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      淺談民營企業(yè)檔案信息化過程中的問題與對策

      2015-05-12 09:24:57武澤淼張馨元
      卷宗 2015年4期
      關(guān)鍵詞:檔案信息化民營企業(yè)對策

      武澤淼 張馨元

      摘 要:企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源,是企業(yè)信息化工程的一部分,關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。加強民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)是提高民營企業(yè)檔案工作效率,實現(xiàn)民營企業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的重要手段。本文以內(nèi)蒙古龍旺地質(zhì)勘探(集團)有限責(zé)任公司為例,對我國民營企業(yè)檔案信息化過程中存在的一系列問題進行分析,并對加強民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的問題提出相應(yīng)對策

      關(guān)鍵詞:民營企業(yè);檔案信息化;對策

      我國民營企業(yè)檔案工作起步于20世紀(jì)50年代。在半個多世紀(jì)的發(fā)展歷程中,逐步積累起企業(yè)檔案工作的管理經(jīng)驗,形成了一些規(guī)范,并在企業(yè)檔案管理各方面取得了顯著成效。但是,隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的引進,市場經(jīng)濟的發(fā)展,加之現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用,我國民營企業(yè)檔案工作所面臨的環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化,傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展對檔案管理的需要。因此,為適應(yīng)信息化的時代背景,實現(xiàn)民營企業(yè)檔案科學(xué)有效的現(xiàn)代化管理,必須做好民營企業(yè)檔案信息化建設(shè),保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

      1 民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性:

      “在信息時代,民營企業(yè)面臨著經(jīng)營管理知識化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的變革。實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化是現(xiàn)代民營企業(yè)檔案工作生存和發(fā)展的必由之路?!?/p>

      然而我國民營企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理只是將文件材料進行收集、整理、記錄、保存、供人們查閱,對檔案管理的重視程度不夠,只是將其看成是簡單的保存工作。結(jié)果造成信息資源不能順暢流通,不能更好地為民營企業(yè)經(jīng)濟效益的提高提供服務(wù)。因此,信息化背景下,民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)該受到人們的足夠重視。

      2 以龍旺集團為例看民營企業(yè)檔案信息化過程中存在的問題

      內(nèi)蒙古龍旺地質(zhì)勘探(集團)有限責(zé)任公司(以下簡稱龍旺集團)是國內(nèi)首批榮獲固體礦產(chǎn)勘查甲級資質(zhì)的民營地勘企業(yè)。也是目前國內(nèi)具有行業(yè)資質(zhì)最多、級別最高的民營地勘企業(yè)。近四年,龍旺集團完成勘探進尺100余萬米,提交大型煤田地質(zhì)報告40多個,完成其他各類地質(zhì)報告、匯編213份,各類化驗樣品4.8萬件。這些成果的背后生成了大量檔案資源,如果不能得到很好處理,對企業(yè)和社會都會造成巨大的損失。

      通過在該企業(yè)檔案部門的調(diào)研,我發(fā)現(xiàn)該企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在一系列問題,主要表現(xiàn)以下幾個方面:

      1.龍旺集團在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中認(rèn)識不清,缺乏重視。

      企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏重視,認(rèn)為檔案信息化對企業(yè)發(fā)展作用不大。該企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案信息化管理不能直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益,是一項可有可無的工作;另外,檔案工作人員認(rèn)為把檔案信息錄入電腦中,就等同于檔案信息化管理;由于認(rèn)識不到位,不能盡快接受新技術(shù)、新方法的推廣與使用。因而,在龍旺集團檔案信息化建設(shè)實踐過程中,人為的抗拒和不規(guī)范操作影響了正常的進程。

      2.缺乏檔案管理信息化相關(guān)基礎(chǔ)

      雖然集團規(guī)模較大,資本雄厚,但是對于檔案部門的投入?yún)s較少,導(dǎo)致缺乏實現(xiàn)檔案信息化的人才,資金,基礎(chǔ)設(shè)施。例如:該企業(yè)檔案部門僅配有兩臺計算機,一臺普通掃描儀,基礎(chǔ)設(shè)施配置較低,嚴(yán)重影響檔案信息化進程。雖然在09年購入一套檔案管理系統(tǒng),但是由于檔案管理人員缺乏相應(yīng)的的培訓(xùn),其功能不能得到有效的發(fā)揮。檔案部門內(nèi)部人員來源大部分是兼職或借調(diào),沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理相關(guān)訓(xùn)練,致使已錄入計算機的檔案也不符合信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)范,不能有效利用。

      3.檔案信息管理與其它方面的信息管理不能有效銜接。

      龍旺集團內(nèi)部各個部門,分別設(shè)計了辦公自動化系統(tǒng),生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng),檔案管理系統(tǒng)等多個信息系統(tǒng),然而,由于多個部門自行設(shè)計,系統(tǒng)與系統(tǒng)之間并未形成很好的銜接,導(dǎo)致各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)不能互相提取利用,從而導(dǎo)致整個信息系統(tǒng)低效運轉(zhuǎn),故難以整理利用。

