如何實現(xiàn)檔案信息化

摘 要：目前檔案管理越來越朝著信息化的潮流發(fā)展，主要是針對信息化時代便捷傳播、數(shù)據(jù)庫大的特點，能夠方便檔案的搜索查找。檔案是對個人生產(chǎn)生活資料的整理，是個人生活經(jīng)驗的象征，具有完整保存的意義?，F(xiàn)代信息化的渠道使得檔案資源越來越多，因此，對于檔案信息的管理，需要不斷增強其發(fā)展渠道。本文針對現(xiàn)代信息管理手段，探究如何實現(xiàn)檔案信息化的完整保管。

關鍵詞：檔案；信息化；管理；保管；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-12-00-01

我國檔案信息化發(fā)展于80年代，依托于計算機技術(shù)，該形式至今仍占據(jù)主導地位，但是隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，對檔案信息化的管理有了新的要求。先進的信息技術(shù)可以使檔案更加便捷整理查閱并且注重其隱私性，既為現(xiàn)代檔案提供了發(fā)展渠道又增強了其安全性，是整合社會資料信息、提升工作效率的好手段。必須要不斷創(chuàng)新途徑、實現(xiàn)檔案信息化的規(guī)范管理。

一、檔案信息化發(fā)展歷程

20世紀50年代，檔案產(chǎn)生了以光盤、磁盤為載體的電子檔案形式，這是檔案信息化的雛形。80年代之后，我國不斷重視起信息檔案的資源建設問題，十七大上國家更是將檔案信息化發(fā)展列如國家發(fā)展指標，至此，檔案信息化的發(fā)展開始有了更多載體形式，逐步趨向于網(wǎng)絡媒體的傳播和整理，使互聯(lián)網(wǎng)成為檔案信息化的主要平臺。而現(xiàn)代技術(shù)的革新，檔案實體的管理已趨于飽和，而檔案信息化的發(fā)展成為主流，越來越擴大管理層面，資源建設面更加豐富，檔案管理的重心從實體向信息化轉(zhuǎn)變。

所以，目前我國大力推進檔案信息化的多形式發(fā)展，爭取以更多的發(fā)展平臺促進檔案的信息化梳理，使檔案信息朝著數(shù)字化、集約化、網(wǎng)絡化的趨勢更進一步。

二、檔案信息化存在的問題

（一）人員技術(shù)較弱。檔案信息化主要依托于網(wǎng)絡，所以對于管理人員的技術(shù)要求嚴格，但是相對來說，目前我國檔案信息化的技術(shù)人員匱乏，基本只會簡單的辦公整理軟件和搜查檔案信息等基本常識，對于系統(tǒng)維護和新技術(shù)的應用缺乏學習。比如說對信息資源進行數(shù)字化的整合技術(shù)，可以確保信息的壓縮和多樣化管理，但是精通這方面技術(shù)的專業(yè)人才少之又少。

（二）缺乏專業(yè)基礎設施。檔案信息化的發(fā)展離不開設備的更新?lián)Q代，但是現(xiàn)代檔案信息仍然以書面文件和電子檔案為主，僅僅依靠計算機的原有系統(tǒng)支撐，對于新時代新技術(shù)的應用過少，比如網(wǎng)絡媒體、數(shù)字化設備等。這就導致檔案信息的發(fā)展缺乏現(xiàn)代化的技術(shù)平臺，管理方式陳舊，軟件、硬件都跟不上網(wǎng)絡資源建設，以致檔案信息化發(fā)展原地踏步，沒有改進。并且在這種傳統(tǒng)方式下，電腦一旦出現(xiàn)病毒、木馬等情況，信息資源就會造成崩潰，給企業(yè)和國家造成無法無法彌補的錯誤，而且易將檔案信息內(nèi)容泄露，安全性無法保障。因此，應該不斷改進檔案信息化的基礎設施，將保密性和維修技術(shù)作為重點。

