檔案信息資源開發(fā)的影響因素及其對策

李美玲

摘要：文章從各個方面闡明了檔案信息資源的重要性及存在的一些問題和解決的方法。對于檔案資源，要充分地整合資源，科學(xué)地開發(fā)利用，盡可能地讓檔案的價值得到最大的利用；檔案資源的開發(fā)與利用作為檔案工作的一個環(huán)節(jié)起著舉足輕重的作用，直接影響著檔案工作的效益。

關(guān)鍵詞：檔案信息；資源開發(fā)；檔案資源；檔案管理人員；電子檔案數(shù)據(jù)庫 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G273 文章編號：1009-2374（2015）15-0185-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.15.096

在社會迅速發(fā)展的同時，人們正在走向科技創(chuàng)新化、知識經(jīng)濟(jì)化、信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化，由于傳統(tǒng)的檔案利用方式管理模式與現(xiàn)如今社會的管理模式不同，因此應(yīng)當(dāng)在原有管理模式上進(jìn)行改進(jìn)，從而檔案資源的開發(fā)與利用成為了迫需解決、影響重大的問題。

1 檔案信息資源開發(fā)的影響因素分析

在社會主義社會的制度下，檔案信息資源管理模式的發(fā)展受到一些不利的影響發(fā)展的制約條件，如市場經(jīng)濟(jì)模式、政府的制約、管理模式等方面，檔案管理內(nèi)部也存在一些問題，對于檔案信息資源的開發(fā)利用來說，它是管理模式信息化的核心，已在認(rèn)識上被廣為接受，但僅僅停留在理念層面，國家并未出臺針對信息資源開發(fā)利用的專項規(guī)劃。另外，檔案信息資源在內(nèi)部管理過程中并未形成一種系統(tǒng)化工程模式，信息化最難的不是規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)工程，而是規(guī)劃信息資源。在工作與生活中很多方面的因素都有可能導(dǎo)致檔案管理部門的管理方式落后，在操作使用中無法體現(xiàn)其應(yīng)有的價值，造成信息資源的時效滯后及信息源匱乏、浪費等現(xiàn)象。

2 針對檔案信息資源管理的前期對策

在檔案信息資源的儲存與發(fā)展過程中，科學(xué)合理的選擇是比較重要的，取消保存沒有或失去原有價值的一些檔案信息，針對重點檔案的保存和有效利用，從而來優(yōu)化館藏或者檔案的存儲，體現(xiàn)檔案人員的自身價值和拒絕無效勞動，存在其中的主要問題有：（1）在檔案價值的確定方面，是趨于保守或存在某些片面性，包括在指導(dǎo)思想上認(rèn)為目前檔案室的主要矛盾是有豐富檔案館室藏等的問題；在豐富館藏與鑒定的關(guān)系上，重館藏而輕鑒定；有一些檔案工作人員怕錯而產(chǎn)生畏懼情緒，銷而不毀，使緩期成為無期，現(xiàn)在的相關(guān)規(guī)定所產(chǎn)生的負(fù)面影響比較深遠(yuǎn)；（2）針對目前的檔案價值鑒定依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)有一定的局限性以及由于多種原因?qū)е碌臋n案價值鑒定范圍信息較窄，在鑒定過程中忽略檔案載體的壽命及其他方面的影響，決定了檔案中的檔案真?zhèn)舞b定問題；（3）檔案信息資源具有很大的可開發(fā)利用價值，但需要科學(xué)的方法去管理，在檔案信息管理人員工作中，方方面面都要保持高度的正確性與合理性，在儲存上保持高調(diào)的一致性。同時，社會群眾的利用方法決定著檔案開發(fā)利用的活動規(guī)律和方式，用戶的使用體驗也對檔案信息的發(fā)展有很大的促進(jìn)作用。

3 檔案信息資源中的重要工作及處理方法

現(xiàn)代化社會下，經(jīng)濟(jì)在推動了各行各業(yè)的迅猛發(fā)展的同時也給檔案工作帶來了新的生機(jī)、活力、機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在新的形勢下，檔案工作對信息資源的重要性認(rèn)知已經(jīng)有所深化，但是對于如何有效地利用檔案信息資源，進(jìn)行科學(xué)管理和優(yōu)化配置并未引起重視，長久以來檔案工作受傳統(tǒng)管理機(jī)制和陳舊觀念的嚴(yán)重影響，存在的管理模式及服務(wù)方法相對落后，而隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案信息管理已經(jīng)走向多元化。檔案信息資源的主要形式不再是“紙質(zhì)文獻(xiàn)”，更發(fā)展到利于檢索和貯存的數(shù)字信息化形式，與此同時也走向了現(xiàn)代自動化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的階段。

