中學(xué)教職工人事檔案管理現(xiàn)代化分析

曾凌

摘 要：當(dāng)前，我國社會信息化程度逐漸提高，中學(xué)教職工的人事檔案管理也應(yīng)逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化。中學(xué)教職工的人數(shù)逐漸增加，人事檔案管理的數(shù)量和資料也逐漸增多，如果僅通過人工操作進(jìn)行人事檔案管理，不利于工作效率的提升，還可能由于人為因素造成人事檔案管理缺失和破損的問題。在此基礎(chǔ)上，中學(xué)應(yīng)積極實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文就中學(xué)教職工人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：中學(xué)教職工；人事檔案管理；現(xiàn)代化

中學(xué)教職工的人事檔案管理主要對教職工的個人信息，例如姓名、性別、籍貫、學(xué)歷、職務(wù)、職稱等，教職工的入黨、聘用、晉升情況，教職工的獲獎以及科研證明情況等。隨著人數(shù)的增加，類似信息的數(shù)量也逐漸增多，對人事檔案管理進(jìn)行紙質(zhì)管理，在更新、補(bǔ)充以及查詢使用教職工信息時將面臨很大的困難，還容易造成人事檔案的丟失、破損，因此應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)良好的管理效果。

1 當(dāng)前中學(xué)教職工人事檔案管理中存在的問題

1.1 對人事檔案的管理認(rèn)識不足

以往，中學(xué)人事檔案信息的收集主要涉及教職工的出身、社會關(guān)系以及政治材料等，隨著社會的不斷發(fā)展，人事的政審工作比較簡單，很多中學(xué)還存在著沒有沒人事檔案無所謂的錯誤態(tài)度，中學(xué)在進(jìn)行教職工招聘時，關(guān)注的是筆試以及面試成績，而不是人事檔案，對教職工的約束一般是通過合同實現(xiàn)的。[1]而且中學(xué)的主要工作就是開展教學(xué)，對教職工的人事檔案管理認(rèn)識不足，人事檔案管理的人員不足，素質(zhì)能力不高，面對日益增多的人事檔案，應(yīng)付了事的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

1.2 教職工的認(rèn)識檔案管理方式比較落后

目前中學(xué)教職工的人事檔案管理中，依舊進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，工作的效率不高，質(zhì)量無法保證。人事檔案管理部門的計算機(jī)只局限于打印檔案的目錄，檔案的查詢、檢索依靠手工進(jìn)行，對教職工人事檔案的分類、整理水平比較低，嚴(yán)重制約著人事檔案管理效果的實現(xiàn)。[2]

1.3 人事檔案管理人員素質(zhì)能力不高

人事檔案管理是中學(xué)了解教職工信息，進(jìn)行人才選擇的重要依據(jù)，但是目前很多中學(xué)人事檔案管理人員大多是快退休或已經(jīng)退休的老教師，他們不了解計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，信息水平低，無法使用現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行人事檔案管理。還有些學(xué)校的人事檔案管理是由教職工兼職的，但是面對日益繁重的教學(xué)任務(wù)，很多教職工都會忽視人事檔案的管理，將主要的精力投入到自己的本職工作中，即使人事檔案管理有新技術(shù)、新手段，管理人員也沒有時間和精力去研究。

1.4 人事檔案的更新補(bǔ)充不及時

中學(xué)的人事檔案是對教職工的本人的信息進(jìn)行反映，是教職工個人利益實現(xiàn)的重要依據(jù)，但是在目前的人事檔案管理中，教職工的人事信息不能得到及時的補(bǔ)充和更新，人事檔案不完整的現(xiàn)象比較多，嚴(yán)重影響教職工的利益，也給中學(xué)人才選拔、職位晉升造成一定的影響。

2 中學(xué)教職工人事檔案管理現(xiàn)代化

2.1 建立完善的人事檔案管理制度

在中學(xué)教職工人事檔案管理中，要實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理效果，首先需要建立完善的人事檔案管理制度，實現(xiàn)中學(xué)人事檔案管理的科學(xué)化。根據(jù)中學(xué)教職工人事檔案管理工作的實際，建立與之相適應(yīng)的管理制度，從人事檔案的收集階段開始加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理，保證中學(xué)教職工人事檔案管理工作有據(jù)可循。在教職工人事檔案信息收集中，由于各種原因無法完整、準(zhǔn)確收集信息的，應(yīng)做好記錄和說明，便于日后的使用。中學(xué)的人事檔案管理人員需要嚴(yán)格把控檔案信息收集、管理、查閱等環(huán)節(jié)規(guī)定的執(zhí)行，并保證規(guī)定落到實處，為中學(xué)的人事變動、晉升等提供準(zhǔn)確、可靠地信息，實現(xiàn)中學(xué)教職工人事檔案的高效管理。[3]

