“批量”任務(wù)“巧”完成

摘 要：分析郵件合并操作在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用，以批量制作獲獎(jiǎng)證書為例，通俗地論述了郵件合并的功能與使用方法，建立主文檔與數(shù)據(jù)源的連接，通過(guò)插入域合并相似文檔中的變化部分，大幅提高辦公效率。

關(guān)鍵詞：郵件合并；批量任務(wù)；

中圖分類號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-12-00-02

在實(shí)際工作中，人們會(huì)處理大批量的各種各樣的調(diào)查表、人事簡(jiǎn)歷表、檢測(cè)報(bào)表等，這些資料的格式都是相同的，只是具體的數(shù)據(jù)有所變化，很多單位的辦公人員仍然采用傳統(tǒng)的人工填寫，工作量大，很是頭疼，如何在繁雜的事務(wù)處理中提高辦公效率呢？在Word軟件中提供一項(xiàng)“郵件合并”功能，我們可以輕松、準(zhǔn)確、快速的完成這些任務(wù)。

“郵件合并”是OFFICE組件中Word的一項(xiàng)高級(jí)功能，其名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的，主要用于批量制作或打印大量“相似”文檔。具體地說(shuō)，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組數(shù)據(jù)資料，批量生成需要的郵件文檔，從而大大提高工作的效率。

郵件合并適用于制作數(shù)量較多，且文檔的內(nèi)容可分為固定不變的部分和變化的部分的文檔。郵件合并操作除可以應(yīng)用于信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以輕松地批量制作工資條、成績(jī)單、準(zhǔn)考證、明信片、獎(jiǎng)狀、證書等，在學(xué)校管理、大型公司人事管理、會(huì)議組織等方面可以大大提高工作效率。

本文以制作一“批”競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書為例，探討利用Word2010“郵件合并”功能快速完成“批量”任務(wù)。在這批工作中，所有證書的文字、排版、打印設(shè)置等均相同，即為固定“不變”的部分（主文檔），它是一個(gè)工作模板。而獲獎(jiǎng)名單、所獲獎(jiǎng)項(xiàng)等信息為這批工作里每一份的“變化”部分（信息源部分），可以通過(guò)Word表格、Excel表格、Access數(shù)據(jù)表等形式體現(xiàn)，本例中以Word表格形式存為一個(gè)單獨(dú)的Word文檔。郵件合并的基本過(guò)程主要包含以下六個(gè)環(huán)節(jié)：

一、準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源指要合并到文檔中的信息文件，即郵件合并中內(nèi)容變化的部分對(duì)應(yīng)的文件。本批任務(wù)中對(duì)應(yīng)為獲獎(jiǎng)人員的姓名、參加比賽的組別、比賽項(xiàng)目及獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)，這些內(nèi)容即為數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源以文件形式單獨(dú)存儲(chǔ)，可以為Word表格、Excel工作表、Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Outlook聯(lián)系人列表及其他數(shù)據(jù)庫(kù)文件等，總之，只要能夠被SQL語(yǔ)句操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)據(jù)源。因?yàn)猷]件合并說(shuō)白了就是一個(gè)數(shù)據(jù)的查詢與顯示的工作。

現(xiàn)代辦公中，通常以各種形式的表格來(lái)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，郵件合并操作的數(shù)據(jù)源，支持各種常用格式，操作簡(jiǎn)易，界面友好。本例中獲獎(jiǎng)人員的相關(guān)信息以Word表格的形式保存在一個(gè)名為“獲獎(jiǎng)信息”的Word文檔中，如圖1所示。

圖1 數(shù)據(jù)源 圖2 主文檔

需要提醒的是，以Word表格作數(shù)據(jù)源時(shí)，表格外部不要有其它文字，否則，在后面導(dǎo)入數(shù)據(jù)源時(shí)容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。如果以EXCEL表格中的數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源，通常的工作習(xí)慣是在表格中加一行標(biāo)題，那么，在合并數(shù)據(jù)源之前，應(yīng)將表格標(biāo)題所在行刪除，得到在數(shù)據(jù)標(biāo)題行（即字段名）在首行的數(shù)據(jù)區(qū)域，且數(shù)據(jù)區(qū)域應(yīng)為連續(xù)的、中間無(wú)空行的連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域作為數(shù)據(jù)源。

二、建立主文檔

主文檔指郵件合并中內(nèi)容固定不變的部分。如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文檔的過(guò)程與新建一個(gè)Word文檔一樣，在進(jìn)行郵件合并操作之前，它只是一個(gè)普通的文檔。唯一不同的是，如果正在為郵件合并創(chuàng)建一個(gè)主文檔，你可能需要花點(diǎn)心費(fèi)考慮一下，這份文檔要如何寫才能與數(shù)據(jù)源更完美地結(jié)合，滿足你的要求，至少應(yīng)在合適的位置留下數(shù)據(jù)填充的適當(dāng)位置和距離。

本例中，主文檔為“榮譽(yù)證書”中不變的文字和排版部分，是這批任務(wù)的模板，主文檔部分的版面設(shè)置與調(diào)整是這一環(huán)節(jié)的重點(diǎn)任務(wù)。我們?cè)O(shè)置紙張大小為16K，頁(yè)邊距為普通，設(shè)置標(biāo)題“榮譽(yù)證書”為華文行楷、初號(hào)，字間距為加寬5磅，居中對(duì)齊。正文部分為宋體、小一，字間距為加寬2磅，行間距為3倍行距，兩端對(duì)齊。落款部分為右對(duì)齊方式。排版完成后我們可以打印輸出并觀察、調(diào)整，直至整體效果滿意，如圖2所示。

