稱子部門）的工作職責（以下簡稱子部門職責）。部門職責用于解決設立這個部門（或子部門）干什么的問題。人員崗位職責（以下簡稱崗位職責）用于解決部門工作職責如何實現(xiàn)，具體由哪個或哪幾個崗來落實，該崗位應承擔什么樣的職責或任務的問題。兩者結合起來決定了圖書館向讀者提供什么樣的服務。

2.2圖書館職責設計

圖書館在高校只是一個部門，但其存在和發(fā)展的依據是國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，因而圖書館職責制定不能自說自話。圖書館職責的確定來源于兩個方面，一是“規(guī)定動作”，即國家法律法規(guī)和行業(yè)指導規(guī)范，如《高等職業(yè)學校設置標準》（教發(fā)〔2000〕41號）、《普通高等學校圖書館規(guī)程（修訂）》（教高[2002]3號）、《普通高等學校圖書館評估指標（征求意見稿）》（國家教育部高校圖書情報工作指導委員會，2003.2.12）、《普通高等學?；巨k學條件指標（試行）》（教發(fā)〔2004〕2號）、《高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估方案（試行）》（2004.06）、《全國示范性高職高專院校遴選標準》《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010~2020）》等。如《全國高職高專院校圖書館建設指南》（教育部高等學校圖書情報工作指導委員會高職高專工作組，2011.12）即屬于中觀層次行業(yè)領域的“規(guī)定動作”。對高職高專圖書館定位、圖書館任務和圖書館建設做出了明確規(guī)定[12]。二是“自選動作”，即各館根據自身承擔的任務和特色自我定位，如建設“石油特色館藏”“西南文獻中心”等。

各館在制定圖書館工作職責的時候，應兼顧宏觀、中觀層次的要求，同時加入自身特色部分，構成各館工作職責。

2.3子部門職責設計

圖書館職責決定子部門設置及其工作職責。作為整體的圖書館職責是大綱，總攬全局。其職責由子部門分工但全部承擔。用圖論表示兩者之間的關系為：圖書館職責用I表示，子部門職責分別用A1、A2……An（n表示內設部門個數）表示，則有

（1）式表示，子部門職責是圖書館部門職責的子集，即內設部門設置在于分擔圖書館整體部門的職責，這也是圖書館內設部門設置的依據，進而揭示了按崗定人而非按人定崗的合理性所在。

（2）式表示，各子部門職責的總和應等于圖書館職責。如果子部門職責之和小于圖書館職責，出現(xiàn)圖書館應當做卻沒有子部門承擔的工作，說明部門設置不當或子部門職責不完整、工作任務不飽滿。

2.4人員崗位職責設計

部門職責（包括圖書館職責和子部門職責）需要具體崗位的人來承擔，對部門職責進一步推演，進而確立人員崗位職責。崗位職責執(zhí)行的依據、質量及效果需要通過業(yè)務、管理、服務規(guī)章來細化落實。

根據按崗設人的原則，圖書館每個崗位都有其人，每個人未必都有其崗。有崗無人即空崗，若非其人正在招募中，說明該崗位設置不合理，不合理的原因可能是任務劃分不合理，即其崗位任務已由其他崗位承擔了；也可能在做圖書館“頂層設計”時認為應當有但當下沒有合適人手承擔。

圖書館人員從總體上可以分為兩大類：管理者、普通職工（以下簡稱員工）。管理者又可以劃分為高層管理者（館長、副館長、書記、副書記，以下簡稱館領導）、中層管理者（辦公室主任、副主任，以下統(tǒng)稱辦公室主任）、基層管理者（子部門主任或負責人，以下簡稱部主任）。

在業(yè)界，對圖書館領導、員工的職責認定已經比較成熟。筆者重點論述部主任和辦公室主任職責設計。

2.4.1部主任職責

圖書館內設子部門主任的崗位職責是由其所處的地位和角色決定的?？傮w而言，具有四重角色：

①管理研究者角色。作為承上啟下的基層管理者，需對本部門勞動紀律、工作質量、安全衛(wèi)生、效益負責。就人員安排而言，不建議館層面一竿子插到底、直接干涉子部門人員任務分配，而應放權讓部主任去調配，館層面改為考核子部門工作任務完成及工作質量情況。同時作為部門管理者不能得過且過，應不斷思考研究問題，想法設法提高部門工作質量和效益，成為“研究型管理者”，因而，統(tǒng)計分析、研究本部門業(yè)務是其工作任務之一。

②質量監(jiān)控者角色。質量包括兩方面，一是“產品生產質量”，如圖書采選質量、圖書粗加工質量、圖書編目數據質量、借閱服務質量、回答讀者咨詢質量、數字資源建設質量等。二是“時間效率”。阮岡納贊“圖書館學”五定律之一就是“節(jié)約讀者時間”[13]。因而，時間效率應成為圖書館服務質量的一個指標。時間效率主要指工作時間節(jié)點，比如讀者薦購的圖書多久能入庫供借閱、歸還的圖書多久上架、讀者咨詢的問題多久能回復、查新查收查引需要多長時間等。

