淺談中小型圖書出版企業(yè)內(nèi)部控制

吳蘊(yùn)春

一、引言

近年來中小型出版企業(yè)已逐步由經(jīng)營性文化事業(yè)單位轉(zhuǎn)制為企業(yè)。然而內(nèi)部控制沒有做到完全市場化，還未能滲透到中小型出版企業(yè)的經(jīng)營管理活動中。財(cái)政部等五部委發(fā)布的內(nèi)部控制規(guī)范，還沒有要求一般非上市中小企業(yè)施行。為了合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略，企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范和配套指引，對國內(nèi)中小型圖書出版企業(yè)具有借鑒意義。

二、出版企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

（一）出版企業(yè)內(nèi)部控制存在問題

（1） 出版企業(yè)內(nèi)部控制組織不健全。出版企業(yè)組織結(jié)構(gòu)較簡單、薄弱，缺少常設(shè)建立與實(shí)施內(nèi)部控制、以及對內(nèi)部控制進(jìn)行評價(jià)或監(jiān)督的部門。內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要各職能部門共同參與并承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。但很多內(nèi)部控制的細(xì)節(jié)并不是大家都能了解，對內(nèi)部控制規(guī)范的推廣、企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立與組織落實(shí)、與各職能部門的協(xié)調(diào)、對內(nèi)部控制具體問題以及建設(shè)進(jìn)展的報(bào)告等，出版企業(yè)普遍缺少專門的內(nèi)部控制部門具體負(fù)責(zé)，也缺少能夠評價(jià)內(nèi)部控制有效性并提出改進(jìn)建議的內(nèi)部審計(jì)部門。

（2） 出版企業(yè)控制活動局限。內(nèi)部控制活動薄弱，僅局限于個(gè)別部門，如財(cái)務(wù)部門，同時(shí)控制活動的深度也存在局限性。出版企業(yè)在諸如授權(quán)審批控制、預(yù)算控制、運(yùn)營分析控制、績效考評控制、建立重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制和突發(fā)事件應(yīng)急處理機(jī)制等控制活動中，還是有不少薄弱環(huán)節(jié)，有待進(jìn)一步加強(qiáng)控制。

（3） 出版企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理不夠。風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的兩大工具，從理論發(fā)展以及實(shí)務(wù)操作角度看，內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理逐漸走向融合。但在出版企業(yè)的運(yùn)營管理中，對風(fēng)險(xiǎn)管理還不夠重視，風(fēng)險(xiǎn)識別力度不夠，缺乏制度性的風(fēng)險(xiǎn)分析流程。

（二）出版企業(yè)內(nèi)部控制問題原因分析

（1）我國內(nèi)部控制規(guī)范體系目前對非上市公司，尤其是非上市的中小型企業(yè)未作要求。年報(bào)審計(jì)對出版企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)注不多，內(nèi)部控制缺乏外力推動。

（2）觀念上還未完全擺脫圖書出版企業(yè)作為經(jīng)營性文化事業(yè)單位的烙印，對內(nèi)部控制未給予足夠的重視。出版企業(yè)未充分認(rèn)識到加強(qiáng)內(nèi)部控制對企業(yè)運(yùn)營的長期益處，更多著重于眼前業(yè)務(wù)能力提升帶來的中短期直接利益。故而內(nèi)部控制未得到應(yīng)有的關(guān)注，財(cái)務(wù)管理也與企業(yè)實(shí)際經(jīng)營脫節(jié)。

（3）出于對圖書出版成本效益原則的考慮。鑒于出版企業(yè)人員不多，行政人員和具有專業(yè)財(cái)務(wù)背景的人員有限，考慮到員工成本，內(nèi)部控制部門、內(nèi)部審計(jì)部門較難建立；同樣由于人手有限，專業(yè)人員缺乏、經(jīng)理層和大多職能部門又將主要精力投在業(yè)務(wù)上，一些控制活動以及風(fēng)險(xiǎn)管理的開展受到限制。

三、出版企業(yè)內(nèi)部控制對策建議

（一）健全組織結(jié)構(gòu)

（1） 審計(jì)委員會。大多上市公司和一些非上市大中型企業(yè)在董事會下設(shè)審計(jì)委員會，主要由非執(zhí)行董事組成，對企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行獨(dú)立評價(jià)和有效監(jiān)督。審計(jì)委員會不參與企業(yè)的決策，在內(nèi)部控制中主要審查企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)；監(jiān)督內(nèi)部控制的實(shí)施；組織開展內(nèi)部控制自我評價(jià)等。出版企業(yè)可能沒有足夠的專業(yè)人士以及資源來組成審計(jì)委員會，其審計(jì)委員會的職能可由董事會中具有財(cái)務(wù)、會計(jì)專業(yè)背景的人員擔(dān)負(fù)。董事會可委派財(cái)務(wù)總監(jiān)對內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)控；也可設(shè)立專職財(cái)務(wù)董事監(jiān)控內(nèi)部控制。

