淺析建筑工程項(xiàng)目檔案管理優(yōu)化措施

摘要：建筑工程施工檔案在建筑工程后續(xù)的運(yùn)行、改造、擴(kuò)建中可以發(fā)揮巨大價(jià)值，通過(guò)對(duì)建筑施工檔案的合理有效應(yīng)用，能直接推動(dòng)建筑企業(yè)的發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。文章闡述了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性，分析了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題，提出了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：工程；檔案；管理

引言

建筑施工企業(yè)在開(kāi)展招投標(biāo)、施工、質(zhì)量管理、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)等多項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，都與檔案管理工作具有密切的聯(lián)系。工程檔案的內(nèi)容較為豐富，包括了施工過(guò)程中的各種文檔、圖紙等資料。工程檔案對(duì)于施工過(guò)程中的具體情況進(jìn)行了記錄，并且是工程整體質(zhì)量評(píng)定和管理維護(hù)的重要依據(jù)。與此同時(shí)，施工企業(yè)也可以通過(guò)對(duì)施工過(guò)程中的相關(guān)資料進(jìn)行研究，實(shí)現(xiàn)技術(shù)和管理方面的創(chuàng)新，以提高自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。

1建筑工程項(xiàng)目檔案管理的重要意義

在實(shí)際的建設(shè)過(guò)程中，施工檔案作為工程建設(shè)的重要組成部分，必須引起建筑企業(yè)的足夠重視。建筑工程項(xiàng)目檔案管理的重要意義主要表現(xiàn)為：（1）工程檔案管理是保證工程項(xiàng)目順利實(shí)施的基礎(chǔ)。工程檔案管理是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)中的審批、招標(biāo)、施工及交付使用等資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，可以具體的反映各個(gè)階段的信息和數(shù)據(jù)，全面、客觀、準(zhǔn)確的記錄信息，對(duì)工程建設(shè)提供指導(dǎo)意見(jiàn)，保證工程項(xiàng)目的順利實(shí)施。另外，工程檔案還能反映各部門的具體施工情況和人員的流動(dòng)情況，以便改善施工計(jì)劃，爭(zhēng)取早日完工，降低資源成本。（2）工程檔案管理是可以保證整個(gè)建設(shè)工程的合理、合法化。工程檔案管理中詳細(xì)記錄著各相關(guān)責(zé)任人、合作單位的信息及各部門的施工情況，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案可以在發(fā)生糾紛、事故等情況時(shí)，及時(shí)找出相關(guān)負(fù)責(zé)人，特別時(shí)在交付使用后，一旦出現(xiàn)各種問(wèn)題，都可以直接從工程檔案中提取相關(guān)信息，直接與相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行交涉，避免相互推諉、無(wú)人承擔(dān)責(zé)任的情況發(fā)生。（3）工程檔案管理有利于積累建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。工程檔案記錄了一個(gè)工程項(xiàng)目的全部信息和數(shù)據(jù)，工程建筑企業(yè)可以通過(guò)整理企業(yè)包攬的多個(gè)過(guò)程項(xiàng)目進(jìn)行分析，探究影響企業(yè)工程企業(yè)發(fā)展的因素，尋找解決方案，以便提高企業(yè)的工程建設(shè)水平，推動(dòng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

2建筑工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

2.1檔案管理體制不完善

由于沒(méi)有健全的施工檔案管理制度，導(dǎo)致建設(shè)施工過(guò)程中，施工檔案的管理隨意性大，難以保證檔案管理工作質(zhì)量。隨著建筑工程建設(shè)難度的提升，檔案資料數(shù)量越來(lái)越多，沒(méi)有科學(xué)、有效的檔案管理制度為檔案管理工作做支撐，導(dǎo)致檔案管理效果難以落到實(shí)處。

2.2檔案意識(shí)薄弱

一些建筑建設(shè)單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不夠，僅僅把工程施工檔案管理工作當(dāng)做建筑工程中的一般臨時(shí)性工作，沒(méi)有制定企業(yè)內(nèi)部的施工檔案管理工作制度，缺乏專職施工檔案管理人員，難以保證施工檔案管理質(zhì)量。施工檔案的收集和管理，在一些建設(shè)人員看來(lái)是一項(xiàng)苦差事，導(dǎo)致檔案管理積極性不高，施工檔案的收集整理中，沒(méi)有做好鑒定驗(yàn)收工作，材料歸檔范圍沒(méi)有明確，影響了施工檔案管理工作效果。

2.3檔案資料管理質(zhì)量低下

當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對(duì)資料的堅(jiān)定，嚴(yán)重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無(wú)保存價(jià)值的資料，進(jìn)而影響對(duì)檔案的優(yōu)化管理與長(zhǎng)期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過(guò)程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強(qiáng)，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實(shí)性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。

3工程檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

3.1建立健全管理制度

針對(duì)建筑工程檔案管理制度的不健全問(wèn)題，相關(guān)部門應(yīng)該制定相應(yīng)的管理制度，明確各個(gè)管理部門的職責(zé)，提高管理檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。首先，管理部門要定期組織管理人員學(xué)習(xí)國(guó)家工程檔案管理制度以及相關(guān)的法律法規(guī)；其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門和檔案管理人員的監(jiān)督，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.2提高檔案資料管理的意識(shí)

首先，建立并加強(qiáng)建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)與認(rèn)識(shí)，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項(xiàng)目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識(shí)的情況下，進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強(qiáng)調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實(shí)到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺(jué)性與責(zé)任意識(shí)，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實(shí)際工程項(xiàng)目中發(fā)揮作用。

3.3明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)

建筑工程檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣、時(shí)間長(zhǎng)且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對(duì)于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的相關(guān)規(guī)定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺(jué)進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺(jué)性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于形成周期較短、時(shí)間性要求高的工程檔案管理，可以通過(guò)明確劃分時(shí)間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續(xù)的完整性，明確移交的重要性，確保萬(wàn)無(wú)一失。

3.4提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

正是因?yàn)榻ㄖこ坦芾砣藛T的專業(yè)管理素質(zhì)比較低下，才導(dǎo)致我國(guó)的工程檔案管理的效率不高，因此提高建筑工程管理人員的專業(yè)素質(zhì)是很有必要的。對(duì)管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)主要包括：第一，建立專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)隊(duì)伍，對(duì)部分人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，充分認(rèn)識(shí)到工程檔案管理工作的重要性；第二，加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)工程技術(shù)人員的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)；第三，對(duì)員工進(jìn)行考核，提高他們的信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，檔案管理工作能力達(dá)標(biāo)后方可上崗；第四，要增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)，確保建立高素質(zhì)、高能力的建筑工程檔案管理隊(duì)伍。

3.5加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案管理工作開(kāi)展需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過(guò)程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

結(jié)束語(yǔ)

建筑工程的檔案資料管理對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)講非常重要，因此，一定要注重工程檔案的管理問(wèn)題，認(rèn)真將工程實(shí)際情況記錄在檔案內(nèi)，為其他工程提供可靠的參考資料，以高度地責(zé)任感和緊迫感來(lái)推進(jìn)建設(shè)工程檔案管理工作，同時(shí)不斷提高我國(guó)建筑工程的質(zhì)量，為我國(guó)建筑行業(yè)的長(zhǎng)久持續(xù)發(fā)展做出一份貢獻(xiàn)。

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