強(qiáng)化跟蹤及閉環(huán)管理在ERP系統(tǒng)上的應(yīng)用

摘要：綜述跟蹤及閉環(huán)管理在ERP系統(tǒng)上的應(yīng)用及如何提升ERP系統(tǒng)管理水平的一些建議。

關(guān)鍵詞：ERP;跟蹤及閉環(huán)管理;建議

1前言

ERP 系統(tǒng)自2005年開始在中石油系統(tǒng)內(nèi)部多個企事業(yè)單位上線運(yùn)行。我公司目前無論是生產(chǎn)運(yùn)行、檢修、備件管理等等都離不開ERP系統(tǒng)，該系統(tǒng)雖然運(yùn)行良好，但也存在一定的問題，本文將著重論述閉環(huán)及跟蹤管理在ERP系統(tǒng)上的重要意義及提升ERP系統(tǒng)管理能力的一些建議。

2ERP系統(tǒng)介紹^{【1】【2】【3】}

ERP是英文Enterprise Resource Planning的縮寫，中文意思為企業(yè)資源規(guī)劃，它是一個以管理會計為核心的信息系統(tǒng)，識別和規(guī)劃企業(yè)資源，從而獲取客戶訂單，完成加工和交付。

它具有一體化管理、事先計劃與事中控制的特點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)管理環(huán)節(jié)中的協(xié)調(diào)管理功能，在流程業(yè)務(wù)處理過程中能最大限度的發(fā)揮每個人的工作潛能和責(zé)任心，強(qiáng)調(diào)人與人之間的合作精神。

3強(qiáng)化跟蹤及閉環(huán)管理在ERP系統(tǒng)應(yīng)用上

3.1" 跟蹤及閉環(huán)管理

閉環(huán)及跟蹤管理是一種綜合管理系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)管理的封閉與及時管控原則，它將企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)物資供應(yīng)、成本、銷售、質(zhì)量、人事、安全等全部作為閉環(huán)子系統(tǒng)，使系統(tǒng)和子系統(tǒng)內(nèi)的管理構(gòu)成連續(xù)封閉回路且使系統(tǒng)活動維持在一個平衡點(diǎn)上;另一方面面對變化的客觀實(shí)際，進(jìn)行靈敏、正確有力的信息反饋并作出相應(yīng)變革，使矛盾和問題得到及時解決。

3.2" 強(qiáng)化跟蹤及閉環(huán)管理在ERP系統(tǒng)應(yīng)用上的重要性

2013年是公司大修年，大修時需要訂貨的設(shè)備及主材均需通過ERP系統(tǒng)錄入后方能進(jìn)行采購，采購貨后進(jìn)行出庫施工，施工完畢后通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)算，也就是說大修的全過程均涉及到ERP系統(tǒng)，整個過程按照附圖一所示的流程圖進(jìn)行。

通過該流程圖可以看出，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題或拖延，將直接導(dǎo)致下一個環(huán)節(jié)無法正常進(jìn)行，比如今年大修中出現(xiàn)的ERP錯誤編碼修正這一項小的問題就直接會導(dǎo)致各車間設(shè)備員延誤5到7個工作日在ERP系統(tǒng)上錄入設(shè)備，錄入設(shè)備的工作日延誤，后續(xù)環(huán)節(jié)便會陸續(xù)拖延。

所以為避免整個流程的斷裂，跟蹤管理在分公司ERP系統(tǒng)的應(yīng)用上非常重要，必須進(jìn)行強(qiáng)化。

而所有流程均執(zhí)行完畢后，仍需要對第一流程與最后一流程之間做閉環(huán)管控，比如可以對檢修計劃中提出的工作量及涉及到的設(shè)備與所有出庫的料單進(jìn)行比對，如果發(fā)現(xiàn)兩者之間存在偏差或錯誤，那么就證明檢修過程中存在檢修漏項，便可以追蹤下去。

4如何提升公司ERP系統(tǒng)的管理水平

4.1" 目前公司ERP系統(tǒng)存在的一些問題

公司ERP系統(tǒng)目前受一些客觀條件的限制仍存在一些嚴(yán)重問題，比如說今年大修中，很多維電儀訂貨工單由生產(chǎn)車間創(chuàng)建后，維電儀車間進(jìn)行采購設(shè)備編碼的ERP錄入，錄入后，個別設(shè)備員疏于管理，有些工單在各環(huán)節(jié)審批過程中出現(xiàn)了斷檔而沒有及時協(xié)調(diào)造成工單預(yù)留號無法下達(dá)進(jìn)而延誤了采購周期;物采中心采購的設(shè)備到貨后沒有及時通知車間，車間也就不能及時催促施工單位及時領(lǐng)料;施工單位領(lǐng)料時因ERP該項目下WBS元素資金少而無法出庫，但施工單位及庫房沒有及時通知車間進(jìn)而造成后續(xù)多個車間全部向計劃處申請資金，而后續(xù)設(shè)備出庫量巨大，補(bǔ)充的資金無法掌控等等問題。

