基于房產(chǎn)登記淺談檔案管理要點(diǎn)

青海省樂都區(qū)房地產(chǎn)管理局 青海樂都 810700

摘要：本文以房產(chǎn)檔案管理為例，深入分析了房地產(chǎn)登記檔案管理的特點(diǎn)，并從房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、保障房登記檔案管理、房屋的全生命周期檔案管理及房地產(chǎn)檔案信息查詢管理四個(gè)方面展開了詳細(xì)的探討。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案；信息化建設(shè)；檔案查詢

前言

傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理以實(shí)物檔案管理為主，但在信息真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、管理效率、協(xié)同查詢等方面均存在問題，嚴(yán)重制約了檔案的有效利用。隨著信息技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為房地產(chǎn)檔案管理的重要課題，特別是新的住房制度頒布實(shí)施以來，房地產(chǎn)檔案管理信息化的重要性進(jìn)一步突顯。

1、房地產(chǎn)登記檔案管理的特點(diǎn)

1.1 政策性、專業(yè)性強(qiáng)。房地產(chǎn)登記檔案是依據(jù)法律、法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定對(duì)房地產(chǎn)物權(quán)從設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓等全過程的記錄，合法合規(guī)性是其首要特征。同時(shí)，登記檔案信息要符合檔案管理的相關(guān)專業(yè)特征和要求，內(nèi)容上反映房地產(chǎn)權(quán)利狀況和房地位置和面積大小，反映房地產(chǎn)權(quán)利狀態(tài)的來龍去脈，因而又有很強(qiáng)的專業(yè)性。

1.2 動(dòng)態(tài)性、時(shí)效性強(qiáng)。登記檔案形成后，房地產(chǎn)權(quán)利和房地情況會(huì)隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌以及房屋買賣、交換、繼承、贈(zèng)與等引起的房地產(chǎn)物權(quán)轉(zhuǎn)移而不斷發(fā)生變化。隨著我國經(jīng)濟(jì)和城市發(fā)展，房屋的拆除、翻改、擴(kuò)建、土地分割、合并等變更又不可避免，因而房地產(chǎn)處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。為保證檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確，檔案登記信息必須及時(shí)有效地記錄變更情況，從而確保房地產(chǎn)信息是動(dòng)態(tài)的、真實(shí)的，使登記檔案成為有效的可利用的“活”檔案。

1.3 真實(shí)準(zhǔn)確性強(qiáng)。登記檔案是房地產(chǎn)物權(quán)狀態(tài)的真實(shí)歷史記錄，這種記錄必須與實(shí)際相符。記載的權(quán)利人、權(quán)利范圍必須清楚，能在權(quán)利審核和排解權(quán)利糾紛中起憑證和參考作用。真實(shí)性是登記檔案的生命，也是發(fā)揮檔案現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。

2、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)

2.1 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不是純粹的把手工管理模式搬到電腦上，而是以數(shù)據(jù)的形式，對(duì)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的存儲(chǔ)、分發(fā)和運(yùn)算，房產(chǎn)檔案信息管理需要構(gòu)建檔案信息資源共享體系，構(gòu)建互聯(lián)互通、分布共享的檔案信息服務(wù)通道，從而使得房地產(chǎn)檔案信息的共享將成為可能。這就需要檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案信息的采集工作，房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)要與房地產(chǎn)交易系統(tǒng)有效結(jié)合，房地產(chǎn)交易中產(chǎn)生的房產(chǎn)信息可以便捷的進(jìn)入房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，保證了全面有效的房產(chǎn)信息資源。

2.2 對(duì)于以往的房地產(chǎn)檔案信息也要采用有效手段，以掃描、手工錄入或者相機(jī)拍攝等手段歸入房產(chǎn)檔案系統(tǒng)，海量的房產(chǎn)信息在搜集完畢后，還要進(jìn)行有效的歸類和組合，建立清晰的房地產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫。

2.3 由于房地方市場(chǎng)交易的頻繁變動(dòng)導(dǎo)致房屋產(chǎn)權(quán)不斷進(jìn)行調(diào)整，作為檔案管理部門要及時(shí)對(duì)新的房產(chǎn)信息進(jìn)行更新和整理，對(duì)檔案管理軟件不斷升級(jí)，保持信息與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的同步性，實(shí)行房地產(chǎn)檔案的適時(shí)管理。

3、加強(qiáng)保障房登記檔案管理

隨著我國保障房建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，保障房登記檔案管理工作的重要性開始凸顯。國家房地產(chǎn)管理部門明確要求，市、縣級(jí)住房保障主管部門，應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請(qǐng)、審核、分配、復(fù)核、退出等管理工作服務(wù)，為房屋管理、使用、維護(hù)提供依據(jù)。且應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度，規(guī)范公開和查詢行為，依法保障住房保障對(duì)象的合法權(quán)益。市、縣級(jí)住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)配備必要的檔案管理人員，確保檔案安全，統(tǒng)籌安排檔案管理經(jīng)費(fèi)，確保足額到位，并嚴(yán)格按規(guī)定用途使用，不得擠占、挪用。要求對(duì)住房保障對(duì)象檔案按照“一戶一檔”的原則，在申請(qǐng)人獲得住房保障后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況，在房屋分配使用后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔；成套房屋應(yīng)當(dāng)按套建立檔案，宿舍應(yīng)當(dāng)按間建立檔案。建立紙質(zhì)檔案并同步建立電子檔案，相互印證。對(duì)于有不按規(guī)定歸檔、涂改偽造檔案，以及擅自提供、抄錄、公布、銷毀、出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案等行為的責(zé)任人員，依照公務(wù)員法、檔案法等法律法規(guī)給予處分；構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

