高校數(shù)字檔案館建設(shè)與OA系統(tǒng)對(duì)接研究

摘要：近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷發(fā)展，OA系統(tǒng)在高校的公文處理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，它大大提高了公文的處理效率。在 OA系統(tǒng)中，公文是直接以電子文檔形式流轉(zhuǎn)的，在公文流轉(zhuǎn)完成后如何實(shí)現(xiàn)電子文檔的快速歸檔工作顯得尤為重要，因此，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫連接，使得公文在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)完成后及時(shí)地歸檔到檔案管理系統(tǒng)中成為當(dāng)前檔案工作的重中之重。本文對(duì)檔案管理系統(tǒng)與OA對(duì)接的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并以南京工程學(xué)院為例進(jìn)行了說(shuō)明，為高校OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接提供了參考實(shí)例。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校，數(shù)字化檔案；辦公自動(dòng)化；OA對(duì)接

中圖分類(lèi)號(hào)： 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）07（c）-0000-00

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)為業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)，將業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)平臺(tái)之上，其目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案收集的數(shù)字化、 檔案保管的數(shù)字化、 檔案利用的數(shù)字化[1]。隨著OA系統(tǒng)在高校辦公管理工作中不斷普及和發(fā)展，電子公文成為數(shù)字化辦公的主要方式。因此，就如何改革傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文歸檔的方式，完成OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下電子公文的直接歸檔，提高檔案歸檔的效率與利用率，已成為當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)之一。

1 高校數(shù)字檔案館建設(shè)與OA系統(tǒng)對(duì)接的必要性

1.1高校辦公已實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化

目前多所高校采用OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公，這種方式公文的流轉(zhuǎn)直接利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，工作人員只要在OA系統(tǒng)中登錄，查看相關(guān)公文，進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的操作即可完成公文審批的各個(gè)環(huán)節(jié)，采用的都是無(wú)紙化的操作，減少了公文的印制過(guò)程。因此，檔案的歸檔工作就可以適應(yīng)這一新的辦公模式，將數(shù)字化檔案的歸檔系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對(duì)接，直接在網(wǎng)絡(luò)上完成數(shù)字化檔案的歸檔工作。

1.2OA系統(tǒng)有利于提高電子文件的歸檔效率

（1）傳統(tǒng)模式下的歸檔工作，由于歸檔的紙質(zhì)文件從各個(gè)不同的系統(tǒng)中產(chǎn)生，需要檔案管理員或兼職檔案員將要?dú)w檔的文件的相關(guān)信息錄入到檔案管理軟件中，重復(fù)勞動(dòng)，大大增加了工作量，而OA系統(tǒng)的文件不需要?dú)w檔部門(mén)重新錄入，只需要將OA系統(tǒng)的信息直接收入到數(shù)字化檔案系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔即可。這不僅保證了文檔的完整性、系統(tǒng)性，而且還免除了催繳檔案的一系列麻煩。

（2）傳統(tǒng)的歸檔工作要完成文件的收集整理、分類(lèi)、錄入等一系列的工作，同時(shí)還要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，整個(gè)歸檔過(guò)程比較繁瑣。而在OA系統(tǒng)中，整個(gè)文件的流轉(zhuǎn)只是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，完成后即可直接歸檔，大大提高了歸檔速度。

2 高校數(shù)字檔案館建設(shè)與OA系統(tǒng)對(duì)接的現(xiàn)狀分析

由于早期檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)各自獨(dú)立發(fā)展，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)各自為政，互不兼容，導(dǎo)致OA系統(tǒng)中的電子文件完成后不能直接歸檔，而是要通過(guò)再次錄入的方式來(lái)完成檔案的入庫(kù)工作。目前，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接主要有兩種模式：一是在OA系統(tǒng)中涵蓋有檔案管理模塊，即在OA系統(tǒng)中，電子文件完成處理流程后通過(guò)設(shè)置固定路徑和著錄規(guī)則直接生成檔案資料，然后導(dǎo)入到OA系統(tǒng)的檔案管理模塊中。二是將現(xiàn)有的檔案管理軟件與OA系統(tǒng)通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接[2]，從而使檔案管理軟件能夠直接共享OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。

