解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

摘 要：隨著我國社會發(fā)展速度的不斷加快，檔案逐漸實現(xiàn)了信息化管理，這是檔案管理未來的一種發(fā)展趨勢。計算機技術(shù)正在日新月異，其在檔案管理方面也發(fā)揮了極大的作用，提升檔案管理效率，同時也使檔案資源得以長久保存，實現(xiàn)資源共享。文章主要分析檔案信息化的內(nèi)容，闡述了提高檔案管理效率的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；思考；

中途分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-12-00-01

檔案管理隨著社會的發(fā)展而在不斷更新管理方式，而檔案信息化建設(shè)離不開計算機技術(shù)的支持，進(jìn)而促使檔案管理水平得到大幅度提升，同時也在某種程度上提升服務(wù)效率，讓檔案管理進(jìn)入一個新階段。本文主要論述了檔案信息化的相關(guān)內(nèi)容，提出改進(jìn)檔案信息化管理的有效對策。

一、檔案信息化概述

所謂檔案信息化主要是指運用先進(jìn)的管理技術(shù)對檔案進(jìn)行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創(chuàng)新，相較于傳統(tǒng)管理模式其自身具有一定的優(yōu)勢，提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內(nèi)容，從廣義角度分析，其可以吸收所有領(lǐng)域的信息，然后進(jìn)行有效整合，這其中包含以下內(nèi)容：比如經(jīng)濟(jì)信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此類信息，并按照相關(guān)內(nèi)容分門別類，這在某種程度實現(xiàn)了資源整合，同時也使檔案信息實現(xiàn)共享；而從狹義角度分析，檔案信息化內(nèi)容相對簡單，主要針對檔案內(nèi)部而言，使其內(nèi)部資源實現(xiàn)信息化，依托信息化技術(shù)，讓檔案資料更為完整，信息更為豐富，這樣信息閱讀者使用更為方便，信息資源更為真實可靠。實現(xiàn)檔案信息化離不開以下技術(shù)的支持，即信息技術(shù)，通過這種技術(shù)可以使資源信息得以有效整合，同時也可依據(jù)資源信息類別不同進(jìn)行分類，將相同信息歸納到一起，這樣相關(guān)人員查閱起來非常方便。檔案信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實意義，這可以使檔案信息管理更為規(guī)范，同時也使其與之相關(guān)信息相融合，更好的服務(wù)大眾，檔案建設(shè)發(fā)展進(jìn)入一個新階段，提高資源信息使用價值，也使信息獲得更廣闊的應(yīng)用平臺。

二、改進(jìn)檔案信息化管理的有效對策

（一）完善工作體系

要想檔案信息化得以有效實現(xiàn)必須完善以下內(nèi)容，即相應(yīng)工作體系，只有相關(guān)工作體系有所保障，才能確保檔案信息化管理得以有效實現(xiàn)。可以從以下幾方面著手：第一，明確管理制度，同時改進(jìn)運行機制。認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上完善電子文件管理，實現(xiàn)所有部門聯(lián)動管理，確保電子文件能夠全程監(jiān)管。與此同時，按照國家檔案管理相關(guān)規(guī)定，將檔案管理職能下放，使檔案局可以進(jìn)行行政管理，促使檔案部門擁有更多的管理權(quán)力，使其信息化建設(shè)能有效推進(jìn)，形成上下聯(lián)動，協(xié)同統(tǒng)一體系。此外，檔案信息化還應(yīng)在以下領(lǐng)域強化，即電子政務(wù)建設(shè)，這樣可以使兩者同步進(jìn)行；第二，完善對應(yīng)法律制度，規(guī)范工作行為。針對檔案信息建設(shè)而言，必須要制定專項規(guī)劃表，并完善工作任務(wù)分解示意圖，明確以下方面的內(nèi)容，比如目標(biāo)任務(wù)、完成時限、責(zé)任單位。同時，制定績效評估體系，并且運用評價促建設(shè)方法，進(jìn)一步推動檔案信息化建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，完善相應(yīng)的法律法規(guī)，建立規(guī)章制度，加強監(jiān)督檢查，按照相關(guān)規(guī)定有效執(zhí)法，確保檔案信息化建設(shè)能夠進(jìn)入新階段。

（二）實現(xiàn)檔案數(shù)字化，形成資源共享

對于檔案信息化建設(shè)而言，其核心是資源建設(shè)，這也是所有業(yè)務(wù)開展必須明確的主題。為此，就當(dāng)前形勢來說，檔案信息化工作重點應(yīng)該放在以下兩個方面：其一是實現(xiàn)檔案數(shù)字化，其二是實現(xiàn)資源共享。首先，檔案信息逐步向數(shù)字化靠攏，依據(jù)科學(xué)的編制原則，制定合理的工作計劃，而且必須強化監(jiān)督檢查，保障檔案數(shù)字化得以有效實現(xiàn)。同時，應(yīng)以用戶需求作為基本出發(fā)點，建立起相應(yīng)的目錄，確保檔案數(shù)字化查詢更為全面，并增加以下方面的投資，如人、材、物，讓各部門能夠相互協(xié)調(diào)，形成良好工作格局。除此之外，可以建立如下歸檔制度，即紙質(zhì)和電子文件并存，促使檔案全文檢索順利推行。對于檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息資源共享也是檔案管理的一項重要內(nèi)容，依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理系統(tǒng)，并將其與辦公室系統(tǒng)實現(xiàn)有效整合，這就可以在網(wǎng)上進(jìn)行一些列工作的操作，如信息生成、整理以及歸檔。實現(xiàn)信息資源共享必須遵循先易后難，擬定資源共享目錄，在此基礎(chǔ)上，借助業(yè)務(wù)部門職能，通過條塊結(jié)合，保障檔案信息真實性，進(jìn)一步加快檔案信息化進(jìn)程。

（三）健全技術(shù)支撐，保障資金體系

檔案信息化管理離不開技術(shù)的支持，這是檔案信息化的基本保障，與此同時，檔案信息化還需借助相關(guān)設(shè)施，而引入先進(jìn)設(shè)備需要大量資金。因此檔案信息化不僅需要完善相關(guān)技術(shù)，還要有充足的資金作為后盾，這樣才能從根本上推動檔案信息化管理，保障其運行穩(wěn)定，檔案信息具有可靠性。檔案信息化建設(shè)必須首先從基礎(chǔ)設(shè)施抓起，而這一部分的資金來源基本上依靠國家財政，每年財政部門將資金投入相關(guān)單位，以此作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)費用，同時還需投入運維費用。除此之外，要需加強軟、硬件建設(shè)，除了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還需進(jìn)行設(shè)備更新，讓檔案信息建設(shè)能夠與時俱進(jìn)。檔案信息化建設(shè)需借助相關(guān)軟件，因此對該類軟件加大研究力度，形成統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。此外，需完善安全建設(shè)，實時升級殺毒軟件，運用以下最先進(jìn)技術(shù)，分別是身份認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，同時設(shè)定訪問控制，建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定以下內(nèi)容，比如備份機房、相關(guān)技術(shù)條件，檔案信息具有安全性。進(jìn)一步加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，進(jìn)而實現(xiàn)互聯(lián)互通，促使檔案信息建設(shè)不斷完善，信息資源平臺得以實現(xiàn)。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理未來發(fā)展方向，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，我國檔案信息管理也隨之不斷完善管理模式，檔案管理部門也正逐漸加大對檔案管理的重視。文發(fā)章簡要介紹了檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容以及發(fā)展形態(tài)，重點闡述了檔案信息管理需要改善的幾點建議，推動檔案信息管理更為完善。

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