（2）內(nèi)部控制部門。為了較好地建立與實(shí)施內(nèi)部控制，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的內(nèi)部控制部門。出版企業(yè)在處于內(nèi)部控制體系建設(shè)的初期，可以嘗試先成立內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組，由董事長或具備財(cái)務(wù)專業(yè)背景的董事任組長，并由總經(jīng)理（社長）協(xié)助共同領(lǐng)導(dǎo)。內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)內(nèi)部控制項(xiàng)目組，由企業(yè)總會計(jì)師、財(cái)務(wù)總監(jiān)或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目組負(fù)責(zé)。常設(shè)機(jī)構(gòu)可設(shè)在財(cái)務(wù)部門，成員可包括各職能部門負(fù)責(zé)人或骨干員工，對項(xiàng)目組成員需要進(jìn)行內(nèi)控相關(guān)培訓(xùn)；平時(shí)對內(nèi)部控制項(xiàng)目組的成員實(shí)行矩陣式管理，日常工作仍舊向相應(yīng)職能部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，內(nèi)控工作則向相應(yīng)內(nèi)控負(fù)責(zé)人與內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告；單位設(shè)立審計(jì)委員會的，還需定期向?qū)徲?jì)委員會報(bào)告內(nèi)控執(zhí)行情況；隨著內(nèi)部控制體系建設(shè)的逐步深入，如果所需人力等成本在可接受范圍內(nèi)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立內(nèi)部控制專職機(jī)構(gòu)或崗位，負(fù)責(zé)內(nèi)部控制在企業(yè)內(nèi)各部門間的組織協(xié)調(diào)和日常性事務(wù)工作。

（3）內(nèi)部審計(jì)部門。有條件的出版企業(yè)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門，對于規(guī)模較小出版企業(yè)由于不設(shè)內(nèi)部審計(jì)部門，企業(yè)管理層需要定期或不定期地對內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查，并與內(nèi)部控制項(xiàng)目組以及財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)溝通，及時(shí)聽取關(guān)于內(nèi)控的工作匯報(bào)、評價(jià)以及改進(jìn)建議。也可由企業(yè)管理層定期召開關(guān)于內(nèi)部控制的會議，要求各職能部門中層或骨干員工參加，廣泛聽取不同部門關(guān)于內(nèi)控的意見以及建議，各職能部門就內(nèi)控問題加強(qiáng)溝通。董事會也應(yīng)對內(nèi)部控制有效性的評價(jià)給予關(guān)注，必要時(shí)可用外包審計(jì)來替代內(nèi)部審計(jì)部門的部分作用。

（二）強(qiáng)化控制管理

（1）授權(quán)審批控制。對于重大的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，出版企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策審批或者聯(lián)簽制度，任何個(gè)人不得單獨(dú)進(jìn)行決策或擅自改變集體決策。出版企業(yè)選題的論證非常重要。中小型出版企業(yè)營業(yè)成本中印刷加工費(fèi)、稿費(fèi)以及編審費(fèi)占大部分，這些都是由于各圖書項(xiàng)目而發(fā)生，而經(jīng)營的好壞也是由選題質(zhì)量起關(guān)鍵作用。所以選題論證是選題策劃中必不可少的步驟，憑借集體的智慧對編輯提出的選題作全方位的分析判斷，即通過一定的程序進(jìn)行集體論證。而每一圖書項(xiàng)目的選題審批單、成本核定（預(yù)算）以及核價(jià)單也需經(jīng)過各職能部門流轉(zhuǎn)，由各部門負(fù)責(zé)人就各自職能簽署意見，并由總經(jīng)理、總會計(jì)師簽字審批。

（2）預(yù)算控制。預(yù)算控制的內(nèi)容涵蓋出版企業(yè)經(jīng)營活動的全過程。出版企業(yè)通過檢查預(yù)算的執(zhí)行情況，可以比較、分析內(nèi)部各單位未完成預(yù)算的原因，并對未完成預(yù)算的不良后果采取改進(jìn)措施。出版企業(yè)全面預(yù)算主要包括：經(jīng)營預(yù)算、長期投資預(yù)算、籌資預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算。經(jīng)營預(yù)算又包括銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、直接材料預(yù)算、直接人工預(yù)算、制造費(fèi)用預(yù)算、產(chǎn)品成本預(yù)算等。除了上述預(yù)算外，圖書項(xiàng)目的成本開支占出版企業(yè)成本費(fèi)用相當(dāng)高比重，也是其全年現(xiàn)金流出的主要方向。做好單個(gè)圖書項(xiàng)目的成本預(yù)算控制，及時(shí)檢查其執(zhí)行情況并分析問題原因，可以更好地控制企業(yè)的成本開支。一般可由出版部門核定圖書項(xiàng)目的成本預(yù)算，經(jīng)責(zé)任編輯認(rèn)可，相關(guān)職能部門流轉(zhuǎn)確定，經(jīng)理層簽字審批，預(yù)算確定后由出版部門具體落實(shí)；內(nèi)部審計(jì)部門或財(cái)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際發(fā)生金額，及時(shí)將執(zhí)行情況與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，進(jìn)行差異分析和調(diào)整，監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行。如超支較大需分析原因，必要時(shí)可考慮印刷裝訂公開招標(biāo)，由相關(guān)部門專業(yè)人員組成評標(biāo)委員會等。endprint

