試論新形勢下信息化管理在血站檔案管理中的應(yīng)用

摘要：血站檔案是血站管理工作中的憑據(jù)，是指血站采血、供血的過程中形成的文件、簿冊、圖表等載體檔案，也是醫(yī)學(xué)臨床科研的基礎(chǔ)。血站檔案是血站宣傳教育的資料，也是血站在發(fā)生糾紛時(shí)自我保護(hù)的依據(jù)。新時(shí)期如何加強(qiáng)血站檔案信息化管理，是檔案人員工作中的重要任務(wù)。本文對新經(jīng)濟(jì)形勢下血站檔案的信息化管理進(jìn)行研究分析。

關(guān)鍵詞：信息化管理；血站檔案；新經(jīng)濟(jì)形勢

血站是公益性事業(yè)單位，其服務(wù)具有特殊性，面向全社會(huì)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)。血站檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。血站檔案是血站工作原始信息的重要來源，其記錄著采血、保管和用血的全過程[1]。血站檔案建設(shè)是加強(qiáng)血站管理、提高其服務(wù)水平的重要途徑，隨著社會(huì)信息化水平的不斷進(jìn)步，信息化建設(shè)已成為血站檔案管理的必然趨勢，因而應(yīng)抓好血站檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)血站檔案管理，提高服務(wù)水平[2]。本文對新經(jīng)濟(jì)形勢下血站檔案的信息化管理進(jìn)行研究分析，以期對血站檔案管理有所裨益。

1血站檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

1.1血站檔案信息化建設(shè)重視程度不夠 當(dāng)前，我國血站檔案信息化建設(shè)的速度還比較慢，究其原因，主要是相關(guān)部門對血站檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不到位。一些偏遠(yuǎn)地區(qū)對于血站檔案信息化建設(shè)的資金投入較少，這在一定程度上影響了社會(huì)對血液的需求。

1.2血站檔案信息化管理人員缺乏 當(dāng)前，我國大部分地區(qū)血站檔案信息化基礎(chǔ)條件相對薄弱，相關(guān)部門的工作人員對血站檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，缺乏重視。除此之外，造成血站信息化建設(shè)程度較低的另一個(gè)原因就是相關(guān)人員素質(zhì)較低。

1.3缺乏統(tǒng)一檔案信息管理系統(tǒng) 血站管理是一個(gè)生僻的行業(yè)，信息化管理也是一種新型管理模式，其技術(shù)和軟件方面均未成熟，因而部分檔案管理部門未將檔案管理信息化納入議事日程。此外，目前我國血站檔案管理缺乏統(tǒng)一專業(yè)的信息管理軟件，由于地域性差異，各地軟件運(yùn)用在一致性上還存在很大問題。

1.4血站檔案信息管理與其他管理缺乏有效銜接 \"文檔一體化\"是血站檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的必然趨勢，該模式可有效連接檔案管理工作與生產(chǎn)活動(dòng)、文書處理，進(jìn)而提高信息處理能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理。目前，我國血站檔案信息化程度較低，管理機(jī)制上存在很多障礙，因而檔案工作很難與各生產(chǎn)、管理環(huán)節(jié)之間實(shí)現(xiàn)有效對接，因而，\"文檔一體化\"實(shí)現(xiàn)較為困難。

1.5資金投入較少 血站檔案的信息化管理屬于一項(xiàng)大工程，不僅需要對基礎(chǔ)設(shè)施配置進(jìn)行管理，而且還需促使檔案資料的數(shù)字化發(fā)展，因此需要投入大量的資金。但是，就目前而言，我國大部分地區(qū)對于血站檔案信息化管理不重視，相對于投入的資金較少，這部分資金還涵蓋于醫(yī)保等內(nèi)容，造成我國血站檔案的信息化管理水平較為低下。

2加強(qiáng)檔案信息化管理的主要措施

2.1加強(qiáng)軟件和硬件的配套管理 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的過程中，首先應(yīng)加強(qiáng)軟件和硬件的配套，建立穩(wěn)定的管理體系，加大資金投入，保障檔案信息化建設(shè)軟、硬件設(shè)施俱全。在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，確保同步建設(shè)血站的網(wǎng)絡(luò)化，將所有信息建立在同一管理平臺(tái)上，在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上都可以查看有關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，確保檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化。

