檔案數字化管理與科學的發(fā)展

摘 要：檔案工作在由傳統(tǒng)管理向數字化管理轉變，實現管理創(chuàng)新過程中的主旋律。

關鍵詞：檔案；技術管理；創(chuàng)新；

文章編號：1674-3520（2015）-12-00-01

全國上下深入學習實踐科學發(fā)展觀，通過學習思考的科學發(fā)展觀是人以為本，不斷滿足人們多方面需求和促進人的全面發(fā)展的發(fā)展觀；是政治、經濟、社會可持續(xù)、健康、協調和全面發(fā)展，推動整個社會走上生產發(fā)展、生活富裕，生態(tài)良好的發(fā)展觀。

一、檔案數字化技術管理

檔案數字化，若僅以技術層面理解指的是資源數字化，存儲海量化和傳遞網絡化。

檔案數字化，是包括標準規(guī)范的制定，軟件基礎設施、應用系統(tǒng)化、數字資源庫建立以及人員、技術等五方面內容。標準規(guī)范是指管理、業(yè)務和技術等標準；軟硬件基礎設施建設指的是資源數據庫、服務管理系統(tǒng)。應用系統(tǒng)具有對檔案信息資源的形成，整理存檔、檢索、保護利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等過程，實施檔案業(yè)務管理的功能。數字資源庫建設指的是支持館藏檔案數字化的過程。

人員技術主要指掌握計算機軟硬件及網絡技術的人才?？梢?，檔案數字化代表的是一種信息環(huán)境和基礎硬件設施以及與相適應的人的素質及管理水平等軟件的構建，涉及到經費、設備和人員技術以標準規(guī)范等方面，既有技術因素，還有管理活動和方法。

電子檔案大量產生以及檔案的收藏保管和提供利用的需要，檔案數字化是所有檔案部門面臨的不可避免的一項工作。

科學發(fā)展形勢給檔案工作提出的新任務，也是檔案部門貫徹學習實踐以人為本的科學發(fā)展觀的體現。

二、低質檔案歸檔時也要重視電子檔案

隨著人們檔案意識的增強，低質檔的歸檔率已經大大提高。而且人們也都意識到由于電子檔案仍存在憑證性和真實性等問題，是無法替代紙質檔案的。因此，紙質檔案歸檔問題還不算突出。但電子檔案歸檔、電子資源體系建設，由于與紙質檔案在管理理念、管理方式、管理要求等方面的不同，尤其是對電子檔案管理，在軟硬和網絡、在人員與技術以及檔案管理規(guī)范等方面都有更高要求，而檔案部門卻普遍條件有限到使此項工作開展困難重重。對此，我們應予以足夠的重視。因為，檔案數字化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，而電子資源建設是檔案數字化的基礎。

三、重視電子檔案的接收

事實上，不少檔案部門都在進行著電子資源建設。在高校，普遍已在開展學籍檔案的數字化掃描。學籍檔案是永久保存且利用頻率很高的一類檔案。而且這類檔案有些歷史悠久，紙張破損也需要通過掃描等措施對其實施保護。但僅對館藏數字化是不夠的。因為若忽略接收這一重要環(huán)節(jié)，勢必造成電子（數據）檔案的流失，或以后要投入更多的經費對紙質文件數字化。因此電子文件的接收，不得不引起我們高度的重視。不少單位通過推行檔案一體化管理軟件，實現了電子檔案的網上傳輸和歸檔；條件不具備的一些部門，則在紙質檔案歸檔同時要求提交電子版；有些檔案部門則積極與本單位的信息部門聯系商討電子檔案歸檔的有效方法等。

