電力檔案管理工作中存在的問題及對策

【摘 要】科學(xué)技術(shù)的發(fā)展個進(jìn)步推動了各個領(lǐng)域突飛猛進(jìn)的變化。其中電力行業(yè)作為其他產(chǎn)業(yè)必不可少的動力，自然也需要在體制上進(jìn)行著順應(yīng)時代的調(diào)整，推動生產(chǎn)和管理環(huán)節(jié)邁向一個全新的歷史階段。與此同時，檔案管理的利用價值也在不斷提升，成為目前電力行業(yè)比較關(guān)心的問題之一。如何充分發(fā)揮高效的管理和珍貴檔案資源的作用，使得其能夠成為電力產(chǎn)業(yè)的前進(jìn)推動力，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心環(huán)節(jié)。

【關(guān)鍵詞】電力檔案；問題；對策

電力檔案是電力工程建設(shè)的真實(shí)歷史記錄和反映，是工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件，更是投產(chǎn)后管理、運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)。電力檔案作為電力科技的詳細(xì)資料，對整個電力的運(yùn)營和維護(hù)都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，如果電力檔案科學(xué)、規(guī)范、詳細(xì)、信息化程度高，就會對今后的電力運(yùn)營與維護(hù)起到很好的促進(jìn)作用，反之，則會給這些工作帶來很大的麻煩，造成不必要的損失。因此，做好電力檔案管理工作是十分重要而有意義的事，必須加以重視。在多年的電力檔案管理工作實(shí)踐中，筆者發(fā)現(xiàn)其中還存在一些問題，應(yīng)及時予以改進(jìn)，以避免帶來不必要的麻煩，為電力檔案的保管與利用創(chuàng)造更好的條件。

1.存在的問題

1.1電力檔案管理存在不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范現(xiàn)象

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是檔案管理的重要手段之一，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和基礎(chǔ)，可以為檔案管理軟件創(chuàng)造一個良好的應(yīng)用環(huán)境，加快檢索速度，提高利用效率，發(fā)揮檔案信息共享優(yōu)勢。但在實(shí)際中的店里檔案管理中，一些細(xì)小問題上仍存在不規(guī)范情況。比如說，有的人習(xí)慣用一些不規(guī)范的記錄方法，同樣一個事，就有幾種不同的記錄方式，這種不規(guī)范的現(xiàn)象很普遍，給檔案保管者和利用者帶來很大麻煩。由于著錄不規(guī)范，嚴(yán)重地制約了計算機(jī)的檢索，影響了檢索效率。

1.2電力檔案管理存在只注重文字記載，不注重聲像檔案收集的問題

在很多電力工程項目上，一般只注意整理與收集有關(guān)的技術(shù)數(shù)據(jù)與技術(shù)資料，而對于聲像資料卻容易忽視，有的根本沒有這方面的資料。實(shí)際上，聲像檔案較紙質(zhì)文獻(xiàn)具有生動、形象、提供利用及時并可多人同時利用的特點(diǎn)，更能準(zhǔn)確反映歷史事件的原貌。但由于固化的思維方式和制度等方面的影響，導(dǎo)致多數(shù)單位盡管配備有攝像、錄音、照相設(shè)備，但基本沒有起到其應(yīng)發(fā)揮的作用。有的工作人員認(rèn)為，上級部門檢查的是文字資料，只要按要求把文字資料整理和保存好，就完事大吉了，而在電力工程建設(shè)活動中形成的照片、錄音、錄像帶、磁盤等不是檔案，認(rèn)為拍完、錄完、上報或交于當(dāng)事人就算完成任務(wù)了，不需要送檔案室歸檔保存。這樣就造成了電力檔案的聲像資料不完備，僅有的一些聲像檔案的失控或流失也比較嚴(yán)重，致使單位檔案不完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。即使保存了一些聲像檔案，但對這部分的開發(fā)與利用也重視不夠，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有得到深入的發(fā)掘與利用，其價值沒有得到充分體現(xiàn)。

1.3檔案工作硬件投入不足

隨著電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營步伐的加快，原有檔案用房過于狹小，檔案管理設(shè)備陳舊，已不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理中存在安全隱患。硬件設(shè)施是檔案工作的重要基礎(chǔ)。從總體情況看，普遍存在投入不足、檔案管理的硬件建設(shè)嚴(yán)重滯后等問題，硬件建設(shè)已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸。檔案綜合管理的要求無法實(shí)現(xiàn)，成為空中樓閣。由于重視不夠，不能達(dá)到檔案管理的要求，仍然使用非標(biāo)準(zhǔn)檔案柜，大多數(shù)檔案庫房缺少防高溫、防潮濕、防蟲措施，不少未按要求安裝防盜設(shè)施。檔案室專用微機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)幾乎未能完全到位，從而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫的建立，勢必影響了檔案工作的正常開展，也嚴(yán)重制約了檔案的信息化建設(shè)。

2.做好電力企業(yè)檔案工作的對策

2.1強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理人員的技術(shù)水平

電力企業(yè)檔案管理人員是檔案管理的直接參與者，是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息處理的具體執(zhí)行者，因此為了適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的完善，需要強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理人員的技術(shù)水平。隨著電力企業(yè)高層管理人員對檔案管理工作的重視日益增強(qiáng)，檔案管理人員對管理工作開展的積極性也進(jìn)一步太高，工作態(tài)度也得到了很好的改善，此事如果管理人員的技術(shù)水平也能滿足要求，才能夠更好的促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理工作的開展。

2.2加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)

隨著電力企業(yè)改革發(fā)展步伐的加快，電力企業(yè)管理工作中的檔案數(shù)據(jù)越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足企業(yè)對檔案管理的要求，因此應(yīng)該加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)。檔案管理信息化的建設(shè)需要對檔案管理工作中需要的硬件和軟件設(shè)備進(jìn)行改革，不僅要快速加強(qiáng)檔案管理工作中各種信息化技術(shù)的提升滿足電力企業(yè)發(fā)展的要求，還應(yīng)該保證滿足基礎(chǔ)信息化檔案管理工作的對硬件和軟件的基本需求條件。只有加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)，才能夠解決檔案管理工作效率低的問題，才能夠更好的保證檔案管理數(shù)據(jù)的安全性和長久性。

2.3規(guī)范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實(shí)效性

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)過程中，施工單位對紙質(zhì)檔案要按照規(guī)定統(tǒng)一載體、統(tǒng)一格式，在歸檔的同時，也需將電子文檔歸檔，才能提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)在企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享，對檔案編研工作也起到整合作用。一份真實(shí)、完整的工程檔案是一個電力建設(shè)工程全過程的反映，而工程檔案的收集工作是一項基礎(chǔ)性的工作，必須從一點(diǎn)一滴做起，以求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，加強(qiáng)電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作，有效利用好檔案資源。

3.結(jié)語

在明確檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，只要盡力加強(qiáng)對于電子檔案管理工作的重視程度，盡快完善相關(guān)的體制，將先進(jìn)的現(xiàn)代化手段運(yùn)用到檔案管理中去，腳踏實(shí)地、求真務(wù)實(shí)，終有一天會在電子檔案管理工作中得到回報。

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