尋源—采購“兩段式”采購管理模式研究

安莉　張艷馥

摘要：物資是電網(wǎng)企業(yè)的核心資源，物資采購管理的地位必須上升到電網(wǎng)企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略層面上。通過對采購管理模式研究現(xiàn)狀的了解，在電網(wǎng)企業(yè)現(xiàn)有的采購管理模式基礎上將物資采購科學地劃分為尋源階段和采購實施階段，并對工作內容和責任分配進行明確定位，使參與采購過程的人員更清楚物資采購流程和自己的職責。同時成立新的管理組織-采購專業(yè)委員會，擬定采購策略來協(xié)調和引導物資采購工作的實施。

關鍵詞：電網(wǎng)企業(yè)；尋源階段；采購實施階段；采購流程；責任分配

中圖分類號：F25

文獻標識碼：A

文章編號：16723198（2015）07004802

0引言

采購管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。提高電網(wǎng)企業(yè)采購管理水平可以降低企業(yè)的經(jīng)營成本，增強企業(yè)的競爭力，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。提高電網(wǎng)企業(yè)采購管理水平就必須有良好的企業(yè)內部運作機制，電網(wǎng)企業(yè)在物資采購管理過程中對組織結構設置方面并不完善，對內部人員的職責、崗位規(guī)范及工作標準也沒有具體明確的定義，而職責分工和明確定義有助于防止各種有意或者無意的錯誤。采購流程的控制和優(yōu)化采購流程可以引導人員的行為，改善企業(yè)對采購活動的統(tǒng)籌控制。

1電網(wǎng)企業(yè)采購管理現(xiàn)狀分析

近年來，電網(wǎng)企業(yè)不斷加強對物資采購的管理，貫徹物資集約化管理的思想，但是在探索的道路上難免會出現(xiàn)問題。國家電網(wǎng)目前頒布的文件中對物資采購過程中的各部門職責分工安排較為零散，沒有形成一個系統(tǒng)的分配體系，而且并沒有對采購活動整體做一個明確的流程劃分，導致員工對自己的職責認知不清，并沒有完全盡到自己應盡的責任。雖然所有的工作人員都在按照規(guī)定進行物資采購，但是由于分工不明確，各自對自己的職責沒有認識清楚，往往造成部分工作重復或者部分工作遺漏，采購行為不當引起的后果沒有相應的人負責，難以提高采購管理水平，這與電力企業(yè)的發(fā)展趨勢和戰(zhàn)略目標不符。再者，企業(yè)并沒有專門的組織進行協(xié)調和引導物資采購，很容易導致問題的發(fā)生或者發(fā)生問題后得不到及時的解決。

尋源-采購“兩段式”采購管理模式的目的就是解決上述電網(wǎng)企業(yè)中存在的問題。尋源-采購“兩段式”采購管理模式是指將采購活動劃分為前期的規(guī)劃準備階段和后期的實施階段，采購人員根據(jù)尋源階段的研究成果進行采購。尋源階段的具體做法是在物資管理部門統(tǒng)一管理下，按專業(yè)設立不同的采購專業(yè)委員會，采購專業(yè)委員會應用供應商評估結果，擬定采購策略，由物資管理部門依法通過招標或其他采購方式，選定合作供應商；采購階段則是根據(jù)物資需求完成談判、定價，實現(xiàn)戰(zhàn)術采購向戰(zhàn)術采購與戰(zhàn)略采購相結合的轉變。尋源-采購“兩段式”采購管理模式的運作流程可劃分為尋找供應商，收集供應商信息，評價供應商，擬定采購策略，供應商確定和采購實施六個部分。

2尋源-采購“兩段式”采購管理模式構建

2.1尋源階段的內容

從圖1可以看出尋源階段的工作包括五個過程，即尋找供應商、收集供應商信息、對供應商做出評價、擬定采購策略和確定供應商。

（1）尋找供應商。不同種類物資的特性以及重要程度有所不同，招投標管理中心在遵守招投標法規(guī)的基礎上針對物資重要程度和特性選擇合適的途徑尋找供應商。

（2）供應商信息收集。電網(wǎng)企業(yè)通過供應商提供的資料、存檔資料及與某供應商合作過的公司及同行業(yè)其他供應商提供的資料及時且全面地收集供應商資料。

（3）供應商評價供應商評價的目的就是在眾多供應商中選擇最優(yōu)的供應商為電網(wǎng)企業(yè)服務。供應商評價工作從源頭上對工程項目質量加以監(jiān)控。由于大部分電網(wǎng)物資通過招標方式進行采購，所以下面僅討論招投標過程中供應商評價流程，見圖2。