      3 改善當(dāng)前民營企業(yè)在檔案管理信息化過程中存在問題的對策

      民營企業(yè)實施檔案信息化是不斷優(yōu)化、逐步完善的過程,并沒有固定的模式,需要我們在實踐工作積極探尋。結(jié)合龍旺集團產(chǎn)生的問題,我認(rèn)為其在信息化實施過程中可采取以下措施。

      1.努力提升檔案部門在企業(yè)內(nèi)部的關(guān)注度

      在類似龍旺集團這樣的民營企業(yè),檔案管理一般不會成為管理者優(yōu)先實施的項目。而檔案管理部門應(yīng)通過自身努力工作來吸引企業(yè)管理者對檔案管理的關(guān)注,然后適時提交檔案信息化規(guī)劃,跟進企業(yè)信息化步伐。具體可以采取以下步驟:

      一是主動在工作中幫助各部門建立其文件與檔案的聯(lián)系,從企業(yè)效益的角度提出信息化議程。二是向管理者闡釋檔案部門的作用,是管理者明白檔案管理是幫助其工作而非對其進行審查。三是摒棄檔案管理獨立運轉(zhuǎn)的現(xiàn)狀,努力使其成為組織工作,并盡可能的使其納入優(yōu)先項目。

      2.在全面統(tǒng)籌的基礎(chǔ)上,有意識的重點突破。

      民營企業(yè)檔案信息化無論采取何種模式進行,不能放棄全面規(guī)劃,但這不意味著“眉毛胡子一把抓”,要從實際出發(fā),找準(zhǔn)突破口,發(fā)揮已有資源的最大效益。結(jié)合龍旺集團實際情況,我認(rèn)為可以分幾步逐步實現(xiàn)檔案信息化:

      首先針對集團的發(fā)展有較大作用的業(yè)務(wù),例如固體氣體礦產(chǎn)勘查,地球物理勘查所產(chǎn)生的相關(guān)科技檔案的信息化作為“突破口”,因為關(guān)鍵業(yè)務(wù)上的實施效果明顯,示范作用大。

      接著可以選擇一些方案成熟、實施風(fēng)險小的項目繼續(xù)跟進。龍旺集團在環(huán)境地質(zhì)調(diào)查,勘查工程施工,工程勘察等項目相對較為成熟,同時產(chǎn)生檔案數(shù)量和質(zhì)量都符合實施檔案信息化的條件。

      最后在條件成熟,資源條件允許時,選擇對原有體系沖擊不大的業(yè)務(wù)范圍進行檔案信息化,以免在企業(yè)內(nèi)部造成負(fù)面影響。龍旺集團在發(fā)展地質(zhì)勘探等優(yōu)勢項目的同時,也在積極拓展房地產(chǎn),環(huán)境保護工程等領(lǐng)域。因此,可以考慮對這一類的基建檔案進行信息化,從而避免沖擊原有的業(yè)務(wù)范圍。

      3.努力同各部門合作,步步為營,避免急功近利

      民營企業(yè)檔案信息化是伴隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的。龍旺集團企業(yè)檔案信息化的發(fā)展趨勢應(yīng)當(dāng)是一個從低級到高級,從簡單到復(fù)雜,從局部到整體的逐步完善的過程。在檔案信息化過程中,要注意同企業(yè)其他部門的合作,爭取在構(gòu)建檔案管理平臺時,與其它部門信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采取一體化采集接口,全面完整、及時高效的采集檔案相關(guān)信息。但要注意在其過程中要保障檔案安全。

      總之民營企業(yè)不應(yīng)該以“條件不成熟”、“為時過早”等理由為借口,錯過檔案信息化發(fā)展的有利時機,也不要急于求成,“畢其功于一役”。應(yīng)該從企業(yè)發(fā)展的實際出發(fā),扎扎實實地打好企業(yè)檔案信息化發(fā)展的應(yīng)用基礎(chǔ),一步一步地探索企業(yè)信息化的發(fā)展道路,實實在在地獲得企業(yè)檔案信息化產(chǎn)生的綜合效益。真正的實現(xiàn)信息資源共享,為企業(yè)科學(xué)和諧發(fā)展提供服務(wù)。

      參考文獻

      [1]柯明.關(guān)于企業(yè)信息化原則的探討.[J]物流技術(shù),2001

      [2]李琳.中小企業(yè)信息化實施探析.[J]中國高新技術(shù)企業(yè),2008

      [3]胡曉霞.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的檔案業(yè)務(wù)工作.[J]機電兵船檔案,2013

      [4]張寶珍.企業(yè)檔案信息化構(gòu)想.[J]機電兵船檔案,2009

      作者簡介

      武澤淼(1990-),男,內(nèi)蒙古呼和浩特,漢,在讀碩士研究生。研究方向:檔案信息開發(fā)利用 民族檔案學(xué)。

      張馨元(1992-),女,黑龍江大慶,漢,在讀碩士研究生。

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