檔案信息資源的開發(fā)利用是科學(xué)與合理的，檔案管理人員要充分意識到檔案信息資源開發(fā)利用的意義，某種程度上來說，檔案信息直接影響著各級部門的安定有序發(fā)展，從而使檔案信息資源的價值得到最大的體現(xiàn)；檔案信息資源管理人員的管理方法是做好檔案信息開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)，對于檔案信息資源的收集范圍，要做到全方位與多元化的收集，建立起縱向與橫向的工作模式，各級領(lǐng)導(dǎo)要密切關(guān)注檔案信息資源的質(zhì)量，要對各級檔案信息資源進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，形成保質(zhì)保優(yōu)的檔案信息資源，使檔案信息資源的開發(fā)利用形成好的基礎(chǔ)，不然，檔案信息資源的開發(fā)利用就成了枯葉朽木。與此同時，更應(yīng)該提高檔案人員的綜合素養(yǎng)，在工作與學(xué)習(xí)中，要加強(qiáng)檔案人員的工作模式與工作方法，使工作人員形成良好的工作素質(zhì)。與此同時，工作人員還應(yīng)熟練地去掌握相關(guān)的專業(yè)知識與業(yè)務(wù)知識，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案的分類方案，準(zhǔn)確劃分檔案的歸檔范圍和保管期限，并能獨立且正確地進(jìn)行有效管理，使整理出的檔案期限準(zhǔn)確，分類科學(xué)合理。

檔案人員在管理工作中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其傳承作用，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的政策與方針，從而使得每一位檔案管理人員明確檔案的歸檔范圍和保管期限，防止一些檔案工作人員更換過多，工作交接不及時，部門立卷制度不能很好地執(zhí)行。其中，檔案開發(fā)利用人員不僅需具備傳統(tǒng)基本的檔案文獻(xiàn)的編研能力，即包括檔案信息資源的收集、整理、立卷、鑒定、校對及一些編述型檔案信息的撰寫能力；此外，檔案信息工作人員還要了解一些電視廣播，報刊廣告中的重點信息以及相關(guān)的工程管理、圖形設(shè)計、電腦操作等技能。

從宏觀上講，檔案信息資源的開發(fā)利用是一項系統(tǒng)工程，在某些時候會有一定的時序性，自然而然地需要檔案信息資源管理人員提高工作素質(zhì)，及時提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，證明材料的獲取。檔案信息資源管理人員在工作中還應(yīng)加強(qiáng)開發(fā)利用過程中相關(guān)資料的保存，為以后的檔案信息開發(fā)利用工作做好基礎(chǔ)。

江澤民同志曾說：“檔案有它的特點，就是平常不起眼，也不引人注目，但是，你一旦需要時，如果平時工作沒做好，臨渴掘井，則悔之晚矣。”因此，我國檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)容重點應(yīng)放在以下四個方面：（1）促進(jìn)各級基礎(chǔ)檔案信息資源工作，特別是對于電子檔案數(shù)據(jù)庫的管理；（2）對網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的儲存是檔案信息數(shù)字化模式中重要的一方面，在形成電子檔案的過程中，檔案信息管理人員要對電子檔案信息的運行，儲存和利用的整個過程來加以控制，使網(wǎng)絡(luò)檔案信息與記錄事物活動的數(shù)據(jù)保持高調(diào)一致（包括背景信息元數(shù)據(jù)、文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)等），確保電子文件的保真性、完整性和正確性；（3）電子檔案信息資源的儲存為后續(xù)工作中的開發(fā)利用奠定優(yōu)良的基礎(chǔ)；（4）檔案信息資源開發(fā)的內(nèi)容應(yīng)集中在具有地方特色以及用戶需求大的兩種類型的檔案上，在工作中還應(yīng)加強(qiáng)稀少珍貴檔案的優(yōu)良管理和保護(hù)。但是，在信息化社會中電子檔案具有流動性強(qiáng)和容易丟失等特點，其中的許多檔案信息管理問題值得探究，如：電子檔案信息資源的收集與保存的具體標(biāo)準(zhǔn)有哪些方面？電子檔案信息資源的保存期限是多少？通過哪種科技手段來延長網(wǎng)絡(luò)資源的壽命期限呢？

4 結(jié)語

現(xiàn)在的社會，早已經(jīng)步入了知識經(jīng)濟(jì)化時代，由于我國市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，在新的科技化、經(jīng)濟(jì)化時代中，各類的信息資源也成為了人們生活中必不可少的一部分，如在地方的政府和高校中的機(jī)構(gòu)預(yù)設(shè)、證書補發(fā)、地區(qū)建設(shè)、科研政策等方面。而檔案信息資源的管理也成為檔案工作的重中之重，在很多領(lǐng)域中檔案信息資源的開發(fā)都有它或多或少的缺陷及現(xiàn)實性需求，這是我們需要共勉的。不論如何，檔案信息資源對于現(xiàn)代社會的影響是很深遠(yuǎn)的。

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（責(zé)任編輯：王 波）endprint