在國(guó)內(nèi)，第一種情況基本上已經(jīng)處于淘汰的地步，主要因?yàn)椋海?）OA系統(tǒng)中包含的檔案管理模塊功能實(shí)用性較差，不能根據(jù)檔案業(yè)務(wù)管理的發(fā)展需要進(jìn)行持續(xù)升級(jí)；（2）OA系統(tǒng)中的檔案管理模塊對(duì)一般的文書(shū)檔案管理尚能滿(mǎn)足，但對(duì)其他檔案（如圖紙、聲像等）不能勝任；（3）OA系統(tǒng)一般都采用將文件儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，這樣便于文件流轉(zhuǎn)的控制，但是帶來(lái)的負(fù)面效果是數(shù)據(jù)庫(kù)因此而變得很大，隨著檔案數(shù)量的日積月累，數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)出現(xiàn)不能支持系統(tǒng)的情況；（4）開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)的軟件公司側(cè)重于文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程，對(duì)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)不熟悉，開(kāi)發(fā)的檔案管理模塊不能全面滿(mǎn)足檔案管理工作的需要。第二種情況，由于OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均由比較專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行軟件的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，各自都有了相應(yīng)的開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)，只要開(kāi)發(fā)相應(yīng)的接口來(lái)實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的無(wú)縫連接即可。因此，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)二者相結(jié)合的方式[3]。

3 高校數(shù)字檔案館建設(shè)與OA系統(tǒng)對(duì)接設(shè)計(jì)

3.1 在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，積極轉(zhuǎn)換思維方式

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案管理人員將辦理完畢的公文進(jìn)行選擇處理后，對(duì)文件基本信息如文件標(biāo)題、作者、形成日期等核實(shí)標(biāo)注后，直接進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)按檔案管理規(guī)范生成歸檔文件目錄，在歸檔時(shí)只要依照目錄內(nèi)容把文件收集、排序、裝盒就可以完成電子文件歸檔工作了。因此，檔案工作內(nèi)容一部分前移到文件處理過(guò)程，使檔案歸檔工作與電子文件形成同步，大大提高了檔案管理工作效率。在這種情況下，檔案工作的重點(diǎn)也應(yīng)隨之變化：（1）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作由過(guò)去的整理立卷轉(zhuǎn)移到對(duì)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程的跟蹤控制和檔案價(jià)值的鑒定上來(lái)，從文件形成開(kāi)始就進(jìn)行跟蹤監(jiān)督指導(dǎo)，確保歸檔文件的質(zhì)量。（2）檔案利用服務(wù)由過(guò)去的手工調(diào)卷轉(zhuǎn)變到提供網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的在線(xiàn)查詢(xún)服務(wù)。（3）重視電子文件的數(shù)據(jù)安全[4]。（4）按照電子文件歸檔的順序打印紙質(zhì)文件同步歸檔。

3.2 按照需求分析，開(kāi)發(fā)方完成對(duì)接的詳細(xì)設(shè)計(jì)

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的對(duì)接工作要認(rèn)真考慮檔案管理系統(tǒng)的歸檔需要，按照歸檔的要求來(lái)規(guī)范從OA系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)。這就要求OA管理軟件開(kāi)發(fā)方認(rèn)真與檔案管理軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方及檔案管理人員相互溝通、交流，制定出完善的系統(tǒng)對(duì)接規(guī)劃和設(shè)計(jì)需求，根據(jù)需求分析做好接口的詳細(xì)設(shè)計(jì)，然后和檔案館相關(guān)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)，修改其中的不足，待三方詳細(xì)設(shè)計(jì)確定后，再由開(kāi)發(fā)方來(lái)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的接口功能。

3.3 以南京工程學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)與OA系統(tǒng)對(duì)接為例

