電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)

【摘要】在互聯(lián)網(wǎng)盛行的信息時(shí)代下，電子商務(wù)已然是非常重要的商貿(mào)手段。電子商務(wù)檔案是電子商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的對(duì)經(jīng)濟(jì)主體活動(dòng)信息采集的原始數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在的電子檔案比原有的紙質(zhì)檔案管理復(fù)雜得多，它包含了除文字以外的諸多其他媒介，這些強(qiáng)而有力的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)分析可以成為企業(yè)需要的最核心數(shù)據(jù)，因此電子商務(wù)檔案管理的智能化是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】電子商務(wù)檔案；檔案管理；智能化管理

隨著電子商務(wù)的發(fā)展，電子商務(wù)檔案管理的智能化已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展方向。電子商務(wù)檔案管理智能化是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)和功能，對(duì)電子商務(wù)中所形成的全部信息進(jìn)行整體有效的分析和系統(tǒng)的管理。電子商務(wù)檔案的形式內(nèi)容非常多元化，包括電子的郵件、電子合同、電子賬務(wù)信息、電子客戶資料等。因此為了高效、系統(tǒng)化、有條理地管理電子商務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化是大勢(shì)所趨。

一、電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)

（一）信息的自動(dòng)生成

電子商務(wù)檔案是發(fā)生交易的雙方在互聯(lián)網(wǎng)上所發(fā)生的一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，這些相關(guān)的記錄是互聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)生成，而非人工識(shí)別記載的。從交易的開(kāi)始到交易的最終結(jié)束都是網(wǎng)絡(luò)虛擬完成的，每個(gè)過(guò)程都被網(wǎng)絡(luò)記錄下來(lái)，形成電子商務(wù)檔案。

（二）信息儲(chǔ)存的龐大性

電子商務(wù)檔案記錄了交易雙方的整個(gè)交易過(guò)程，一個(gè)企業(yè)的所有電子商務(wù)往來(lái)都列入在電子商務(wù)檔案之中，甚至包括交易的每個(gè)步驟，所以可想而知數(shù)據(jù)資料是相當(dāng)龐大的。而且電子商務(wù)檔案并不像舊的紙質(zhì)的儲(chǔ)存方式那樣，只記錄交易相關(guān)的文字信息，而是將文字、圖片、視頻等相關(guān)的所有媒介信息全部記錄下來(lái)，并且所有的電子商務(wù)檔案會(huì)隨著企業(yè)的不斷壯大在數(shù)量上和種類上不斷增加，這些都決定了電子商務(wù)檔案是非常龐大的。

（三）信息和載體的相關(guān)性

電子商務(wù)檔案的儲(chǔ)存是需要儲(chǔ)存介質(zhì)的，它與紙質(zhì)方式儲(chǔ)存的最大不同就在于它無(wú)法直觀地識(shí)別也不能人為更改和操作，它是虛擬的網(wǎng)絡(luò)化的信息，只能是運(yùn)用計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集以及對(duì)數(shù)據(jù)加以分析，這也在客觀上說(shuō)明了電子商務(wù)檔案的信息和載體的相關(guān)性。

（四）電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性

電子商務(wù)構(gòu)成的本質(zhì)是數(shù)字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般來(lái)說(shuō)電子商務(wù)檔案都需要運(yùn)用加密技術(shù)，特別是機(jī)密程度較高的檔案，其加密程度會(huì)更高，因此電子商務(wù)檔案具有復(fù)雜性。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，各企業(yè)也越來(lái)越重視檔案的管理和信息的絕對(duì)機(jī)密，使得電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性表現(xiàn)得尤為突出。另外，電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性還體現(xiàn)在信息種類和數(shù)目的不斷增加。現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都是多元化發(fā)展的企業(yè)，這些多元化的發(fā)展方向也使得企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的多元化，這就導(dǎo)致企業(yè)的電子商務(wù)檔案的種類會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷增加。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的頻繁和時(shí)間的累積自然會(huì)導(dǎo)致電子商務(wù)檔案數(shù)目的增加，這些都充分地體現(xiàn)了檔案的復(fù)雜性。

二、電子商務(wù)檔案智能化的趨勢(shì)