（三）數(shù)據(jù)庫資源整合效果差?，F(xiàn)代數(shù)據(jù)庫的發(fā)展，使得大家在進行信息搜索時更加便捷，不僅有搜索知識的多方面信息，還會提醒近期搜索記錄，給出相關搜索內(nèi)容。對于這方面，檔案信息化并不具備，對于檔案管理而言，信息資源建設基本依據(jù)企業(yè)性質(zhì)進行分類管理。比如一般企業(yè)的檔案只會記錄企業(yè)相關人員、企業(yè)資料和與企業(yè)相關的其他公司資料，并不會涉及一些網(wǎng)絡資源或是其他行業(yè)的信息，所以這些檔案都是片面性的。并且當檔案資源增加時，對于信息資源的整合缺乏管理，一般只是針對其形式進行記錄整理，而缺乏分析性的信息，所以導致信息資源在整合時易出現(xiàn)混淆的情況。

三、如何實現(xiàn)檔案信息化的更好發(fā)展

（一）專業(yè)人才培養(yǎng)。檔案信息化發(fā)展首要任務就是促進專業(yè)人才培養(yǎng)，一是加強理論素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案信息不是簡單地整理工作，對于檔案的鑒定、檢索、統(tǒng)計等不同的技能要不斷掌握；二是加強電子運用技術(shù)，計算機編程技術(shù)，這是加強檔案信息化管理的重要手段，專業(yè)人才應該定時接受培訓，學習技術(shù)的革新，增強檔案信息化的與時俱進發(fā)展，總結(jié)以往經(jīng)驗的不足之處與應該改進的地方，使檔案信息化管理更加完善。

（二）基礎設施完善?，F(xiàn)代檔案信息化的渠道增多，就需要加強基礎設施的改進。一是對于書面文件檔案存儲要更新保存設備，使其氧化速度減慢，提升保存時間。對于電子檔案的信息化要改進網(wǎng)絡設備和環(huán)境，現(xiàn)代網(wǎng)絡設備存儲空間不斷加大，載體形式越來越多，使檔案能夠多方面保存。二是對于檔案信息化操作系統(tǒng)的完善，技術(shù)人員需要對信息系統(tǒng)進行監(jiān)管和維護，防止出現(xiàn)系統(tǒng)故障，造成損失，并且良好的防護也能提升信息化的效率。檔案向信息化發(fā)展，固然要提升檔案的數(shù)量和質(zhì)量，那么檔案的分層分級保管需要用不同的設施進行整合，使上級能夠看到全部檔案信息，下級只能看到本級及下級的檔案，確保檔案的安全性和私密性，也促進檔案信息化向著系統(tǒng)性、有序性、差別性發(fā)展，使其成為一個自上而下的管理體系，才能讓檔案信息化的發(fā)展具有合理性。

（三）信息數(shù)據(jù)集約化、數(shù)字化。檔案由檔案實體向信息化轉(zhuǎn)變，就需要對信息數(shù)據(jù)進行數(shù)字化的應用。數(shù)字化作為現(xiàn)代技術(shù)最常用的模型，可以將檔案信息進行壓縮管理，并且在計算機內(nèi)部實現(xiàn)整合、統(tǒng)一管理，但是對這方面的運用需要技術(shù)人員好好了解二進制編程，使其能夠完成轉(zhuǎn)換。

此外，對于信息數(shù)據(jù)要想著集約化發(fā)展，通過技術(shù)手段加強檔案信息的大數(shù)據(jù)庫，使多方資源加以整合，而不再是檔案的單一性，在保護隱私的前提下，要實現(xiàn)信息共享。對于檔案信息不在只是搜索一樣關鍵詞的條目，同時也能搜索出相關周邊的項目。比如在搜索“周恩來”總理的人物信息時，應該同時羅列出于其相關的作戰(zhàn)信息、經(jīng)濟政治管理手段、人物評價等方面的信息，這才真正實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集約化，推動檔案信息化的大數(shù)據(jù)發(fā)展。

檔案信息化的發(fā)展已成為檔案整理的主流，雖然現(xiàn)代技術(shù)在其中的應用還不完善，但是通過對專業(yè)人員素質(zhì)、技術(shù)的提升，數(shù)字化、網(wǎng)絡化的大力發(fā)展，基礎設施的不斷完善，會使檔案信息化的發(fā)展逐步彰顯，促進檔案管理的應用更加便捷，檔案保管更加完整。

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