新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究與實踐

【摘要】隨著經(jīng)濟和科學技術(shù)的迅速發(fā)展，在各行各業(yè)普遍運用信息化和網(wǎng)絡(luò)化的今天，對事業(yè)單位的檔案管理也提出了更高的要求，針對性地對事業(yè)單位的檔案管理信息化的建設(shè)有利于事業(yè)單位更好地進行內(nèi)部管理，更好地掌握各部門干部的調(diào)任和技術(shù)人員的進修、晉級等情況，方便查閱資料，推動檔案信息化的建設(shè)適應現(xiàn)代化的需求，改善現(xiàn)存事業(yè)單位中檔案信息管理化的弊端，提出發(fā)展方向。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

在新時期，我國事業(yè)單位檔案的數(shù)量和需求越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應事業(yè)單位的進一步發(fā)展。與此同時，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了飛速的發(fā)展和迅速的普及，這推動了檔案管理的信息化建設(shè)。根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，檔案信息化是事業(yè)單位信息化建設(shè)的一個重要組成部分，事業(yè)單位必須對人力、物力、財力進行統(tǒng)籌規(guī)劃，推動檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。本文就從這樣的大背景下探討目前的事業(yè)單位在檔案管理信息化的方面的問題以及提出一些針對性的解決方法和策略，提高事業(yè)單位檔案管理的科學化、規(guī)范化，促進事業(yè)單位的工作效率和經(jīng)濟效益的提升。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，我們一直都是處于探索的位置。我國的檔案管理一直采用傳統(tǒng)的管理辦法進行人工分類，不僅耗時耗力，還會增加工作量，效率低下，容易出現(xiàn)人為的損壞，存在問題是不可避免的。以下就對一些事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)方面存在的問題進行論述：

（一）檔案管理制度不健全

在我國事業(yè)單位的制度建設(shè)中存在缺陷，制度的不健全往往會導致檔案管理工作的不規(guī)范，流程的規(guī)范化和標準化是檔案管理工作高效開展的重要前提。沒有完善的制度就會有工作漏洞的產(chǎn)生，容易給人可乘之機，產(chǎn)生錯誤。

（二）檔案管理資金和設(shè)備投入不足

企業(yè)中的檔案管理部門常常經(jīng)費不足，沒有過多的經(jīng)費投入到我們的檔案管理設(shè)備中。檔案管理所需的網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)環(huán)境需要耗費較大的精力和財力，對于我們的檔案管理部門是一個沉重的負擔，而事業(yè)單位也沒有較好地處理這種情況，對檔案管理部門不夠重視，就造成了這樣的情況。

（三）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待于提高

在我們事業(yè)單位的檔案管理部門中存在著許多的管理人員，這些人員大都是依靠前人的經(jīng)驗進行對檔案的整理和保管，知識基礎(chǔ)水平不高，整體素質(zhì)較差，沒有專業(yè)性、系統(tǒng)性的檔案管理工作的知識，就會造成在檔案管理工作上的很多缺陷和問題。

（四）檔案管理的資源建設(shè)存在隱患

由于檔案管理部門中的很多工作人員素質(zhì)低下，在整理和保存的過程中不懂專業(yè)性技術(shù)和知識，在資源建設(shè)方面就會存在很大的隱患，安全意識相對薄弱，造成檔案的損壞，對我們的企業(yè)來說是一種巨大的損失。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

在提出上述很多在事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)中存在的很多問題之后，我們必須尋找相應的解決辦法，避免這種問題的發(fā)生，尋找到更好的解決途徑，才能在檔案管理的建設(shè)過程中形成完整的全面的系統(tǒng)。以下就是一些關(guān)于事業(yè)單位中檔案管理信息化建設(shè)的方法策略：

（一）健全檔案管理制度

檔案管理工作是一項復雜的耗時較長的工作，我們要健全檔案管理制度，沒有規(guī)矩不成方圓，只有建設(shè)和健全了我們的檔案管理制度，才能繼續(xù)更好地進行工作，有效規(guī)范和控制我們檔案管理工作的各項流程，責任到人，才能激發(fā)工作人員工作的積極性，增強責任感和意識，減少工作量，提高工作效率。

（二）加大檔案管理資金和設(shè)備的投入力度

事業(yè)單位對檔案管理部門要加強重視，加大資金和設(shè)備的投入力度，只有資金和設(shè)備投入到位，我們的檔案管理系統(tǒng)才能更加完善，應對信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)才能游刃有余，將這個沉重的負擔轉(zhuǎn)化成一種優(yōu)勢，更好地為檔案管理工作的信息化建設(shè)做好后備基礎(chǔ)。

（三）加強檔案管理工作人員的素質(zhì)

我們的事業(yè)單位要加強檔案管理工作人員的素質(zhì)，進行定期的組織培訓檔案管理工作人員的專業(yè)技能和素養(yǎng)，加強工作人員的整體素質(zhì)，提高管理工作人員的技術(shù)水平，有利于提高事業(yè)單位的競爭力，同時引進專業(yè)性的技術(shù)和人才，帶來創(chuàng)新的實踐和理論，帶來新的思想和方法，指導我們的隊伍向更好的方向發(fā)展。

（四）加強檔案信息資源的安全管理

對檔案進行加工、整理和保存時，我們要時刻關(guān)注檔案信息資源的安全。檔案信息作為一項重要的資料，具有非常重要的價值。我們的工作人員要熟悉流程，規(guī)范地進行檔案的管理，增加員工的積極性和責任意識，做好安全的防護措施，防止檔案信息的損壞和破損。

（五）檔案管理中應不斷學習先進技術(shù)

我們的檔案管理工作必須要有先進的科學技術(shù)加以配合，這就需要我們的檔案管理工作人員學習先進的科學技術(shù)，尤其是檔案管理工作專業(yè)性的技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化的設(shè)備以及信息化的連接都是我們的工作人員和專業(yè)人員所需要的。保證檔案工作的順利進行、完成先進技術(shù)的轉(zhuǎn)化同樣也是我們解決問題的一個重要的方法。

三、小結(jié)

隨著時代的進步，檔案工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，但是在這個過程中我們也在不斷尋找和探索解決的方法。本文主要從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題以及提出的一些解決方法論述了對于檔案管理工作的策略，采取積極有效的措施，保存完整的檔案資料，才能提高檔案工作的效率，同時節(jié)省了人力、物力和財力，在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的過程中得到更好的發(fā)展，同時實現(xiàn)了檔案資料的有效性和完整性，更好地為公眾服務(wù)，也為其他事業(yè)單位和企業(yè)提供了良好的借鑒。

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