首先公司招投標管理中心受理集中規(guī)模招標采購的供應商的評價申請并編制評估方案。物資部（招投標管理中心）成立供應商評價工作組，評價工作組負責具體的供應商評價工作，如組織相關專家對供應商資質進行審核，推薦合格供應商名單等。待合格供應商名單通過審核后，省物資供應公司整理資料并將合格供應商按照產品類別、檔次歸檔保存和等級動態(tài)管理，安全監(jiān)察部、相關技術部門以及省物資供應公司等對供應商及其產品在建設、運行階段的情況上報至公司招投標管理中心，招投標管理中心出具評價初步意見并通過公司主管領導的審核后報國網(wǎng)公司備案。供應商評價工作結束后，安全監(jiān)察部門、專業(yè)技術管理部門、項目管理部門和監(jiān)造服務機構負責對供應商在履約期間的行為和供應的產品情況進行反饋。招投標管理中心收集對供應商的所有反饋信息和評估結果并對供應商的不良行為進行處理和對其升降級管理。監(jiān)督部門在招標領導小組的領導下按照相關規(guī)定對供應商評價過程嚴格進行監(jiān)督。

（4）擬定采購策略。尋源階段工作的最終目的是根據(jù)供應商評價結果擬定采購策略等相關內容，具體工作由采購專業(yè)委員會負責實施。采購專業(yè)委員會選擇物資采購方式和供應商并制定合適的采購策略，指導采購工作的實施。

①采購專業(yè)委員會組成。

采購專業(yè)委員會按專業(yè)分為技術、財務審計、營銷、法律和督查專業(yè)委員會，采購專業(yè)委員會不是一個固定的組織，只在需要的時候召集成員參與策略制定，采購專業(yè)委員會歸管于招投標管理中心。

②采購策略擬定流程。

擬定采購策略的過程可分為圖3所示的五個流程：

采購專業(yè)委員收集采購策略需要收集的資料，如供需量數(shù)據(jù)和年度物資需求計劃等相關資料由物資部提供，各部門需配合資料收集工作。營銷部門參與人員根據(jù)產品需求計劃和供需量等相關資料對所需物資的市場形勢進行分析。各采購專業(yè)委員會成員根據(jù)物資技術特性，供應商評價結果，市場形勢分析表等信息發(fā)表專業(yè)意見，委員會負責人協(xié)調各方意見，使形成的總策略達到全局最優(yōu)。擬定采購策略之后，采購專業(yè)委員會將采購策略上報招投標管理中心審批。通過審批后，招投標管理中心在公司內部信息系統(tǒng)中公布采購策略。

（5）供應商確定。電網(wǎng)企業(yè)選擇供應商采取的是以招標為主非招標為輔的采購方式。公司招標采購領導小組是招標和非招標采購工作的領導機構。招標采購領導小組下設若干招標專業(yè)工作組，各專業(yè)工作組分別負責招標工作中的招標文件審定、資格預審及評標標準與辦法等屬于自己專業(yè)范圍內的部分。

2.2采購實施階段的工作內容

尋源階段結束之后物資部門就需要組織選定供應商簽訂合同，到貨驗收，物資入庫退貨。公司物資部負責物資合同的承辦管理，協(xié)調處理合同簽訂、履約變更等重大事項，由省物資公司具體實施。合同簽訂之后，電力公司各項目單位、物資需求部門或單位組織對到貨物資質量進行檢查和到貨驗收，對不符合產品質量規(guī)定的物資及驗收中的其他問題應及時將情況反映至省物資供應公司，經(jīng)省物資供應公司匯總后上報物資部。物資到貨驗收合格后，倉儲人員清點核對無誤后為物資辦理相關入庫手續(xù)。物資供應公司在驗收過程中收到不合格物資的反饋后及時通知其供應商退回物資，并要求供應商限期送貨再次進行驗收并對其處理和追究違約責任，所有退貨情況記錄應并記入檔案，作為評價供應商的依據(jù)。

3結論

物資采購活動是電力建設項目和電網(wǎng)正常運行的主要支撐。提高電網(wǎng)企業(yè)的采購管理水平對電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展有著去足舉足輕重的作用，尋源-采購“兩段式”采購管理模式明確了采購工作各階段的工作內容和職責分工，不僅能促進物資采購的有效進行，還可以節(jié)省采購時間，增加物資需求預測的準確性，減少庫存儲備，進而降低成本。通過改進采購管理來增加電力企業(yè)效益的潛力還很大，未來還需要加強對物資采購管理的關注。

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