（3） 運(yùn)營控制。出版企業(yè)運(yùn)營分析控制可先由財(cái)務(wù)部門開始，定期做好財(cái)務(wù)分析，對企業(yè)有關(guān)經(jīng)營活動、投資活動、籌資活動中的盈利能力、營運(yùn)能力、償債能力和成長能力狀況等進(jìn)行分析和評價(jià)，為企業(yè)的投資者、債權(quán)人、經(jīng)營者及政府部門或其他組織和個(gè)人了解企業(yè)狀況、作出正確決策提供信息或依據(jù)。將當(dāng)期的財(cái)務(wù)指標(biāo)與行業(yè)指標(biāo)或本企業(yè)前期財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行比較，幫助管理層及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，查明原因并及時(shí)加以改進(jìn)。其次，為了做好運(yùn)營分析控制，需要企業(yè)逐步建立健全運(yùn)營情況分析制度，由財(cái)務(wù)部門向生產(chǎn)、購銷等不同部門推廣，各部門有針對性地就各自運(yùn)轉(zhuǎn)情況進(jìn)行分析匯報(bào)。

（4）績效考評控制。目前出版企業(yè)績效考評控制考核指標(biāo)相對單一，多為定量指標(biāo)，定性指標(biāo)較少，與業(yè)務(wù)量掛鉤較多。但針對一些產(chǎn)生較多社會效益的項(xiàng)目、員工的工作態(tài)度、或者是行政人員的工作，則較難以現(xiàn)有考核指標(biāo)反映。出版企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，逐步實(shí)施ERP（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)），做到對編輯人員進(jìn)行績效考核時(shí)系統(tǒng)數(shù)據(jù)能真實(shí)地反映各圖書項(xiàng)目的實(shí)際盈利情況；對發(fā)行人員很好地反映銷售與回款、退書情況；出版生產(chǎn)部門圖書成本實(shí)際的節(jié)約情況，以及各類業(yè)務(wù)人員的非量化KPI指標(biāo)、行政人員KPI指標(biāo)的考核分析，都可以在ERP系統(tǒng)中較好反饋。此外，每個(gè)員工還可在登錄時(shí)查詢到自己的考核指標(biāo)、指標(biāo)完成情況等。

（三）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理

出版企業(yè)應(yīng)注重風(fēng)險(xiǎn)管理，采取較為可行的手段進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別與風(fēng)險(xiǎn)分析?？赏ㄟ^管理層參加行業(yè)交流會或者出版行業(yè)相關(guān)活動機(jī)會，了解本行業(yè)的相同或類似風(fēng)險(xiǎn)，作為識別本企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的參考；企業(yè)管理層也可聽取各職能部門負(fù)責(zé)人，關(guān)于其職責(zé)范圍內(nèi)可能發(fā)生的各類風(fēng)險(xiǎn)的匯報(bào)，并進(jìn)行評估確定；召集各部門、不同崗位的各層級員工，對企業(yè)內(nèi)部和外部可能存在的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，或是在即將開展新業(yè)務(wù)或新項(xiàng)目之際，向基層員工或業(yè)務(wù)人員就可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行問卷調(diào)查也是較好的風(fēng)險(xiǎn)識別方法。

近年來隨著紙質(zhì)圖書市場的收縮，不少出版企業(yè)選擇與民營書商合作的應(yīng)對策略，應(yīng)避免過度依賴合作對象，尤其是少數(shù)幾家合作對象。采用諸如壓力測試法等風(fēng)險(xiǎn)分析方法，事前假設(shè)合作對象發(fā)生極端情景，評估可能對本企業(yè)會造成的風(fēng)險(xiǎn)影響、損失程度。經(jīng)過謹(jǐn)慎分析，然后確定本企業(yè)采用的防范措施。企業(yè)應(yīng)利用合作帶來的資源努力開發(fā)自主品牌圖書，并實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與數(shù)字出版并重，積極開發(fā)數(shù)字化產(chǎn)品或輔助產(chǎn)品，向多種媒體進(jìn)軍。

當(dāng)前中小型圖書出版企業(yè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。企業(yè)管理層應(yīng)更多著眼長遠(yuǎn)利益，加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，使其能在激烈的競爭環(huán)境中立于不敗之地。endprint