4、建立房屋的全生命周期檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，近年來我國已建成房屋建筑物的面積不斷增加。由于不同時(shí)期建造的房屋有不同的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，在使用過程中，材料老化、房屋改造裝修等，嚴(yán)重影響了房屋的使用安全及使用壽命。目前的房地產(chǎn)檔案信息大多集中于房屋權(quán)屬、面積、戶型以及交易過程等信息，反映不出來房屋質(zhì)量狀況目前，我國還沒有比較完整的針對(duì)房屋建筑物在長期使用直至拆除階段安全管理的法律法規(guī)，相關(guān)機(jī)構(gòu)和資金也不能有效應(yīng)對(duì)房屋建筑物的安全管理工作。為了全面掌握各類房屋的“健康”狀況，可以建立房屋的全生命周期檔案，包括建于什么年代、什么結(jié)構(gòu)、設(shè)計(jì)者和施工者是誰、產(chǎn)權(quán)人是誰、曾經(jīng)遭受過怎樣的自然災(zāi)害、什么時(shí)候?qū)Ψ课葸M(jìn)行過維修，以及什么時(shí)候進(jìn)行過安全鑒定等，從房屋的開發(fā)建設(shè)到最終的拆除，所有的情況將全部計(jì)入檔案中。而且該檔案也會(huì)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新，“比如某房屋的公共部位進(jìn)行了維修，物業(yè)公司隨后就要把相關(guān)記錄上傳，記入檔案。”可供業(yè)主或者其他相關(guān)權(quán)利人查詢。從房屋的開發(fā)、建設(shè)到交易、登記情況，再到建成后的物業(yè)管理、使用維護(hù)直至最終拆除，房屋在其全生命周期之中的各種情況都將一目了然。將為政府的宏觀決策提供支持。同時(shí)，也將服務(wù)于一些具體的工作。比如住房限購中核查購房人已有住房的情況，保障房資格核查申請(qǐng)人住房情況，差別化稅收和貸款中核查首套房、二套房等，都可以利用全生命周期檔案查詢。

5、加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息查詢的管理

目前針對(duì)主要由于居民房產(chǎn)檔案信息泄露而出現(xiàn)的“房叔”、“房妹”等事件，房地產(chǎn)交易中心將嚴(yán)防居民房產(chǎn)信息泄露，防止“以人查房”和“以房查人”的現(xiàn)象。廣州“房嬸”事件的發(fā)生，就是因?yàn)楫?dāng)?shù)胤慨a(chǎn)交易登記中心的一名編外人員受人所托，未經(jīng)任何審批違規(guī)查詢公民房產(chǎn)信息，隨后被別有用心的人在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布。房管部門已經(jīng)對(duì)泄露他人隱私相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。在這之前發(fā)生的“房叔”事件已由廣州市房地產(chǎn)檔案館將泄露房產(chǎn)信息的責(zé)任人撤離崗位并對(duì)其給予行政記過處分?！皞€(gè)人住房信息系統(tǒng)”是房地產(chǎn)檔案館在全面實(shí)行房地產(chǎn)宏觀調(diào)控后，按照現(xiàn)行政策，為滿足限購、差別化貸款、契稅優(yōu)惠等業(yè)務(wù)需要，專為權(quán)利人出具《個(gè)人（家庭成員）名下房地產(chǎn)登記情況證明》和登記查考而建?！冻鼍呒彝コ蓡T名下房產(chǎn)情況證明業(yè)務(wù)流程》規(guī)定有嚴(yán)格的使用條件：“權(quán)利人自己申請(qǐng)，必須提供本人有效身份證明原件；權(quán)利人委托他人辦理的，除提供權(quán)利人及受托人身份證原件外，還必須提交載明查詢事項(xiàng)的授權(quán)委托書，不能提供權(quán)利人身份有效證明原件的，委托書必須經(jīng)過公證”?！胺渴濉薄胺繈稹笔录陌l(fā)生，客觀上反映出市房地產(chǎn)檔案館在個(gè)人住房信息系統(tǒng)及其管理上確實(shí)存在薄弱環(huán)節(jié)，個(gè)別工作人員存在責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)不熟的實(shí)際問題。今后要有效堵塞管理漏洞，對(duì)系統(tǒng)及查詢制度、流程進(jìn)行全面清理，并從加強(qiáng)人員管理教育、提升技術(shù)防控手段兩方面進(jìn)行整改。

6、結(jié)束語

總之，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案登記管理，已成為當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理工作的重要課題。作為房地產(chǎn)檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在實(shí)際工作不斷探索檔案管理的手段和方法，切實(shí)提高房產(chǎn)檔案管理水平。