（一）檔案存儲(chǔ)的智能化

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，在這樣的環(huán)境下要求電子商務(wù)檔案的信息應(yīng)非常全面，通常包含了商品的基本信息、客戶的相關(guān)資料等相關(guān)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)的儲(chǔ)存方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，所以需要智能化的電子商務(wù)檔案管理來(lái)保證信息的安全，減少因數(shù)據(jù)丟失所造成的不可預(yù)知的損失。但智能化管理也需要一定的軟件作為支持，軟件可以提供一定的信息管理的相關(guān)職能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息在存儲(chǔ)過(guò)程中的漏洞并及時(shí)修復(fù)。

（二）檔案檢索的智能化

隨著網(wǎng)絡(luò)大潮的襲來(lái)，現(xiàn)代企業(yè)非常重視數(shù)據(jù)庫(kù)的管理和電子商務(wù)檔案的管理。電子商務(wù)檔案記錄著公司所有的商務(wù)往來(lái)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，這些是決策者強(qiáng)有力的決策依據(jù)。而科技的發(fā)展決定著著企業(yè)的信息不只是本地儲(chǔ)存的相關(guān)數(shù)據(jù)，還包括了云端的數(shù)據(jù)。在這些龐大的數(shù)據(jù)面前，只有智能化的檔案管理才能將這些數(shù)據(jù)應(yīng)用起來(lái)。而且智能化的檢索可以按照查找相似度、更新時(shí)間等相關(guān)選項(xiàng)來(lái)為檢索者提供更有效的搜索結(jié)果。因此，能否高效、及時(shí)地查找到所需信息就是檔案管理水平的重要體現(xiàn)。

（三）客戶關(guān)系管理的智能化

對(duì)很多企業(yè)而言，與客戶建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系是企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)命脈，如何建立良好的客戶關(guān)系也是絕大多數(shù)企業(yè)深入研究的命題。在客戶和企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中，大量的相關(guān)信息被錄入電子商務(wù)檔案之中，而智能化的檔案管理可以使企業(yè)及時(shí)得到客戶的信息，了解客戶需求，從而針對(duì)客戶制定相應(yīng)的營(yíng)銷方案，以更好地為客戶服務(wù)，提高客戶的滿意度，減少在溝通中所造成的負(fù)面影響。所以對(duì)客戶關(guān)系的智能化管理可以增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)外部管理，從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

（四）情商預(yù)測(cè)的智能化

面對(duì)大量的客戶、市場(chǎng)營(yíng)銷、銷售信息，沒(méi)有高效的、智能的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)是無(wú)法在信息時(shí)代占有一席之地的。高度智能的情商預(yù)測(cè)可以幫助企業(yè)進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)分析，從而更好地為企業(yè)提供科學(xué)的管理思想、有效的營(yíng)銷方式、清晰的發(fā)展方向、周到的售后服務(wù)，更好地了解客戶需求，為企業(yè)提供更好的盈利水平和拓展空間。與此同時(shí)，對(duì)信息智能的分析和處理不但可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展訴求和商業(yè)實(shí)踐，更能在信息的世界里了解市場(chǎng)的現(xiàn)狀和未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，重新梳理企業(yè)的商業(yè)模式和流程，從而及時(shí)準(zhǔn)確地為決策者提供可靠數(shù)據(jù)。

三、結(jié)論

總而言之，隨著人們生活水平和生活質(zhì)量的不斷提高，大量電子銀行系統(tǒng)影響著人們對(duì)金錢的觀念，從而使電子化交易也成為人們生活中不可或缺的生活方式。智能化的電子商務(wù)開(kāi)始逐漸被人們所認(rèn)可和接受，電子商務(wù)時(shí)代的到來(lái)也使電子商務(wù)檔案管理變成企業(yè)管理的必修課，智能的檔案管理可以更好地為企業(yè)提供數(shù)據(jù)支撐，使企業(yè)更好地了解內(nèi)外部信息，從而更有效地提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。所以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展、順應(yīng)社會(huì)的節(jié)奏，企業(yè)應(yīng)該改革傳統(tǒng)的檔案管理方式，而智能化的檔案管理是企業(yè)發(fā)展的助推器，也是時(shí)代大潮中不可更改的發(fā)展趨勢(shì)。

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作者簡(jiǎn)介：張建華（1981-），男，吉林白山人，任職于中共白山市委組織部，研究方向：檔案管理。