新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新機(jī)制

摘要：伴隨著醫(yī)院管理水平的提升以及智能化手段的升級，對醫(yī)院檔案管理的要求、信息化技術(shù)的運(yùn)用以及原始檔案管理與先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)的融合發(fā)生了革命性的變化。這就需要我們對當(dāng)前新時(shí)期醫(yī)院檔案的管理和機(jī)制重新認(rèn)識、重新設(shè)計(jì)、重新學(xué)習(xí)，敢于破舊立新，善于總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，建立一個(gè)科學(xué)的、高效的、滿足和適應(yīng)當(dāng)前信息化、數(shù)字化技術(shù)支持的檔案管理模式，才能適應(yīng)社會和醫(yī)院的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案；創(chuàng)新；機(jī)制

現(xiàn)代化醫(yī)院管理中，檔案的管理工作已被列為重要的管理內(nèi)容之一，檔案的作用已滲透到醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展起著重要作用。伴隨著醫(yī)院管理水平的提升以及智能化手段的升級，對醫(yī)院檔案管理的要求、信息化技術(shù)的運(yùn)用、以及原始檔案管理與先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)的融合發(fā)生了革命性的變化。因循守舊的傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展要求，因此，建立一個(gè)科學(xué)的、高效的、滿足和適應(yīng)當(dāng)前信息化、數(shù)字化技術(shù)支持的檔案管理模式，才能適應(yīng)社會和醫(yī)院的快速發(fā)展。筆者就新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新機(jī)制提出以下見解，與同道探討。

1 檔案管理理念與制度的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理存在\"重管輕用\"的現(xiàn)象，具有\(zhòng)"等、靠、要\"的傳統(tǒng)管理模式，同時(shí)在制度上也不夠靈活，這就直接影響了實(shí)際工作的創(chuàng)新及工作效果，大大降低了檔案管理的實(shí)用性和有效性，這就要求醫(yī)院管理者和檔案管理人員在管理理念上要有創(chuàng)新和變革。

1.1醫(yī)院要根據(jù)全新的管理理念建立健全醫(yī)院檔案管理新機(jī)制，在原有的體系里要通過網(wǎng)絡(luò)對各職能科室各項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)一匯總和技術(shù)處理，并加強(qiáng)對各科室檔案管理工作的制度化建設(shè)，加強(qiáng)日常的指導(dǎo)與監(jiān)管，使職工充分認(rèn)識檔案的重要性，在日常工作中能夠認(rèn)真履行檔案的收集與歸檔工作。

1.2重視檔案管理的硬件建設(shè)，開設(shè)專門的檔案信息化工作室，擴(kuò)建檔案資料存儲室，在啟動(dòng)信息化檔案管理的同時(shí)，大量的原始檔案及圖像、物品都應(yīng)該由原來的分散管理改為集中管理。便于檔案資料保管、查閱和管理。

1.3檔案管理人員要轉(zhuǎn)變管理理念，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，力爭做到檔案資料事前介入，在各個(gè)涉及到歸檔資料的部門，事前就由檔案管理人員提出信息資料的歸檔要求，在源頭上規(guī)范檔案的格式與內(nèi)容，同時(shí)參于事務(wù)過程中，主動(dòng)了解涉及檔案管理的工作進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。如我院在東部院區(qū)的基建建設(shè)中就做的很好，像工程起步階段，檔案室即介入基建部門，對建設(shè)管理和建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等資料介入管理，要求基建部門按照標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)收集留存并集中統(tǒng)一由專人保管；在工程建設(shè)過程，指導(dǎo)基建部門檔案管理人員及工程技術(shù)人員分階段做好基建文件材料的整理歸檔，盡可能實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理；事后及時(shí)對基建檔案進(jìn)行歸檔整理，并對所歸檔的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)分析和檢查，發(fā)現(xiàn)有遺漏的資料及時(shí)通知基建部門整理歸檔，確保在收集過程中，不僅收集主要檔案，還要收集次要檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案的完整性。

在制度創(chuàng)新上，要進(jìn)一步強(qiáng)化制度建設(shè)。隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案工作經(jīng)常會面臨許多新情況、新問題，因此，在日常工作中，檔案部門必須隨時(shí)關(guān)注各方面變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進(jìn)新的檔案工作制度，積極推進(jìn)制度創(chuàng)新與完善，以適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要，以及檔案管理自身發(fā)展的需要。①建立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)水平；②建立檔案管理人員責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案材料的控制、積累以及檢查考核；③要建立和健全教育管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；④建立教育約束和激勵(lì)機(jī)制，促使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)參加繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力水平。

2 檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，與時(shí)俱進(jìn)已成為檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)，改變以往重管理輕服務(wù)的管理模式，把工作重點(diǎn)從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到檔案服務(wù)管理上來，不斷改進(jìn)服務(wù)方式，創(chuàng)新服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2.1建立醫(yī)院檔案網(wǎng)頁，有利于醫(yī)院檔案普通信息的瀏覽、專業(yè)信息的查閱以及重要的檔案信息按照授權(quán)通過規(guī)范路徑的調(diào)閱。檔案部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)積極協(xié)調(diào)信息管理部門，利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極發(fā)動(dòng)和組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上單位內(nèi)部各部門網(wǎng)址，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，避免往返檔案室查找相關(guān)資料的繁鎖，為各部門提供便捷高效的服務(wù)。

2.2實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳功能，在第一時(shí)間將其收集并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。

2.3開展在線服務(wù)模式。傳統(tǒng)的檔案利用方式是到檔案部門查找利用檔案原件進(jìn)行借閱、影印等方式，在信息化時(shí)代里這些必然要發(fā)生一些變化。讓利用者與檔案室利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速的信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存利用價(jià)值的咨詢，同時(shí)提供查詢和資信服務(wù)。

3 檔案管理技術(shù)手段的創(chuàng)新

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在管理技術(shù)上有所創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的電子化和信息化，以提高檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化水平。

3.1建立計(jì)算機(jī)機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院檔案部門要建立健全辦公網(wǎng)絡(luò)體系，為醫(yī)院建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)提供平臺。在內(nèi)部辦公服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和公眾服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上，開設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案館和檔案管理專欄，充分利用檔案文件的應(yīng)用價(jià)值。

3.2充分發(fā)揮醫(yī)院網(wǎng)站的作用，根據(jù)網(wǎng)站反映的各種信息，制定相應(yīng)的策略，保障檔案資源的可靠性和真實(shí)性，保障檔案信息的傳遞和共享，提高網(wǎng)絡(luò)檔案的應(yīng)用價(jià)值。

4 檔案管理的安全性技術(shù)創(chuàng)新

醫(yī)院檔案信息化管理的同時(shí)，不可忽視的一點(diǎn)就是檔案信息的安全性。根據(jù)當(dāng)前信息化管理的技術(shù)要求，對于重要的信息數(shù)據(jù)要建立嚴(yán)格的管理機(jī)制和技術(shù)手段，例如要建立內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間的防火墻隔離，建立小型專用的數(shù)據(jù)庫，建立雙倍分獲有條件應(yīng)建立異地備份等措施。對重要檔案信息又進(jìn)行分級分類管理，屬于保密級的信息和資料要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的保密紀(jì)律和制度。對于信息檔案的調(diào)閱要嚴(yán)格制定規(guī)定和授權(quán)，要嚴(yán)格對從事信息化的專業(yè)人員和崗位要進(jìn)行崗位教育和監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)：

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