基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索

摘 "要：企業(yè)需要管理大量客戶的檔案，通常這些工作都是由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)的，而對于客戶比較多的企業(yè)，需要對客戶檔案進(jìn)行分散管理，在分散管理過程中遇到了一系列的困難，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)，就需要對檔案管理制度進(jìn)行合理的、科學(xué)的制定，不斷加強(qiáng)客戶檔案管理，這對于管理與利用效益的提高非常有利。在檔案管理模式建立過程中，需要將管理理念和技術(shù)結(jié)合在一起，這時(shí)基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式才得以產(chǎn)生。鑒于此，本文針對該檔案管理模式展開相應(yīng)的理論探索，供大家參考。

關(guān)鍵詞：知識(shí)服務(wù);檔案管理模式;理論

近年來隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到了極大的提高，在信息時(shí)代的引領(lǐng)下，基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式也發(fā)生了一系列的變化。但是各企業(yè)都存在屬于自己的特點(diǎn)，在選擇檔案管理模式時(shí)，應(yīng)該與企業(yè)的實(shí)際情況相結(jié)合，選擇適合本企業(yè)的檔案管理模式，這樣才能為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

1.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式概述

1.1基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的內(nèi)涵

實(shí)際上基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理，就是建立管理規(guī)則和制度，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行編碼，對現(xiàn)有的檔案管理流程進(jìn)行簡化，以滿足不同用戶的實(shí)際需求?；谥R(shí)服務(wù)的檔案管理模式堅(jiān)持服務(wù)為本，力爭為用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，為了對工作的質(zhì)量及效率進(jìn)行保證，在實(shí)施該模式的過程中需要不斷優(yōu)化系統(tǒng)，這樣才能使用戶不斷增長的要求得以滿足。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，這種基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式與其存在較大的區(qū)別，利用這種模式進(jìn)行管理時(shí)，面對的對象時(shí)系統(tǒng)的中的所有數(shù)據(jù)資源，具體包括檔案、資料、文件等相關(guān)信息，這種管理模式的實(shí)施實(shí)際上就是整合知識(shí)的過程。該模式在實(shí)施過程中始終堅(jiān)持服務(wù)顧客的宗旨，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)與用戶之間的互動(dòng)，而傳統(tǒng)模式只能針對用戶檔案展開管理，檔案和其他資源之間的關(guān)聯(lián)性受到了限制，同時(shí)檔案資源開發(fā)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)也受到了嚴(yán)重影響。

1.2基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論依據(jù)

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論依據(jù)在于知識(shí)編碼及人性化的服務(wù)。檔案管理的主要目的在于為用戶提供有效服務(wù)，在編碼時(shí)需要融入一些人性化的理念，這樣才能保證檔案管理模式的合理性與科學(xué)性。知識(shí)編碼實(shí)際上就是利用合理的方式編排知識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享，促進(jìn)知識(shí)的交流。在知識(shí)編碼的過程中，檔案知識(shí)體現(xiàn)出有序化的特點(diǎn)，對各領(lǐng)域信息進(jìn)行匯集，對于經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)非常有利，領(lǐng)導(dǎo)者的決策也會(huì)更加科學(xué)化，大大提高了服務(wù)的針對性。此外，在知識(shí)編碼過程中，應(yīng)注意堅(jiān)持人性化的總之，為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)，滿足用戶在企業(yè)服務(wù)中的要求，獲得歸屬感，這樣才能保證企業(yè)的健康發(fā)展。

2.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的構(gòu)建

2.1基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的系統(tǒng)集成

檔案管理實(shí)際上就是知識(shí)管理，在檔案管理工作開始之前，應(yīng)對管理體制、管理機(jī)制以及具體流程之間的關(guān)系確立起來，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成。首先，應(yīng)堅(jiān)持支持與被支持原則。將檔案管理和企業(yè)戰(zhàn)略愿景聯(lián)系到一起，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)，就要將檔案管理體制的作用發(fā)揮出來，這種情況下要求檔案管理部門將企業(yè)管理和檔案管理聯(lián)系到一起，使檔案管理工作的層次上升一個(gè)臺(tái)階，滿足上一級的管理要求。其次，發(fā)揮指導(dǎo)與被指導(dǎo)的作用。在檔案管理過程中，管理機(jī)制發(fā)揮了重要作用，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系硬與企業(yè)組織關(guān)系相匹配，與企業(yè)中部門之間的工作相協(xié)調(diào)，這樣工作才能順利開展。最后，堅(jiān)持監(jiān)控與被監(jiān)控的原則。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，需要對檔案監(jiān)督加以考慮，及時(shí)監(jiān)督和反饋才能保證檔案轉(zhuǎn)化得到協(xié)調(diào)發(fā)展，資源利用率也會(huì)相應(yīng)提高。

2.2基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

獲取利潤永遠(yuǎn)都是企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)，檔案庫構(gòu)建也應(yīng)該將利潤最大化作為目標(biāo)。雖然整理檔案的過程并不能為企業(yè)創(chuàng)造利潤，但是整理完成后檔案就會(huì)被賦予隱性價(jià)值，這種隱性價(jià)值可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)為顯性價(jià)值，換句話說檔案整理對實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)是有利的。檔案管理應(yīng)隨著外界環(huán)境的變化做出及時(shí)的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)管理過程的創(chuàng)新?？傊瑱n案部門應(yīng)該注意將目標(biāo)意識(shí)納入到檔案整理方案中為檔案整理的過程增添動(dòng)力，為企業(yè)未來的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.3基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的資源整合

在資源整合過程中，不僅需要對檔案及資料進(jìn)行有序化管理，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)資源的整合，這種情況下企業(yè)檔案管理部門需要利用“大檔案”的思維對其展開管理，從檔案管理全過程對檔案進(jìn)行整合，整個(gè)過程中都需要企業(yè)對其展開指導(dǎo)和監(jiān)控，這樣才能促進(jìn)檔案資源的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。通過檔案的收集、整理等服務(wù)，找到檔案之間存在的聯(lián)系，一旦遇到困難，需要針對管理系統(tǒng)進(jìn)行組合與協(xié)調(diào)，從而為企業(yè)的大戰(zhàn)帶來更好的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)整個(gè)檔案工作的順利發(fā)展。

結(jié)語：

綜上所述，隨著近年來我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案資產(chǎn)作為企業(yè)的一筆隱性資產(chǎn)，對企業(yè)的發(fā)展存在十分重要的意義。因此，需要針對現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行不斷的管理和創(chuàng)新，而基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式得以應(yīng)用以后，企業(yè)檔案管理改革速度開始加快，企業(yè)發(fā)展獲得了極大的進(jìn)步，企業(yè)檔案管理的整體工作水平都得到顯著提升。本文針對基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的內(nèi)涵及理論依據(jù)進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上對企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建進(jìn)行了重點(diǎn)闡述，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改善，促進(jìn)檔案管理隱性價(jià)值朝著顯性價(jià)值的方向轉(zhuǎn)化，以更快的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。

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