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      淺談檔案資料信息的管理

      2015-05-12 10:22:54劉樺
      卷宗 2015年4期
      關鍵詞:檔案資料信息管理

      劉樺

      摘 要:檔案管理工作,作為現(xiàn)代化管理工作中的一個重要構成部分,將直接影響到工程、企業(yè),乃至國家的正常運行。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”,要想真正發(fā)揮出檔案信息資源的優(yōu)勢與作用,逐步強化檔案信息的規(guī)范化、現(xiàn)代化與標準化管理,就顯得很有必要了。為此,文章就新時期檔案信息資源的規(guī)范化、標準化管理提出幾點有效對策。

      關鍵詞:檔案資料;信息管理;規(guī)劃化

      伴隨信息化時代的來臨,我國檔案資源數(shù)量也在不斷增加,且檔案資源的種類與載體也日漸復雜,為檔案資料管理工作的順利開展帶來了一定困難?;诖?,各級部門必須結(jié)合自身檔案管理工作實際,采取一系列規(guī)范化的管理措施,以此來確保檔案資源開發(fā)利用工作的順利開展。下面,筆者對現(xiàn)階段檔案資源的管理工作的順利開展提出幾點建議。

      1 重視檔案資源的收集管理

      從本質(zhì)上說,檔案資源的收集,是做好檔案管理工作的基礎所在,為此,在日常檔案資源收集工作中,可從以下三方面入手,確保檔案資源收集的有效性與完整性。其一,提升人員素質(zhì),樹立檔案資源收集管理意識,充分意識到檔案收集管理工作的潛在價值,認識到檔案資源收集工作的好壞將直接影響到單位的管理水平,進而加大對資源收集工作的重視,并將其落實到工作中;其二,完善檔案信息收集管理機制,實施一體化管理模式。如建立收集機制、保管利用機制與歸檔機制等,同時將其劃入到檔案管理員的崗位職責與績效考核中,用以提升所有人員的檔案管理意識,使之能夠積極配合檔案部分的資源收集工作;制定檔案傳遞與登記機制,對檔案資源實施動態(tài)管理,隨時跟蹤檔案,以此確保檔案資源的完整性;其三,拓展檔案資源收集渠道。對于檔案資源收集管理工作,其最終目的就是為了發(fā)揮出其利用價值,最終獲得社會效益與經(jīng)濟效益的雙贏。為此,企業(yè)或單位需多角度、多渠道入手開展檔案資源收集工作,從而為檔案資源的開發(fā)利用工作提供依據(jù)。同時,為確保館藏資源的完整性,還必須明確檔案資源收集的范圍與保管期限,實施多樣化檔案資源載體,不僅僅是紙質(zhì)資料,其它諸如錄像、照片等資源同樣也是檔案資源收集工作的重點。

      2 強化檔案的安全保密工作

      為了確保檔案資源的更好利用,企業(yè)或單位的檔案管理部門需積極采取措施,逐步完善日常檔案管理工作流程,特別是對檔案信息的安全保密工作需要引起足夠的重視。首先,強化檔案管理員的安全保密意識。如強化檔案管理員的安全保密意識與責任心,定期開展關于檔案信息保密情況的講座,使之充分認識到檔案資源保密的重要性與必要性,引起其足夠的重視,進而將其落實到日常工作中;或是將企業(yè)檔案管理的質(zhì)量同檔案管理員個人的績效相掛鉤,制定相應獎懲制度,若檔案資源得到有效管理,相應的檔案管理員也能得到相應的獎勵,反之亦然,從而引起檔案管理員高度重視,全面提高檔案管理質(zhì)量[1];其次,制定健全的檔案信息安全保密機制。因當前各級檔案管理工作正逐步走向信息化,故在檔案信息安全保密機制構建中,需更多傾向于基于網(wǎng)絡與計算機的檔案管理,通過具有一定權威性與強制性的法律法規(guī)規(guī)范人員行為,并通過采取相應的嚴懲措施,端正社會風氣,并以此來確保檔案工作的順利實施;最后,提升檔案資源的安全保密技術的應用水平??偟膩碚f,檔案信息安全保密工作的開展,并不僅僅只需做好上述兩個兩個措施,逐步提升其安全保密技術的等級才是工作的重點所在,而強化機密檔案信息系統(tǒng)與機密電子文檔的保密安全工作,又是重點中的重點。如在企業(yè)或單位網(wǎng)上發(fā)布檔案信息之前,就需對其相關信息實施嚴格審查,切斷那些涉及到企業(yè)機密或是知識產(chǎn)權的重要檔案信息發(fā)布,并選擇安全可靠的網(wǎng)站與傳輸載體,最大限度避免檔案資源的泄漏。而在日常檔案管理工作中,檔案管理員就需具體結(jié)合檔案信息情況,選擇適宜的檔案信息數(shù)據(jù)機密技術,如單密鑰加密技術與雙密鑰加密技術等,以此為檔案信息的安全與保密提供有力的技術支持[2]。