南京工程學(xué)院檔案館于2013年底完成了檔案數(shù)字化資源建設(shè)一期工作，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，充分考慮到接口的獨(dú)立性、數(shù)據(jù)透明性，決定采用中間庫(kù)的方式來(lái)完成檔案管理軟件與OA系統(tǒng)的對(duì)接，接口系統(tǒng)設(shè)計(jì)圖如圖1所示。系統(tǒng)接口分為：OA系統(tǒng)接口、中間庫(kù)、檔案管理系統(tǒng)三個(gè)部分。由OA系統(tǒng)采用“送”的銜接模式將數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)包括文件及其審批過(guò)程、審批意見(jiàn)、審批人記錄、流轉(zhuǎn)日志、修改痕跡、收發(fā)文信息等）送入中間庫(kù)，數(shù)據(jù)的傳送支持手動(dòng)和自動(dòng)雙模式，可由OA系統(tǒng)自動(dòng)完成，也可以O(shè)A系統(tǒng)管理員手動(dòng)完成，數(shù)據(jù)送入中間庫(kù)后，系統(tǒng)按照分類(lèi)規(guī)范進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)，并確定好保管期限。中間庫(kù)的數(shù)據(jù)為OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)雙方協(xié)商建立起的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式和固定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)對(duì)兩系統(tǒng)透明，但“送”的一方具有寫(xiě)權(quán)限，“取”的一方只具有讀權(quán)限。檔案管理系統(tǒng)采用“取”的模式從中間庫(kù)中取數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)首先轉(zhuǎn)入檔案整理庫(kù)，根據(jù)預(yù)先定義好的組卷規(guī)則系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)組卷、生成檔號(hào)、案卷號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)等信息，然后可由檔案管理人員進(jìn)行審核校對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后完成歸檔。

圖1 接口系統(tǒng)設(shè)計(jì)圖

由于我校OA系統(tǒng)服務(wù)器存放于網(wǎng)絡(luò)中心，中間庫(kù)服務(wù)器由網(wǎng)絡(luò)中心搭建。在OA系統(tǒng)中增加“歸檔”按鈕，可通過(guò)多選將選中的文件分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)和FTP兩種方式相結(jié)合完成文件的歸檔工作，其中，直接將OA系統(tǒng)中的年度、文件標(biāo)題、文號(hào)、來(lái)文單位、收發(fā)文日期、審批記錄、審批人記錄、流轉(zhuǎn)日志等字段推送到中間庫(kù)，而附件則采用FTP來(lái)傳輸，附件存放至FTP固定目錄，然后在收發(fā)文表的正文或附件位置存放FTP文件名稱(chēng)，使附件和公文相對(duì)應(yīng)。

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)完成對(duì)接后，OA系統(tǒng)中的公文歸檔流程圖如圖2所示。

圖2 OA系統(tǒng)中公文歸檔流程圖

由于我校涉密公文數(shù)量不多，故涉密的公文由學(xué)校院長(zhǎng)辦公室OA信息管理員直接提交給檔案館專(zhuān)人保管。OA系統(tǒng)中的公文流轉(zhuǎn)完成后非涉密的公文按照中間庫(kù)的格式存入中間庫(kù)，檔案管理軟件定時(shí)抓取中間庫(kù)中的數(shù)據(jù)，然后導(dǎo)入檔案管理軟件中的OA數(shù)據(jù)模塊，最后由檔案管理員對(duì)歸入OA數(shù)據(jù)模塊的數(shù)據(jù)進(jìn)行甄別，將沒(méi)有歸檔價(jià)值的數(shù)據(jù)剔除，保留要?dú)w檔的文件，并按照檔案歸檔規(guī)范完成歸檔。

四結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，OA系統(tǒng)得到了快速發(fā)展，它成為了高校實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化的重要載體，也是高校提高辦公效能和管理水平的重要途徑。越來(lái)越多的文件以電子載體的方式形成并傳閱辦理，電子公文的歸檔工作成為檔案歸檔的重要組成部分，如何快速有效地完成電子載體公文的歸檔工作成為高校信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。檔案人員要快速適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理模式，認(rèn)真做好電子載體公文的管理、歸檔、利用等工作，從而更好地為高校的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供實(shí)時(shí)有效地保障。

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