三、建立主文檔與數(shù)據(jù)源的連接

“不變的部分”和“變化”的部分都完成后，關(guān)鍵的環(huán)節(jié)為建立它們之間的連接，即主文檔文件與數(shù)據(jù)源文件的聯(lián)系。其操作為，打開主文檔，并在“郵件”選項(xiàng)卡的“開始郵件合并”組中單擊“開始郵件合并”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇文檔類型，如信函、電子郵件、信封、標(biāo)簽、目錄等。本例中，選擇合并的文件類型為“信函”。

然后進(jìn)行與數(shù)據(jù)源的連接操作，單擊“郵件”選項(xiàng)卡的“開始郵件合并”組中的“選擇收件人”按鈕，在下拉菜單中單擊“使用現(xiàn)有列表”，在打開的對(duì)話框中指定數(shù)據(jù)源文件所在位置。

在指定數(shù)據(jù)源文件后，“郵件”選項(xiàng)卡中“編寫和插入域”工具組中的按鈕被激活，可以進(jìn)行進(jìn)行下一步“插入域”的操作。

同時(shí)被激活的按鈕還有“郵件”選項(xiàng)卡的“開始郵件合并”組中的“編輯收件人列表”按鈕。如果數(shù)據(jù)源文件中所有人員的信息均需要在郵件合并中使用，則直接進(jìn)行下一步操作。有時(shí)只使用數(shù)據(jù)源文件中部分人員的信息進(jìn)行郵件合并，則此時(shí)單擊“編輯收件人列表”按鈕，系統(tǒng)彈出“郵件合并收件人”對(duì)話框，如圖3所示，在不需要進(jìn)行郵件合并操作的人員信息前面的方框內(nèi)單擊，使所有要合并的人員前面有“√”標(biāo)記，并單擊“確定”。

圖3 編輯“郵件合并收件人”

實(shí)際應(yīng)用中，并不一定所有的數(shù)據(jù)都要進(jìn)行合并，可以在合并同時(shí)使用篩選功能，避免了對(duì)原數(shù)據(jù)表的操作數(shù)據(jù)，比如本次只合并各項(xiàng)目組中一等獎(jiǎng)的記錄等。亦可以在合并同時(shí)，進(jìn)行排序操作，比如按照所獲獎(jiǎng)項(xiàng)的等級(jí)順序合并打印榮譽(yù)證書等。

四、向主文檔中添加域

將主文檔連接到數(shù)據(jù)源文件之后，可以開始添加域的操作。Word域的英文意思是范圍，類似數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，實(shí)際上，它就是Word文檔中的變量。使用Word域可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新和文檔的自動(dòng)化。在實(shí)現(xiàn)郵件的合并與打印中，必須使用域進(jìn)行數(shù)據(jù)源信息的插入。

實(shí)現(xiàn)郵件合并的添加域這一操作時(shí)，在主文檔中，單擊要插入域的位置，然后單擊“郵件”選項(xiàng)卡中“編寫和插入域”工具組中的“插入合并域”按鈕，在彈出的下拉菜單中，單擊要插入的數(shù)據(jù)源提供的對(duì)應(yīng)項(xiàng)的個(gè)人信息，本例中在姓名所在位置單擊鼠標(biāo)，將光標(biāo)插入點(diǎn)定位，然后單擊插入合并域中的姓名，姓名域即已插入，并表示為書名號(hào)括起來(lái)的姓名。依次完成對(duì)應(yīng)的姓名、組別、項(xiàng)目、獎(jiǎng)項(xiàng)內(nèi)容。插入合并域完成后，如圖5所示。

圖5 插入合并域完成效果 圖6 預(yù)覽效果

五、預(yù)覽合并

插入任一合并域后，“郵件”選項(xiàng)卡中“預(yù)覽結(jié)果”工具組中的按鈕被激活，由灰色不可用狀態(tài)變?yōu)榭捎脿顟B(tài)。單擊“預(yù)覽結(jié)果”工具組中的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，插入合并域后的主文檔顯示為如圖6所示的預(yù)覽效果。單擊“預(yù)覽結(jié)果”工具組中的“下一記錄”按鈕，可以依次預(yù)覽逐條記錄的效果。如需再次調(diào)整主文檔中的排版設(shè)置、域的插入等，可以再次單擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，關(guān)閉預(yù)覽返回編輯狀態(tài)進(jìn)行操作。

六、完成郵件合并

通過(guò)預(yù)覽功能核對(duì)郵件內(nèi)容無(wú)誤后，在“郵件”選項(xiàng)卡的“完成”組中單擊“完成并合并”按鈕，在打開的下拉菜單中，根據(jù)需要選擇將郵件合并到單個(gè)文檔、打印文檔或是發(fā)送電子郵件等。本例中，單擊“編輯單個(gè)文檔”菜單選項(xiàng)，彈出“合并到新文檔”對(duì)話框，如圖7所示，從中選擇記錄的范圍，我們選擇“全部”，并單擊“確定”，即可生成所有獲獎(jiǎng)人員的榮譽(yù)證書，調(diào)整（縮?。╋@示比例后可瀏覽“批量”任務(wù)完成效果如圖8所示。

圖 7 合并到新文檔 圖8 “批量”任務(wù)完成效果

隨著現(xiàn)代社會(huì)對(duì)辦公效率和工作質(zhì)量等要求地不斷提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)在工作中的應(yīng)用也不斷加深，郵件合并操作在現(xiàn)代辦公“高效”、“高標(biāo)準(zhǔn)”的要求下，正逐步得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，掌握郵件合并操作的方法與技巧也已刻不容緩，充分應(yīng)用這一功能必將大大地為我們的工作減負(fù)增效。