利用VBA進(jìn)行管理信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合

汕頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東汕頭 515041

摘要：許多單位的不同部門采用了不同的管理信息系統(tǒng)，各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口不匹配，數(shù)據(jù)無法在各部門間共享，從而形成了“信息孤島”問題，不少單位為解決這一問題付出了巨大的代價(jià)。本文分析總結(jié)了一種利用Excel VBA進(jìn)行系統(tǒng)間數(shù)據(jù)整合的簡(jiǎn)易、經(jīng)濟(jì)的方法。

關(guān)鍵字：管理信息系統(tǒng)；信息孤島；VBA；數(shù)據(jù)整合

A Research of Data Consolidation between Management Information Systems by Using VBA.

Abstract：Different departments in many units have adopted various management information systems.With mismatch of the data interface of each system，the data cannot be shared among different departments，giving rise to a phenomenon of \"Information Isolated Island\"，which causes many units to pay a huge price in order to solve it.This paper analyzes the specific problem and provides a simple and economic method for consolidating data between systems by using Excel VBA.

Keywords：management information system；information isolated island；VBA；data consolidation

1 引言

自上世紀(jì)90年代起，我國(guó)各行業(yè)開始逐步發(fā)展MIS（管理信息系統(tǒng)），經(jīng)過二十多年的發(fā)展，目前MIS的應(yīng)用已逐步普及，各行業(yè)、單位都清晰地意識(shí)到管理信息化的重要性，但由于在開發(fā)使用初期缺乏長(zhǎng)期系統(tǒng)規(guī)劃，造成同一單位各部門各自采購(gòu)或開發(fā)不同系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，從而在同一單位間的各部門數(shù)據(jù)無法共享，形成了“信息孤島”問題[1]。如廣州某公司從上世紀(jì)80年代開始引入財(cái)務(wù)電算化，目前公司的材料進(jìn)出系統(tǒng)、上下傳達(dá)系統(tǒng)使用Office辦公軟件，財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)采用專門軟件，公司OA系統(tǒng)采用專門網(wǎng)絡(luò)化軟件，公司采用大量互不兼容軟件，軟件間無法直接進(jìn)行數(shù)據(jù)交流。又如廣東汕頭某醫(yī)院，且不說整個(gè)醫(yī)院采用各種人事管理系統(tǒng)、醫(yī)療收費(fèi)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)各自獨(dú)立，就說其統(tǒng)計(jì)室采用的“廣東省醫(yī)院統(tǒng)計(jì)病案管理系統(tǒng)”和“單病種質(zhì)量監(jiān)控報(bào)告系統(tǒng)”兩個(gè)系統(tǒng)就存在著信息不能共享，數(shù)據(jù)重復(fù)填報(bào)的問題[2]。要解決“信息孤島”問題，不少單位付出了巨大的人力與財(cái)力，但仍未能非常有效的解決這一問題。

2 “信息孤島”產(chǎn)生的問題

“信息孤島”問題逐步成為各信息化應(yīng)用單位的信息化效率的瓶頸問題，制約了應(yīng)用單位的信息化持續(xù)發(fā)展，它的危害主要體現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 信息的多重采集影響數(shù)據(jù)的一致性和正確性

同一單位不同部門采用的軟件相互孤立，數(shù)據(jù)不能共享，造成相同的數(shù)據(jù)要在多個(gè)軟件系統(tǒng)重復(fù)輸入，一個(gè)系統(tǒng)中的結(jié)果也無法直接導(dǎo)入到另一個(gè)系統(tǒng)中，必須重新錄入。這樣不僅僅是增加了重復(fù)勞動(dòng)，而且容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)錄入出錯(cuò)，從而影響系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，也容易造成不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)不一致性。

2.2 數(shù)據(jù)格式的不一致，影響跨系統(tǒng)查詢統(tǒng)計(jì)

由于軟件系統(tǒng)以部門劃分，各部門的軟件相互獨(dú)立，開發(fā)軟件時(shí)的數(shù)據(jù)格式由不同的開發(fā)者定義，造成數(shù)據(jù)格式不一致，從而無法實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的查詢、統(tǒng)計(jì)、匯總等操作。即使要比對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否一致也是困難重重，這就為單位綜合使用數(shù)據(jù)造成了巨大的障礙，甚至造成計(jì)劃失控、庫存過量、采購(gòu)與銷售環(huán)節(jié)的暗箱操作等問題[3]。

