醫(yī)院聲像檔案管理模式創(chuàng)新研究

摘要：醫(yī)院聲像檔案見證著醫(yī)院的發(fā)展，它記載的不僅僅是歷史，更重要的是反饋各種信息，在醫(yī)院各檔案管理中發(fā)揮著不可替代的作用，隨著現(xiàn)代圖文影像技術的不斷普及，醫(yī)院聲像檔案也迅猛發(fā)展，但發(fā)展過程中，仍有諸多問題存在，如：收集資料不完整、資源開發(fā)不夠深入以及管理不規(guī)范等。這就要求從創(chuàng)新管理模式、建立檔案收集制度等方面著手。

關鍵詞：醫(yī)院聲像檔案；管理模式；研究

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要基礎[1]?，F(xiàn)代檔案記載中出現(xiàn)了聲像檔案。聲像檔案具有形象直觀、圖文并茂等優(yōu)點，在醫(yī)院各檔案管理中發(fā)揮著不可替代的作用。如何有效開發(fā)利用聲像檔案，使之更好的為社會以及醫(yī)院提供重要的參考信息，是目前工作者探討的熱門話題。

1 醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問題

1.1職責不清、多頭管理、收集不完整 目前，醫(yī)院實行的多是綜合檔案室、信息科以及各醫(yī)療業(yè)部門分別管理各類檔案資料模式。其中，綜合檔案室管理科技檔案、部分實物檔案、文書檔案以及音像檔案等，除此之外，還監(jiān)督、指導以及檢查本單位的檔案工作；信息科主要對圖書管理、病例案件統(tǒng)計管理以及計算機管理進行管理；醫(yī)療業(yè)務部門主要對醫(yī)德醫(yī)風檔案、各種檢查影像圖文檔案、醫(yī)療文書檔案以及病理切片檔案進行管理。醫(yī)院應在信息科設立專門的聲像資料管理室，并配備專業(yè)人員對資料進行制作與管理，然而事實情況是：綜合檔案室、信息科以及各醫(yī)療業(yè)部門之間均是獨立收集、管理以及保管，缺乏一定的協(xié)調(diào)，最為重要的是制約了醫(yī)院整體管理水平。

除此之外，各科室均擁有自己的音像數(shù)碼設備，他們自行錄影，具有很強的隨機性，使得檔案收集工作人員的正常工作處于一種被動狀態(tài)[2]。這就造成檔案的流失，嚴重影響檔案的開發(fā)以及保存。

1.2記錄不完整、制作不齊全 對于醫(yī)院大型社會活動、醫(yī)療、重要會議中具有代表性的錄像等聲像檔案制作不齊全。尤其是重點基建項目，應該將開工前的原景、活動、一系列招標會議以及建設過程中的關鍵環(huán)節(jié)、最后竣工的照片等均包括在內(nèi)。這就缺少全面性，形成的聲像檔案不齊全。

1.3落實制度不到位、管理不規(guī)范 醫(yī)院聲像檔案并沒有制定出符合醫(yī)院管理模式的具體要求，比如在檔案移交時間、收集范圍等方面。除此之外，還會出現(xiàn)部分檔案沒有附加文字說明，或者缺少內(nèi)容、時間等。由于醫(yī)院中有多個部門均能形成聲像檔案，出于方便考慮，許多部門并沒有將資料交于相關的管理部門，而是自身留著或者隨意處置，這就會導致資料丟失。由于管理制度的不完善，有的甚至被丟失、損壞，這大大影響了醫(yī)院的日常工作。

2 醫(yī)院創(chuàng)新聲像檔案管理模式的探討

醫(yī)院聲像檔案見證著醫(yī)院的發(fā)展，它記載的不僅僅是歷史，更重要的是反饋各種信息，為領導日常決策提供參考依據(jù)。聲像檔案，在醫(yī)院各檔案管理中發(fā)揮著不可替代的作用，這就為醫(yī)院檔案工作提出了更高的要求。要想能夠充分發(fā)揮聲像檔案的作用，這就要求從創(chuàng)新管理模式、建立檔案收集制度等方面著手。

2.1建立健全的聲像檔案收集以及開發(fā)利用制度

2.1.1明確醫(yī)院聲像檔案收集方法以及范圍 有效收集對象包括：在日常工作中形成、有考察利用價值、真實反映各項工作的光盤或者磁盤。①通過計算機形成的正式電子檔；②通過數(shù)碼拍攝的圖像；③記錄重要活動的動態(tài)圖像文件；④多媒體文件。采集方法包括：①一般采集：醫(yī)院各類會議、外出參觀、外賓前來我院考察參觀，錦旗、獎牌以及各類獲獎證書等；②定期定向采集：醫(yī)院舉辦的各類慶?；顒右约霸u優(yōu)活動、新建重點學科、購買一定數(shù)額以上的設備等；③重點采集：醫(yī)院召開的重大會議以及重大會議，反應醫(yī)院的聲譽以及地位，具有極高的價值；④專題采集：圍繞醫(yī)院科研、醫(yī)療工作中出現(xiàn)的重大事件進行拍攝，可以有效豐富聲像檔案內(nèi)容，檔案室要組織人力進行專題報道，并積極制作相關宣傳片。

2.1.2健全各項管理規(guī)章制度 對于日常管理進行強化規(guī)范，從影像資料的收集開始，直至最后的借閱均作明確規(guī)定，統(tǒng)一化管理，防止資料流失。建立專門的數(shù)據(jù)庫，以便各部門下載使用已經(jīng)形成的聲像檔案。并要求拍攝人員積極配合工作，將各類檔案歸檔處理，以此確保檔案的完整性。

2.1.3確保檔案制作齊全，規(guī)范整理、分類以及編目 對于檔案管理人員，不僅要有能力懂得整理、分類，更重要的是要懂得拍攝，要經(jīng)常性的參與到各個科室工作中，對于發(fā)現(xiàn)的有價值的聲像材料，要能夠及時拍攝采集[3]。對于重大工作，要將檔案管理工作滲入到全過程。重大活動結束后，要及時將影像資料移交到檔案管理人員手中，檔案管理人員要保證檔案完整，包括文字說明、底片以及正片完整，還有人物、時間、地點以及背景等。

2.1.4實現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化管理模式 采取現(xiàn)代化的設備對檔案進行管理，進一步形成文件傳遞網(wǎng)絡化、電子化以及文字存儲數(shù)字化等管理模式。目前，醫(yī)院檔案管理面臨全新的挑戰(zhàn)[4]，隨著高科技的不斷發(fā)展，檔案載體越來越多。利用先進的計算機技術實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，將其以動畫、音頻、圖像以及視頻信息的形式進行儲存和運用，這樣不僅有效減少庫房的儲存量，還可以方便、快捷的查找。除此之外，建設虛擬化的單位檔案室，使得資源可以共享，并可通過網(wǎng)絡查詢遠程檔案，這樣方便管理，亦可有效延長檔案壽命。

3 結束語

總體來說，聲像檔案具有查閱便捷、資料直觀等優(yōu)點[5]。所以，在重視聲像檔案發(fā)展的過程中，要能夠及時發(fā)現(xiàn)并解決其中存在的問題，建立一個健全的一體化管理模式。除此之外，我們要不斷的學習新知識、新理念，讓聲像檔案管理能夠在醫(yī)院的改革中發(fā)揮出顯著地作用。

參考文獻：

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[5]阮開顏.聲像檔案管理淺析[J].價值工程，2010，15.編輯/成森