      3 逐步提升管理人員綜合素質(zhì)

      從某種意義上來說,檔案資源信息管理效率的高低,很大程度上取決于管理人員綜合素質(zhì)的高低,因為不管人員本身對專業(yè)知識的掌握程度,及其管理水平的高低,都將作用于日常管理工作中,通過工作成效來反映,為此,切實提升檔案管理員的綜合素質(zhì)就顯得很有必要了。首先,對檔案管理員實施必要的教育培訓,使之熟練掌握各種有關檔案管理的專業(yè)知識,學習各種現(xiàn)代化的管理辦法與檔案管理技能,用以不斷提升知識的檔案信息管理與開發(fā)能力,要善于學習與分析,迎合社會發(fā)展形勢,認真分析新事物的發(fā)展;其次,還需積極組織檔案管理員集中學習各種現(xiàn)代化、信息化技術與手段,因為伴隨信息化時代的來臨,辦公自動化與檔案信息的電子化,儼然已經(jīng)成為了新時期檔案信息管理的一個重要發(fā)展趨勢,而在這樣一種形勢下,檔案管理員只有不斷提升自身專業(yè)知識與計算機應用管理水平,才能迎合時代的發(fā)展需求,成為社會所需的復合型人才,用以推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[3];最后,還需培養(yǎng)檔案管理員的責任心、愛崗敬業(yè)的精神與一切為客戶服務的工作態(tài)度,使之能夠為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務,并要求其掌握相關的法律法規(guī),以做好檔案信息資源的保密維護工作,從而為檔案服務功能的全面發(fā)揮提供奠定堅實的基礎。

      4 突出檔案資源的維護管理工作

      對于檔案資源,不可避免的會出現(xiàn)借閱情況,而在資源借閱中就會出現(xiàn)資源丟失的輕,從而對單位、企業(yè)與國家造成相應影響。為此,檔案管理員需意識到自身工作的重要性,嚴格參照相關流程操作,如資源外借時,需獲得領導的簽字,歸還時需做好相應的檢查工作,確保資源的完整性,而后將歸還資料歸位,便于資源的再次借閱與科學管理。同時,在檔案資源存儲中,也需參照相關規(guī)則進行,確保存儲地的通風、干燥與整潔,定期或是不定期的打掃檔案室,及時清除室內(nèi)的灰塵與蟲子,以免造成檔案資料的損壞,一旦出現(xiàn)資料損壞情況,必須及時處理[4]。

      總而言之,檔案資料管理,不管是對國家、企業(yè),還是單位、個人,均有著重要意義,是檔案管理工作的主要構成部分,是進一步提升企業(yè)與單位管理質(zhì)量與效率的重要依據(jù),真實反映了歷史、企業(yè)與個人的面貌。為此,在日常檔案資料管理工作中,必須逐步強化各級人員,特別是檔案管理員對檔案管理工作的重視,就檔案資料管理知識與相關技術對其展開相應的教育與培訓工作,使之逐步樹立檔案管理意識、檔案資料收集意識與檔案資源服務意識,從而為檔案資料的管理奠定人員基礎;重點突出檔案資料袋維護與安全保密工作,確保檔案資料的準確性與完整性,最終從整體提升檔案資料管理的水平,實現(xiàn)檔案資源利用價值的最大化發(fā)揮。

      參考文獻

      [1]牛妮.在網(wǎng)絡沖擊下圖書資料信息管理工作的實施[J].赤子(上中旬),2014,(15):259.

      [2]鄭偉華.淺談檔案資料管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志,2014,(19):216.

      [3]靖冬超.淺談檔案資料管理存在的問題及解決辦法[J].辦公室業(yè)務,2013,(14):42-43.

      [4]付航,孫遜.基于管理系統(tǒng)的檔案資料管理模式探討[J].科技檔案,2014,(01):6-11.

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