2.2加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn) 對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織和鼓勵(lì)檔案管理人員一邊學(xué)習(xí)一邊實(shí)踐，不斷提高工作人員的檔案信息化管理水平。檔案管理人員應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和應(yīng)用技能，可熟練使用各種現(xiàn)代化信息工具，以便更好地開發(fā)檔案信息。此外，檔案管理人員應(yīng)該通過各種渠道了解對檔案信息的需求，從而做到有目標(biāo)的對檔案進(jìn)行開發(fā)和管理，增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性。檔案管理者應(yīng)熟練業(yè)務(wù)，收集檔案的過程中應(yīng)做到真實(shí)、全面，認(rèn)真整理所收集資料，仔細(xì)分類、鑒別，篩選與工作緊密相關(guān)的資料，分類整理。整理好編號(hào)，嚴(yán)格區(qū)分保存期限，將其輸入檢索程序，使之易于查找、方便使用[3]。

2.3制定并完善血站檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 制定血站檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。著力解決需要構(gòu)建和遵循的檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其中包括電子檔案管理、電子文件歸檔及檔案信息標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢和使用等方面，形成檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)管理體系。

2.4提高檔案信息的安全性與保密性 檔案管理者應(yīng)堅(jiān)守崗位，忠于職責(zé)，確保桉案的完整性、安全性、保密性。首先應(yīng)配備防盜、防火設(shè)施，在檔案室內(nèi)放置溫度計(jì)，作好避光、隔熱處理，以防發(fā)生火災(zāi)；其次應(yīng)做好防潮、防蛀工作，定期施藥通風(fēng)，以防檔案受損、受潮發(fā)生霉變；此外，檔案管理人員應(yīng)細(xì)心檢查利用過的檔案，做好檔案保密工作，不得隨意借閱、翻閱，以防檔案被抽拆或篡改，確保檔案的完整性和真實(shí)性。

2.5增加資金投入 在血站檔案信息化管理過程中，我國的衛(wèi)生部門要重視其投資與建設(shè)，并嚴(yán)格按照制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行血站基礎(chǔ)設(shè)施的配置，例如微縮設(shè)備、復(fù)印、計(jì)算機(jī)、打印、掃描儀等，并重視軟件的開發(fā)，在血站內(nèi)部設(shè)置局域網(wǎng)，以起到保護(hù)血站內(nèi)部數(shù)據(jù)資料的目的。在血站檔案信息化管理的過程中，工作人員需要事先做好規(guī)劃，并根據(jù)具體的項(xiàng)目設(shè)置投資，對于審核后的項(xiàng)目需要工作人員做到資金成本的一次性投入，若是資金成本存在問題應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況分期投入。在血站重要管理設(shè)備的配置過程中，需要依據(jù)實(shí)際情況開展分檔配置，以投入最小的資金獲取最大化的收益[4]。

3新經(jīng)濟(jì)形勢下加強(qiáng)血站檔案信息化管理的必要性

血站檔案的信息化工作尤為重要，其為現(xiàn)代社會(huì)對血站管理能力以及服務(wù)水平的重要體現(xiàn)。血站檔案人員均應(yīng)從現(xiàn)代管理和服務(wù)角度來充分了解血站檔案信息化建設(shè)的意義，應(yīng)積極樹立檔案信息化的思想，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，主動(dòng)投身檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好各項(xiàng)工作。電子檔案管理有利于節(jié)省人力資源，提高管理效率和管理水平，檔案信息化能夠?yàn)獒t(yī)療機(jī)構(gòu)提供更為便捷的服務(wù)，可以滿足用戶多樣化需求，血站工作人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)其積極作用[5，6]。

4結(jié)論

近年來，醫(yī)療機(jī)構(gòu)和人民群眾對血站服務(wù)要求不斷提高，他們不僅要看到檔案的文字資料，還需要看到原始的圖像、視頻，因而傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式以無法實(shí)現(xiàn)。檔案信息化可滿足使用者這種需求，以更好的為大眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[5]張娜，王鳳芹.采供血機(jī)構(gòu)檔案工作的保護(hù)[J].中國醫(yī)藥指南，2012，21（35）：691-692.

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編輯/申磊