基于企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新與實踐的研究

摘要：近幾年，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及經(jīng)濟全球化的深入，我國企業(yè)的發(fā)展將面臨巨大的挑戰(zhàn)。在競爭激烈的市場環(huán)境下，很多企業(yè)都在積極尋找方法來提高自身的競爭力，以求得自身的可持續(xù)發(fā)展。而提高管理水平，學習國外先進的科學技術，對企業(yè)實施全方位管理將會有效的加強企業(yè)競爭力。企業(yè)眾多管理中，辦公室管理直接影響整個企業(yè)的運行，因此，必須不斷改革創(chuàng)新辦公室管理。本文簡單敘述新的經(jīng)濟形勢下辦公室工作面臨的問題，并深入探究企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐。

關鍵詞：競爭激烈;辦公室管理;創(chuàng)新;實踐

一、前言

新的經(jīng)濟環(huán)境下，我國企業(yè)想要在競爭中謀求自身持續(xù)性發(fā)展，辦公室管理制度的改革以及創(chuàng)新勢在必行。辦公室管理的好壞關系到企業(yè)發(fā)展的方向，新形式下，要求辦公室管理堅持人文化管理，堅持與時俱進，堅持方式的創(chuàng)新^[1]。管理方式的創(chuàng)新既可以調(diào)動企業(yè)職員的工作積極性，提高工作效率，又可以節(jié)約資源，減少損耗，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

二、辦公室管理的特征

在整個企業(yè)中，辦公室具有很強的綜合性。它既是一個管理服務部門，也是企業(yè)生產(chǎn)活動正常運轉的紐帶，在企業(yè)正常運轉方面占據(jù)著不可替代的地位。它具有全局性、操作性、輔助性的特征。

（一）全局性特征

在企業(yè)管理服務部中，辦公室綜合能力很強，全局性是它首要的特征。企業(yè)得以正常運轉，辦公室發(fā)揮很大的作用。辦公室工作貫穿于企業(yè)發(fā)展的每一個階段，涉及到企業(yè)每一個部門，集管理、服務于一體。所以，要求它具備很強的全局性，在工作中可以統(tǒng)籌兼顧。

（二）操作性特征

企業(yè)和外部以及企業(yè)和企業(yè)內(nèi)部之間進行聯(lián)系的主要渠道是辦公室，它處在承上啟下，聯(lián)系左右，溝通內(nèi)處的樞紐地位，具有協(xié)調(diào)部門間關系，進行信息的溝通以及傳遞的功能。所以，辦公室的操作性特征可以調(diào)節(jié)、改善關系，加強團隊間的合作，同時也可以建立一種和諧的工作氛圍。

（三）輔助性特征

輔助性特征是辦公室的一個顯著性特征。它在管理者決策上發(fā)揮公共關系管理的全局作用，對決策者起輔助性支持，利于企業(yè)設計規(guī)劃總方向和企業(yè)實現(xiàn)整體的目標。

三、辦公室管理的職責

由于全局性是辦公室具有的特征，因此，它的職責包括以下幾點。

首先，對工作的管理，作為企業(yè)的信息處理中心，辦公室管理工作主要是管理好各類公文、檔案和日常事務。企業(yè)發(fā)展過程中，對信息量的需要非常大，能否合理有效的將信息數(shù)據(jù)進行分類整理影響著企業(yè)的發(fā)展。此外，由于企業(yè)科學管理實現(xiàn)的基礎是對日常事務的管理，因此，企業(yè)辦公室管理工作必須加強對日常事務的管理。

其次，對關系的協(xié)調(diào)。辦公室所具有的全局性決定了它需要和其它部門以及企業(yè)外部進行溝通協(xié)調(diào)。對內(nèi)，安排好企業(yè)各類會議及組織開展重大活動和公共事宜。對外，負責接待外來訪客^[2]。其中，最重要的是辦公室要服務于管理者，輔助管理者將企業(yè)的工作安排表達給相關的執(zhí)行部門。

最后，對領導決策的輔助。由于市場競爭激烈，而管理者的能力是有限的，它需要大量有用的建議和資源信息，因此，辦公室在領導者決策時，為其提供有價值的信息，切實實行輔助職責。

四、辦公室管理存在的不足

為順應社會發(fā)展，符合企業(yè)經(jīng)濟運行要求，辦公室管理急需新的管理理念和工作方式。在辦公室管理工作的過程中，它的缺點也逐漸被呈現(xiàn)出來。

（一）辦公室人員的素質(zhì)不高

由于辦公室管理工作既繁瑣又重要，需要辦公人員有很強的思維能力以及良好的綜合素質(zhì)?，F(xiàn)實工作中，辦公室工作量大而且范圍涉及較廣，工作人員沒有時間參加專業(yè)技能培訓，也沒有時間參加各種繼續(xù)教育，使得一部分辦公室人員綜合素質(zhì)不能提高。