2.3 數(shù)據(jù)不統(tǒng)一影響應(yīng)用單位的決策 [3]

一個(gè)單位的決策往往需要綜合多個(gè)部門的信息，而孤立的系統(tǒng)只能提供局部的信息，無法有效提供全面的數(shù)據(jù)，無法綜合全局考慮問題，無法為決策者提供有力的支持。

3 VBA解決“信息孤島”應(yīng)用案例分析

3.1 某醫(yī)院統(tǒng)計(jì)室《VBA 病案及單病種集成系統(tǒng)》

該統(tǒng)計(jì)室同時(shí)使用《廣東省醫(yī)院統(tǒng)計(jì)病案管理系統(tǒng)》和《單病種質(zhì)量監(jiān)控報(bào)告系統(tǒng)》兩套軟件分別向上級(jí)管理部門上報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)，兩套軟件中存在許多重復(fù)的數(shù)據(jù)，但系統(tǒng)相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)無法共享，需要重復(fù)輸入，存在兩套軟件中的數(shù)據(jù)不一致的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，由于軟件是由上級(jí)管理部門指定使用，其中的數(shù)據(jù)及報(bào)表不能滿足醫(yī)院自身的需要。

《VBA 病案及單病種集成系統(tǒng)》分別從上述兩套系統(tǒng)中抽取了Excel數(shù)據(jù)表作為數(shù)據(jù)源，利用VBA實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)導(dǎo)入、查詢比對(duì)、分析管理、質(zhì)控圖生成、病案預(yù)測(cè)等功能。從而實(shí)現(xiàn)對(duì)兩套軟件系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的一致性進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)，并且從導(dǎo)出的數(shù)據(jù)中抽取如例數(shù)、療效、平均人費(fèi)用、平均人日費(fèi)用、平均住院日等數(shù)據(jù)項(xiàng)生成醫(yī)院自己需要的報(bào)表，生成質(zhì)控圖、病案預(yù)測(cè)等輔助決策的數(shù)據(jù)。一定程度上解決了數(shù)據(jù)重復(fù)輸入帶來的不一致的隱患，抽取數(shù)據(jù)二次使用，提高了數(shù)據(jù)的使用效率。

3.2 廣州某企業(yè)利用VBA技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)原有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合及其應(yīng)用[1]

廣州某企業(yè)二十多年前就開始引進(jìn)信息化管理，由于缺乏長(zhǎng)期的規(guī)劃，造成多套軟件系統(tǒng)之間的相互孤立，造成重復(fù)勞動(dòng)、數(shù)據(jù)潛在錯(cuò)誤等諸多問題。2008年公司請(qǐng)復(fù)旦大學(xué)軟件學(xué)院為其進(jìn)行了改造，對(duì)公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、項(xiàng)目材料系統(tǒng)、人事公布系統(tǒng)進(jìn)行了數(shù)據(jù)整合。

利用VBA對(duì)公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)的四個(gè)部分：本部的會(huì)計(jì)系統(tǒng)、本部的出納系統(tǒng)、分公司的會(huì)計(jì)系統(tǒng)、分公司的出納系統(tǒng)進(jìn)行了整合，對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行導(dǎo)出Excel、數(shù)據(jù)字段的擴(kuò)容增加安全保護(hù)等操作，實(shí)現(xiàn)了不同賬目之間可以進(jìn)行核對(duì)、生成撥付審核表等功能。

對(duì)項(xiàng)目材料系統(tǒng)則是用同時(shí)利用Excel表格和VBA程序 進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)了將公司材料價(jià)格迅速下達(dá)到項(xiàng)目部；入倉單和出倉單及時(shí)登記，控制公司倉庫內(nèi)的庫存等功能。

對(duì)人事公布系統(tǒng)，則利用VBA讀取數(shù)據(jù)庫，再把相關(guān)資料填入Excel或者Wbrd的模版，再進(jìn)行打印和上傳到服務(wù)器進(jìn)行發(fā)布，減少了原系統(tǒng)中的煩瑣人工工作。