4.2" 如何解決目前分公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行中存在的上述問題

按照本文2中所述，解決上述問題，必須強(qiáng)化跟蹤管理，保證流程暢通，及時消除公司各ERP使用部門只負(fù)責(zé)自己這一塊業(yè)務(wù)而不負(fù)責(zé)下一流程的弊病，這就需要將各ERP使用部門通過一種信息渠道及時詳細(xì)了解到每個環(huán)節(jié)的進(jìn)程，真在做到信息公開化，使ERP系統(tǒng)處于一種監(jiān)督體制下進(jìn)行。

我建議凡是涉及到需要在ERP系統(tǒng)中錄入設(shè)備進(jìn)行采購的，在錄入的同時一并及時按照附表一樣式進(jìn)行各相關(guān)數(shù)據(jù)填寫。公司在公司主頁可設(shè)ERP專欄，該專欄設(shè)置如下幾層：維電儀層、生產(chǎn)單位層、機(jī)動處層、物采中心層、大庫層等，比如大修中需要訂貨一種設(shè)備，維電儀設(shè)備員填寫工單后，便進(jìn)行上傳，這時各職能部門便可及時查閱及時審批ERP工單，而預(yù)留號下達(dá)后，維電儀設(shè)備員將數(shù)據(jù)填寫完畢后可在自己層上專欄中繼續(xù)上傳，其他相關(guān)部門可在此層查閱相關(guān)信息，而當(dāng)設(shè)備到貨后，物采中心繼續(xù)填寫該表格后上傳，其他相關(guān)部門可在此層查閱相關(guān)信息，如此按照流程進(jìn)行下去，直至該工單關(guān)閉為止。

雖然目前公司ERP系統(tǒng)各審批環(huán)節(jié)也是如此進(jìn)行的，但由于全部審批環(huán)節(jié)均是在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，如果想查看流程必須進(jìn)入ERP系統(tǒng)內(nèi)部，而目前公司各管理人員由于每天的工作任務(wù)不同，有些并沒有做到每天均進(jìn)入ERP系統(tǒng)一次，所以也確實(shí)存在很多訂單未及時審批的現(xiàn)象。但如果按照本文本段中所建議的這種方式進(jìn)行工作，各ERP使用部門將一目了然的查閱到目前ERP工單的進(jìn)程，真正實(shí)現(xiàn)跟蹤及閉環(huán)管理，因?yàn)楦鱁RP使用單位填寫完畢相應(yīng)數(shù)據(jù)后進(jìn)行上傳時是附帶時間的，如果哪個部門沒有及時跟蹤延誤了下一個流程，將在專欄中各管理層通過上傳時間直接體現(xiàn)出來，這種公開的信息監(jiān)督方式將可以徹底消除以往各使用部門各司其責(zé)，不能及時溝通的問題，比如說，當(dāng)車間查閱到物資已經(jīng)到庫后，可催促施工單位進(jìn)行領(lǐng)料，當(dāng)施工單位領(lǐng)料過程中發(fā)現(xiàn)因資金問題無法出庫，這時可由大庫填寫未出庫原因，車間設(shè)備員查閱到此項信息后，將及時協(xié)調(diào)資金保證設(shè)備出庫，如此就消除了到庫設(shè)備大量占用資金無法出庫等一系列問題;而這種方式也將直接消除以往維電儀錄入設(shè)備后生產(chǎn)車間不及時審批而造成預(yù)留號不能及時生成等一系列問題。

5" 結(jié)束語

通過本文，著重論述了跟蹤及閉環(huán)管理在ERP系統(tǒng)上的重要意義，并提出了一些建議，本文中的各種觀點(diǎn)及論述均從ERP系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的各種問題中得出，希望這些觀點(diǎn)及論述日后能對ERP系統(tǒng)的繼續(xù)良好運(yùn)行作出一個參考，真正提高公司信息化管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉洋《服務(wù)型企業(yè)ERP系統(tǒng)選型研究》 河南科技大學(xué)學(xué)報：自然科學(xué)版，2013年 第1期。

[2]張志勇《ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制研究》經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012年 第33期。

[3]田宇翔，武志云《紡織企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用研究》河北紡織，2012年 第2期。

附圖一

大修從前期制定至訂貨設(shè)備安裝在現(xiàn)場整個過程流程圖

附表一" 結(jié)合跟蹤及閉環(huán)管理在ERP專欄中制定的訂貨設(shè)備跟蹤流程表

注：表中*1為維電儀設(shè)備員填寫并上傳，*2為物采中心計劃員填寫并上傳，*3為大庫填寫并上傳，*4為生產(chǎn)車間設(shè)備員填寫并上傳，*1234*為各部門及機(jī)動處、財務(wù)處等職能部門根據(jù)實(shí)際情況均可以填寫并上傳。