（二）辦公室督查工作不嚴

企業(yè)管理者所制度的各種目標和決策，能夠順利落實的關鍵是辦公室的督查。辦公室應該根據(jù)企業(yè)的管理制度，建立起有利于企業(yè)發(fā)展目標實現(xiàn)的督查部門，為企業(yè)決策得以正常開展提供保障。

（三）辦公室管理制度不完善

當前企業(yè)的管理制度雖然正在不斷改革并且日益完善，但辦公室作為企業(yè)工作的紐帶，管理機制仍需在工作中根據(jù)實際情況不斷總結經(jīng)驗，建立出最新的、最貼近實際情況的管理制度。

（四）辦公室應對突發(fā)事件處理能力不足

企業(yè)的正常運轉需要一個平穩(wěn)的發(fā)展環(huán)境，但是，實際工作中總會遇到一些突發(fā)性事件，比如突然停電、談好的合作方案對方突然毀約等。這些在一定范圍上將會給企業(yè)帶來一定程度的影響。但是，對于這些突發(fā)性事件，辦公室在管理過程中經(jīng)常缺少合理快速的處理方式^[3]。

五、企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐

在企業(yè)辦公室管理部門中，為確保行政管理能力和綜合能力達到要求，要不斷提高辦公人員的綜合素質(zhì);為保證各項規(guī)章制度能夠得以落實，要不斷提高辦公室的督查能力;為幫助管理者進行科學決策，要不斷加強辦公人員的責任意識、服務意識。

（一）加強辦公室人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

辦公室工作協(xié)助管理者管理企業(yè)的基本要求是能夠具備高素質(zhì)的綜合能力。企業(yè)應利用各種有利條件組織開展形式各樣的活動，比如崗前培訓，技術等級考證，專業(yè)定向培訓以及繼續(xù)教育等。通過這些活動，可以充分調(diào)動他們的積極性，提高綜合素質(zhì)。此外，為符合社會發(fā)展需要，辦公室人員不僅要會基本的文字功能以及具備良好的溝通能力，還應該學習更多的知識，比如法律、計算機等。

（二）提高辦公室管理的督查效率

辦公室有權檢查、督促限期完成的工作任務。每個企業(yè)都難免存在一些消極對待工作的員工，這需要辦公室人員切實履行督查職責。以確保企業(yè)的工作任務能夠具體落實到位，企業(yè)計劃目標能夠按時完成。辦公室應根據(jù)相關法律、法規(guī)編制企業(yè)各項行政管理制度，建立方便、快捷、有威信并且運轉自如的監(jiān)督部門，切實圍繞企業(yè)重心開展工作，提高督查效率，促進企業(yè)發(fā)展。

（三）提高辦公室人員的責任意識

工作意味著責任，只有不負責任的員工，沒有做不好的工作。企業(yè)應提高辦公室人員的責任意識，讓他們認識到辦公室管理的責任和義務，增強自身服務的意識，轉變舊的觀念，在新形式下切實發(fā)揮自身輔助功能作用，幫助管理者制定合理科學的決策^[4]。同時，辦公室是企業(yè)形象的代表者，工作效率會影響企業(yè)的效率，素質(zhì)的高低也反映出企業(yè)的素質(zhì)。所以，辦公室人員要有強烈的責任意識，嚴格要求自己。不論在外面還是在辦公室，待人處事時都應有品位、有形象、有人格。無論是管理事務還是打理后勤服務，都應保持高度的敏銳性。

（四）提高辦公室對重大突發(fā)事件的反應能力

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中也會遇到各類突發(fā)事件，這會給企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展和聲譽帶來負面影響。這就要求辦公室管理工作具有超前意識，擬定并不斷完善企業(yè)突發(fā)事件應急預案，并與各個部門構建信息網(wǎng)絡。辦公室工作人員要提高敏銳性，及時搜集可能發(fā)生突發(fā)事件潛在風險的有關信息，科學定性，掌握動向，根據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)、特點和危害程度，啟動相應級別的應急處置程序，能夠快速做出決策，運用有效的方式處理突發(fā)性事件。從而有效控制、減輕和消除突發(fā)事件引起的各種危害。

六、結束語

隨著新型企業(yè)管理制度的創(chuàng)新，現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)辦公室管理面臨一個新的發(fā)展機遇。作為掌握全局，有綜合功能的輔助管理部門，辦公室既可以向企業(yè)反映大量的信息，也可以使企業(yè)在正常運行中減少工作量，提高工作效率。辦公室職員要注意時刻關注員工的工作情況，調(diào)節(jié)好員工之間，管理人員和員工之間，企業(yè)和外面的聯(lián)系，實做好落實管理、協(xié)調(diào)、服務這三項事項。

參考文獻：

[1]趙曉林.企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐探究[J].辦公室業(yè)務，2012，（19）：8-10.

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[3]周海偉.國有企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新與發(fā)展[J].技術與市場，2013，（10）：161-164.

[4]王景軍.企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐[J].中國城市經(jīng)濟，2012，（02）：127-128.