利用VBA對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合減少了部門之間的數(shù)據(jù)傳輸難度，對(duì)原數(shù)據(jù)庫進(jìn)行擴(kuò)容，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高了數(shù)據(jù)利用的效率和效果。

4 利用VBA進(jìn)行數(shù)據(jù)整合的一般方法

利用VBA對(duì)多個(gè)孤立的軟件系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合是一種簡(jiǎn)單可行有效的方法，也是是許多單位采用的方法，就其開發(fā)過程而言，可以歸結(jié)出一般方法，如圖1示，一般可以按如下步驟進(jìn)行。

4.1 了解原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

要進(jìn)行數(shù)據(jù)整合先要對(duì)原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫格式進(jìn)行解析，最好的辦法是利用DBMS打開原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，從而能清晰地掌握數(shù)據(jù)庫各表的結(jié)構(gòu)。有些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫經(jīng)過了加密，如果無法破解，就要通過該系統(tǒng)所能導(dǎo)出的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，比如有些系統(tǒng)可以導(dǎo)出Excel表格，則通過導(dǎo)出的Excel表格進(jìn)行分析，或者從該系統(tǒng)的報(bào)表進(jìn)行數(shù)據(jù)格式的分析。

4.2 了解客戶需求

客戶需求是系統(tǒng)改造整合的最終目標(biāo)，通過與用戶溝通，了解用戶對(duì)原系統(tǒng)的意見，了解用戶對(duì)數(shù)據(jù)還有哪些利用的需要，形成需求說明，為下一步開發(fā)做好準(zhǔn)備。

4.3 導(dǎo)出數(shù)據(jù)

將系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出到一個(gè)過渡系統(tǒng)，例如Excel中，分析比較數(shù)據(jù)項(xiàng)的異同，總結(jié)出不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)變換的規(guī)律，可通過VBA程序轉(zhuǎn)換格式，或是抽取各系統(tǒng)中所需數(shù)據(jù)進(jìn)行加工。

4.4 數(shù)據(jù)的格式的轉(zhuǎn)換，

有些系統(tǒng)沒有提供數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入功能，但是可獲得其數(shù)據(jù)庫密碼，則可用VBA程序打開其數(shù)據(jù)庫，將另一系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換成其所定義的數(shù)據(jù)格式，再將數(shù)據(jù)寫入其中，從而實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)A的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換后，通過VBA程序?qū)胂到y(tǒng)B，減少重復(fù)輸入造成的出錯(cuò)隱患和人工勞動(dòng)。

4.5 數(shù)據(jù)的抽取與利用

各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，還可根據(jù)用戶的需要，從這些數(shù)據(jù)中抽取數(shù)據(jù)項(xiàng)，進(jìn)行深加工，生成新的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，或是進(jìn)行其它計(jì)算，從而擴(kuò)展原系統(tǒng)不具備的新功能。

5.結(jié)束語

要徹底解決“信息孤島”問題，最終還需對(duì)單位的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，全面考慮各部門間、上下級(jí)間的數(shù)據(jù)流往來，進(jìn)行整體設(shè)計(jì)開發(fā)。但就目前現(xiàn)狀而言，一個(gè)單位往往有多頭管理，各管理部門間的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)并沒有統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計(jì)，而且重新開發(fā)也將耗費(fèi)巨大的人力和財(cái)力，也為日常工作帶來困擾。利用VBA進(jìn)行各管理信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合以其簡(jiǎn)單、廉價(jià)、高效而有著極大的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]張思聰.利用VBA技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)原有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合及其應(yīng)用[D].上海：復(fù)旦大學(xué)，2008.

[2]陳琳玲.基于VBA的醫(yī)療統(tǒng)計(jì)信息系統(tǒng)集成應(yīng)用[J].南方職業(yè)教育學(xué)刊，2014（01）：97-101.

[3]卞保武.論企業(yè)信息化中的“信息孤島”問題[J].中國(guó)管理信息化，2007，10（4）：22-25.

作者信息：

黃毅斌（1971——），男，廣東汕頭人，汕頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院計(jì)算機(jī)系講師，主要研究方向?yàn)檐浖O(shè)計(jì)、現(xiàn)代教育技術(shù)。