四、重視電子檔案的利用

為提高檢索利用速度，紙質檔案的管理已由純手工的管理過度為由計算計輔助管理。同樣，隨著館藏數字化和電子檔案接收等大量電子資源的形成，也要考慮如何科學管理和便捷提供利用。對于文檔體系管理成熟的單位，要在形成之初就予以考慮，即所謂對電子檔案要全程管理和前端控制。條件不成熟的部門，則可針對介質接收回來的電子（數據）檔案，開發(fā)獨立的檢索利用系統(tǒng)以方便利用，如電子公文檢索系統(tǒng)、電子報刊檢索系統(tǒng)、電子照片檢索系統(tǒng)以及學籍檔案查詢系統(tǒng)等；一些檔案部門對紙檔案目錄管理升級為全文管理；也是為了可以將掃描了的電子檔案能通過系統(tǒng)管理并提供利用。

五、實踐科學發(fā)展，促進管理創(chuàng)新和技術創(chuàng)新

檔案數字化管理所涉及的問題，除需要有基礎設施的建設，硬件的配置、軟件的開發(fā)等技術環(huán)境支撐外，還需要管理理念和管理機制相適應。檔案數字化管理是新的管理理念和管理機制的體現。

檔案數字化管理直接面對的電子檔案管理問題。電子檔案和紙質檔案的管理，做法是檔案辦理完畢移交檔案部門后，才意味著對該份檔案開始實施管理。強調的是對紙質檔案手工管理中有許多控制手段在文件形成之前就由程序執(zhí)行。對紙質檔案的管理到電子檔案的控制，管理理念是大不相同的。在管理方式，管理手段等方面也完全不同，紙質檔案的管理是一種以手工的、被動的、獨立的管理方式為主的管理，而電子檔案，檔案工作者要主動介入系統(tǒng)的設計以實現對電子檔案的全程控制和管理，這就意味著檔案工作者要從獨立的工作者成為檔案形成者，利用者甚至系統(tǒng)設計人員的合作伙伴。從被動的，獨立的紙質檔案的手工管理方式和手段，到主動的合作的自動化管理方式和手段，這些都是由于管理的變化而帶來管理進程一系列的變化，管理創(chuàng)新也就控制到議事日程。管理創(chuàng)新，主要從理念更新和制度創(chuàng)新著手。

（一）更新理念。要有勇氣接受新技術的挑戰(zhàn)，數字化管理是管理的變革，是體現了制度管理而不是本位和個人意志的管理。因為新技術支持下的管理環(huán)境是不允許，也不可能有任何個人的隨意性。數字化管理是一種規(guī)范的、程序化的管理。以人為本，就是說，體現在程序里面的管理者的管理理念，是應該符合大多數人的最大利益，而不是個人的或少數人的利益。數字化管理是對傳統(tǒng)管理的挑戰(zhàn)和改革，反映的就是人的這一觀念變化，說要接受新技術的挑戰(zhàn)就要有勇氣在于此。

（二）制度創(chuàng)新。要建立崗位責任制度。崗位責任制建立，對實現數字化管理十分重要。數字化管理就是流程管理。在整個管理過程中，依據個體所在崗位的職責，通過設置權限給予個體授體，以使個體通過人機操作完成所承擔的工作。數字化管理環(huán)境下的崗位責任制，責權利是清晰的，不允許對工作推諉，也可能越權。要建立量化的考核制度，有科學的工作指標，有精確的量化管理，數字化管理環(huán)境下的崗位責任和考核制度。

制度創(chuàng)新還有一個重要的內容就是檔案業(yè)務標準規(guī)范。由計算機執(zhí)行諸如分類、著錄、統(tǒng)計，甚至鑒定等業(yè)務規(guī)范，比傳統(tǒng)的檔案業(yè)務規(guī)范更加精確和標準。

管理創(chuàng)新和技術創(chuàng)新，互相促進，相互制約，謀求發(fā)展。以觀念突破技術，以技術改變觀念，將是檔案工作在由傳統(tǒng)管理向數字化管理轉變，實現管理創(chuàng)新過程中的主旋律。這是我們在數字化管理中實踐科學發(fā)展觀的又一重要體現。