2.2 做好檔案信息的收集、整理工作

中學(xué)教職工人事檔案管理是一項比較細(xì)致、涉及內(nèi)容比較多的工作，需要檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和程序開展工作，對各學(xué)科、各部門教職工的人事檔案進(jìn)行細(xì)致的分類、整理，并定期進(jìn)行清點，保證人事檔案信息的完整。對于借出的檔案，標(biāo)明借閱人以及時間，及時催還。由各學(xué)科上交的材料要及時整理、歸類，不隨意堆放，避免檔案信息丟失。人事檔案移交前，要認(rèn)真清點檔案數(shù)量，明確檔案移交的時間、人員、地點等。同時，對檔案室做好日常管理工作，保證人事檔案的規(guī)范化。[4]

2.3 強(qiáng)化硬件設(shè)施投入，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

要實現(xiàn)中學(xué)教職工人事檔案管理的現(xiàn)代化，需要加檔案管理技術(shù)以及設(shè)備的投入力度，為檔案管理的現(xiàn)代化打下堅實的基礎(chǔ)。當(dāng)前中學(xué)教職工的數(shù)量不斷增加，出現(xiàn)了多樣化的檔案管理介質(zhì)，例如電子、聲像檔案等，為了更好地保管新介質(zhì)人事檔案，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理設(shè)備等硬件設(shè)施的投入，為新介質(zhì)檔案建立專門的檔案室，滿足檔案的實際需要，建立電子檔案室，實現(xiàn)教職工人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將學(xué)校中教職工的人事檔案信息、資料全部錄入到計算機(jī)中，形成數(shù)字化的儲存模式。充分利用人事檔案管理軟件，提高中學(xué)教職工人事檔案管理的效率，為中學(xué)人才建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)。建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫管理的子系統(tǒng)，通過校園內(nèi)的局域網(wǎng)連接到各個學(xué)科辦公室中，及時進(jìn)行人事信息的錄用和更新，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。[5]

2.4 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力

要實現(xiàn)中學(xué)教職工人事檔案管理的現(xiàn)代化，需要有一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，中學(xué)應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案管理部門，配備專業(yè)化的檔案管理人員，保證檔案管理工作的順利開展，同時，加強(qiáng)人事檔案管理人員的教學(xué)培訓(xùn)力度，提高他們檔案管理方面的知識和技能，強(qiáng)化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，提高人事檔案管理人員的信息技術(shù)和水平，實現(xiàn)中學(xué)教職工人事檔案的高效管理。此外，還需要對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德以及思想教育，強(qiáng)化他們的責(zé)任意識、安全意識以及現(xiàn)代化的管理理念，對教職工的人事檔案進(jìn)行高效管理，為中學(xué)的人事變動提供科學(xué)的依據(jù)。

2.5 加強(qiáng)人事檔案的安全管理

在中學(xué)教職工的人事檔案管理中，還應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的安全管理，保證人事檔案信息的真實、可靠。學(xué)校人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行，提高中學(xué)的人事檔案管理法律意識，避免教職工個人信息的泄露，對教職工個人以及學(xué)校造成不利影響。對中學(xué)的人事檔案管理設(shè)備進(jìn)行安全管理，做好危險防范措施，儲存人事檔案信息的計算機(jī)要做好防火墻以及殺毒工作，避免病毒以及不法人員的入侵，對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的信息嚴(yán)格管理，對于嚴(yán)格保密的人事檔案信息要單獨(dú)儲存，加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好防護(hù)措施。同時，定期對檔案室進(jìn)行防火、防盜、防蟲以及防霉管理，保證檔案室的溫度、濕度，強(qiáng)化人事檔案的安全管理。

3 結(jié)束語

中學(xué)教職工人事檔案的現(xiàn)代化管理符合時代發(fā)展以及學(xué)校發(fā)展的實際需要，中學(xué)應(yīng)加強(qiáng)對教職工人事檔案管理的重視程度，建立完善的管理制度，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理硬件的投入力度，提高人事檔案管理人員的信息化水平，樹立現(xiàn)代化的管理理念，保證中學(xué)教職工人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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