③館長助理角色。其優(yōu)勢在于：首先，將“館長——辦公室主任——部主任——員工”四層垂直結構化為“館長——辦公室主任、部主任——員工”扁平結構，方便上傳下達，提高管理效率。其次，分擔宏觀上看屬于辦公室的事務。同時培養(yǎng)部主任處理全館事務的能力，一旦遇到辦公室主任突然有事，圖書館事務有多方支撐、能正常運轉，此時，作為館長助理的效能顯現(xiàn)。

④勞動者角色。部主任是基層干部，同時也是基層勞動者，應大處著眼、細處落實，通過承擔部門具體事務來實現(xiàn)“去官僚化”角色，避免淪為群眾眼中“無所事事的官僚”。同時充分參與本部門具體工作可以起到熟悉部門業(yè)務、示范引領作用，對于工作研究與開展也有助益。

要做好上述4種角色，要求部主任應做到以下幾點：

①提高工作效率，及時、準確完成工作任務。館領導和辦公室要考核任務量、工作質量和工作效率。

②制定、完善部門制度、工作規(guī)范、流程、崗位要求，落實工作任務，理順工作關系，讓部門按部就班運轉。高效率高質量的管理在于破除“人治”，實現(xiàn)制度化的運作。

③落實制度規(guī)范執(zhí)行，定期或不定期檢查執(zhí)行，檢查的方式可以是實地走訪、查材料、談話聽匯報、看數據。發(fā)現(xiàn)問題及時糾偏，指導員工正確的做法并持續(xù)跟進。

④部主任應研究部門發(fā)展與圖書館發(fā)展。這就要求部主任應有胸懷，甘為人梯，幫助員工成長；其次，既能用人之長，更能容人之長，允許員工能力比自己強，特別是為其創(chuàng)造充分發(fā)揮才能的空間，同時要敢于獎勤罰懶，營造公平、正義、正氣、團結、舒暢的工作氛圍，則人人恪守本職，個個爭先創(chuàng)優(yōu)。如此，部主任才能實現(xiàn)從事務型領導向研究型領導轉變。

2.4.2辦公室主任職責

辦公室主任作為圖書館中層管理者承擔著承上啟下、內溝外聯(lián)的角色。上對館領導負責，負責將館領導、館務會或全館理念、決議、工作任務落到實處；下對全體員工負責，了解基層情況，反映員工呼聲，上傳下達，反饋溝通。對內，處理綜合事務，協(xié)調子部門業(yè)務；對外，承接校內其他相關部門或組織規(guī)定的任務，與校外其他圖書館間業(yè)務溝通。

圖書館辦公室人員包括館領導、辦公室主任及辦事員。高職院校圖書館領導一般配置一名館長，部分館配有一名副職。館綜合辦公室一般配置辦公室主任一人[14]。故不能認為除了各子部門業(yè)務工作外，其余工作必須由辦公室人員即館領導和辦公室主任親力親為承擔。館領導負責對外為圖書館爭取良好的發(fā)展環(huán)境、對內總攬全局，掌握圖書館人財物，監(jiān)督但不參與或很少參與具體事務，因而不能賦予其過多的細節(jié)、事務性工作。剩余的工作也不能全壓在辦公室主任的肩上，現(xiàn)實和精力都不允許。

圖書館辦公室作為教輔部門（有的學校歸入行政后勤部門）的綜合服務部門，人手少卻依然“麻雀雖小五臟俱全”，本身事務較多：計劃制定、執(zhí)行跟進與總結，通知公告、紀要、收發(fā)文、會議會務，領導下達任務的完成或分解，規(guī)章制度制定、修訂，績效考核檢查監(jiān)控，安全衛(wèi)生，職工學習組織，檔案管理，辦公用品管理、外宣等；面向校內支部及其他部門的工作配合，包括黨建、人事、評估、工會活動、學工助理管理、選修課報送、績效考核、管理評審、分析報告等；面向校外圖書館縱向系統(tǒng)的各類通知、活動、項目、數據統(tǒng)計等。同時還要參與閱讀推廣、信息素養(yǎng)教育教學工作等。

因而，對辦公室事務進行分工就顯得非常重要。除了上傳下達、內溝外聯(lián)的責任外，對其他具體事務可以劃分層次：事關全局的具體事務由辦公室主任承擔，比如規(guī)章制度管理、審修、計劃總結及其執(zhí)行、績效考核監(jiān)控及申報、全局數據統(tǒng)計分析、發(fā)文等。各部主任作為館長助理，應配合、分擔辦公室其他事務處理。在制度、管理到位的情況下，報銷、資產管理、辦公用品保管、考勤統(tǒng)計等，可以交由其他專人負責。

2.5崗位工作細則設計

崗位工作細則包括工作規(guī)范、工作流程，用來解決“怎么做”的問題。它既不同于崗位職責，也不同于具體業(yè)務規(guī)則，而是介于兩者之間。以圖書借閱管理崗為例，在該崗位工作細則中可以提出歸還圖書的上架時限要求，這個既不在排架規(guī)則中，也不在人員崗位職責中。

