淺談縣級醫(yī)院的檔案管理

【摘 要】醫(yī)院檔案，醫(yī)院建設和發(fā)展的真實寫照和原始記錄，是最具有權威性的憑證，一旦損毀，其損失無法估量。因此保護檔案資料，提高檔案服務質量，對于保證醫(yī)院工作的連續(xù)性和以后的開發(fā)利用有十分重要的作用。

【關鍵詞】醫(yī)院；檔案；管理；嚦好

1.縣級醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

縣級醫(yī)院由于檔案意識淡薄，一般管理體制不夠健全，致使檔案管理工作不夠規(guī)范。它們往往缺少專業(yè)的高素質檔案管理人員，對檔案缺少科學的分類管理，管理模式和手段比較落后，部分檔案資料缺失現(xiàn)象嚴重，應該形成的重要檔案沒有形成，為今后的提供利用留下缺憾。

2.如何做好縣級醫(yī)院的檔案管理工作

2.1培養(yǎng)高素質的檔案管理人員

醫(yī)院檔案人員素質參差不齊，要做好縣級醫(yī)院的檔案管理工作，提高檔案管理水平和檔案服務質量，以及今后逐步實現(xiàn)檔案工作專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標準化管理，都需要復合性的檔案管理人才，因此，縣級醫(yī)院的檔案管理人員必須慎重選擇、培養(yǎng)。一是要將既要懂檔案管理知識，又要會綜合利用，既要懂傳統(tǒng)紙質檔案的整理，又要懂現(xiàn)代化的信息技術專業(yè)技能較強的人員選任在檔案管理崗位上，并且要保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定[1]。二是對現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，參加各種檔案專業(yè)技能培訓，增強其專業(yè)技能。三是要選，搞好電子檔案（如衛(wèi)生人事信息系統(tǒng)、電子病歷、網(wǎng)上無紙化辦公、信息化機讀檔案管理等）的保管使用。

2.2要對收集的檔案資料進行科學分類

縣級醫(yī)院檔案大體可分為六類：文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、醫(yī)療法定文書檔案、聲像、電子、實物檔案、特殊檔案。

（1）文書檔案包括：文件檔案（可以按管理指導的級別分為國家級文件、省級文件、市級文件、縣級文件；衛(wèi)生部文件、省衛(wèi)生廳文件、市衛(wèi)生局文件、縣衛(wèi)生局文件、本醫(yī)院文件），通過這些檔案可以準確地了解國家、省地市各級的方針政策；人事檔案（是對醫(yī)院人員個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績的記載，是重要的人事信息資源，也是合理配置人力資源的依據(jù)），通過人事檔案可以明確地反映出縣級醫(yī)院技術人才的分布情況，最大限度地服務于臨床；合同、會議紀錄、信息檔案（包括縣級醫(yī)院與社會各界簽訂的各種合同，院委會、支部會、全院會等醫(yī)院重大會議的會議記錄、醫(yī)院發(fā)展的信息建設情況及新聞宣傳等）；大事記（重點記述本單位重要活動及主要成績，上級領導視察、機構更迭、重點項目建設、科技創(chuàng)新、重大案件、自然災害等）。

（2）業(yè)務檔案包括：縣級醫(yī)院的醫(yī)療教學檔案（引進上級醫(yī)療機構先進的技術、經(jīng)驗，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)級醫(yī)院培訓基地培訓而制定的教學培訓計劃、實習、見習資料等）；業(yè)務學習檔案（本院為提高服務質量，增強競爭能力而開展的全員業(yè)務學習，培養(yǎng)人才梯隊等方面的檔案）；科研檔案（包括本院技術人才開展的各項科學研究成果檔案，在國家、省、地、市各級刊物上發(fā)表的科研論文檔案等）；醫(yī)療過程中形成的各種影像圖文檔案（如核磁共振、CT、CR、X線膠片、超聲聲影像、心電圖、病理切片等檔案）。

（3）科技檔案包括：縣級醫(yī)院財務檔案；基建檔案；醫(yī)療設備檔案；藥品目錄檔案。

（4）醫(yī)療法定文書檔案包括：縣級醫(yī)院所有病案檔案及所有醫(yī)療司法鑒定檔案，這兩類檔案都具有法律效力，專人、專室管理，依法使用。

（5）聲像、電子、實物檔案包括：縣級醫(yī)院重大事件、活動的聲像資料、醫(yī)療教學教材聲像資料、實物資料，以及隨著信息化發(fā)展而產(chǎn)生的各種電子檔案。

（6）特殊檔案包括：縣級醫(yī)院作為保障全縣人民群眾健康及生命安全的主戰(zhàn)場，在特殊時期將會產(chǎn)生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價值。其它還有計劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫(yī)德醫(yī)風檔案、傳染病檔案、醫(yī)療行業(yè)商業(yè)賄賂專項治理檔案等。

2.3明確縣級醫(yī)院檔案的收集范圍和方式方法

2.3.1收集范圍

凡是反映縣級醫(yī)院發(fā)展的重大活動與事項，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片、電子文檔等資料均屬于歸檔范圍。凡歸檔的各種文字資料必須鋼筆書寫，字跡工整，所有打印文檔，一律用A4紙打印，傳真紙一律用A4紙復印后存檔，所有圖片、聲像制品要求清晰明了；凡歸檔電子文檔必須以年為單位，分門別類建立文件夾，便于整理檢索使用。

2.3.2方式方法

（1）平時收集。檔案管理人員應根據(jù)文件材料的承辦、形成運轉情況，在辦理完畢后及時收集、整理，如醫(yī)療文書檔案。

（2）定期收集。對平時收集有困難的文件材料，應根據(jù)其形的實際定期適時收集，以防散失。如工作周報、月報、總結計劃、大事記、業(yè)務學習、專題講座、職代會、全院職工大會等。

（3）年終總匯。每年年終時要將各科室、各領導手中當年的文件資料統(tǒng)一清查、收集、整理，以保證歸檔文件材料齊全、完整。

縣級醫(yī)院檔案收集要本著及時、齊全、完整的原則，做為檔案管理工作人員要確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏，要隨時關注醫(yī)院大事，及時歸檔，妥善保管，隨時為利用的人提供，做到“收得來，查得到”，“進得來，借得出”。發(fā)揮檔案的最大效用。

3.新形勢下做好縣級醫(yī)院檔案工作應注意的問題

（1）要增強服務意識，更新服務觀念，深化服務內容，優(yōu)化服務方式，提高本醫(yī)院各種檔案的利用率。

（2）要依法管理，依法利用，縣級醫(yī)院檔案管理一定要遵守檔案法，醫(yī)院病歷書寫與病案管理應規(guī)范，使之正確發(fā)揮其法律效力。

（3）要與現(xiàn)代科學技術接軌，隨著辦公信息化的發(fā)展，縣級醫(yī)院檔案管理工作也要逐步走向電子化、信息化，檔案管理信息化，就是將信息技術運用用檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中[2]，這就要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫，充分利用現(xiàn)代信息，做好檔案電子文件的技術處理、保存、提取利用等工作，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡化。

總之，縣級醫(yī)院的檔案管理要適應信息技術和檔案工作發(fā)展的需要，使檔案信息順利地與最新技術接軌。

【參考文獻】

[1]王曉紅.淺談醫(yī)院檔案管理[J].當代醫(yī)學，2009，15（2）：12.

[2]周建芝.淺議企業(yè)檔案管理信息化[J].山西科技，2006（5）：56-57.