2.6中微觀制度與微觀制度關系

部門職責（包括圖書館職責和子部門職責）——解決部門“做什么”，是該部門設立的依據和存在的載體。不涉及“怎么做”“做得怎么樣”問題。

人員崗位職責——解決所隸屬的部門工作職責如何實現(xiàn)，具體由哪個或哪幾個崗來落實，該崗位應承擔什么樣的職責或任務的問題，解決人員“做什么”的問題。

崗位工作細則——解決該崗位人員“怎么做”的問題，比如歸還圖書上架時限、圖書交接要求、工作流程。

而“依據什么來做”的問題，則由微觀制度中的業(yè)務規(guī)章、服務規(guī)章來承擔，比如排架規(guī)則、圖書加工規(guī)則、文明服務規(guī)范等?！白龅脑趺礃印庇晌⒂^制度中的管理制度如工作質量標準、考核、獎懲措施等來解決。

3中微觀制度設計實踐

筆者依據上述原則，對本館微觀層次制度包括中微觀制度和運作制度進行了設計。本館規(guī)章制度建設自2009年下半年起歷經5年多艱辛探索，終于在2013年完成體系框架建構和部分規(guī)章梳理，包括沿用、修訂和新增3種類型。為方便讀者理解，下面分別給出相應例子。但限于篇幅，有的僅給出要點。

3.1圖書館職責的確定

圖書館職責的依據是國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。作為骨干高職院校圖書館，本館在全面綜合考慮相關規(guī)章規(guī)范的情況下，參考《全國高職高專院校圖書館建設指南》確立圖書館職責包括：負責建立具有本校特色的館藏文獻資源保障體系，負責文獻閱覽提供、資源推廣、資源開發(fā)和參考咨詢工作，開展師生信息素養(yǎng)教育，開展閱讀活動、讀者活動和讀者調查研究，參與區(qū)域文獻信息保障體系建設，開展圖書館學術研究與交流，關注行業(yè)及本地經濟建設、社會發(fā)展并為之提供文獻信息服務。

3.2子部門職責的確定

子部門職責由兩部分組成：一是通用部分，二是各子部門特色工作部分。通用部分也就是各子部門共性的部分，包括安全衛(wèi)生、學術研究，只是各部門立足本部門工作，研究應有所側重。各子部門特色工作是該部門設立的基礎。以研究工作為例，館辦公室側重作為整體的圖書館建設研究與業(yè)務拓展工作；資源建設部負責文獻資源建設研究，定期統(tǒng)計分析，提供決策參考；讀者工作部負責讀者閱讀利用研究，創(chuàng)新讀者服務，提高書刊利用率；參考咨詢部開展用戶調查研究與信息服務開發(fā)研究工作；技術部負責圖書館新技術應用與開發(fā)研究。

3.3人員崗位職責確定

①部主任崗位職責由共性工作、子部門特色工作、分擔辦公室工作三部分構成，其要點見表1。

②員工崗位職責由共性和個性兩部分職責組成。共性部分包括責任區(qū)的安全、衛(wèi)生等，個性部分則由各崗位具體任務決定，如總服務臺服務崗負責讀者咨詢解答、借閱證管理、還書、繳費、圖書預約、催還等工作，圖書借閱服務崗負責圖書借閱、排架、館藏利用咨詢、書刊入庫驗收、圖書修補、剔舊、學工助理指導等。

3.4崗位工作細則確定

崗位工作細則相當于崗位工作指南，介于中微觀制度的崗位職責和運作制度的具體業(yè)務規(guī)則之間，在履行崗位職責任務、遵循業(yè)務規(guī)則規(guī)范基礎上，增加了實踐操作性強的步驟與指標，如依據規(guī)章、填寫的工作表單、時限節(jié)點等。

崗位工作細則也由共性要求和個性要求組成。以圖書借閱服務崗為例，共性部分包括安全衛(wèi)生、按時開閉館、掛牌上崗、工作機開雙屏等，個性化要求則對新入庫圖書、歸還圖書、暫存架上圖書分別提出上架時間節(jié)點，規(guī)定新書驗收手

4　結語

圖書館微觀層次制度可以進一步細分為中微觀制度和運作制度。良好的中微觀制度起著“橋梁紐帶”“落地生根”的作用：它一方面將宏觀制度、中觀制度落到機構圖書館之實處，另一方面銜接著機構圖書館的業(yè)務、服務、管理規(guī)章等運作制度，促其生根成長，不斷優(yōu)化圖書館及其服務提供，實現(xiàn)阮岡納贊所說的“圖書館是生長著的有機體”[13]。

本館按照中微觀制度設計原則進行了設計實踐并投入應用。實踐表明，設計良好的中微觀制度既能體現(xiàn)宏觀、中觀制度的要求，又能層層遞進，最終通過人并依據管理制度、業(yè)務規(guī)章、服務制度等運作制度落實到實踐上，具有一定的實踐性和可推廣性。

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趙玉玲女，1981年生。碩士，辦公室主任，館員。研究方向：圖書館管理、信息服務與信息用戶。

李永茂男，1963年生。本科學歷，副教授，館長。研究方向：圖書館管理。

收稿日期：（2015-04-14；責編：張欣。）