論檔案管理的信息化建設(shè)

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。

1.檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的利用范圍也越來越廣，檔案應(yīng)用服務(wù)方式也在不斷創(chuàng)新。信息化的檔案管理有利于逐步建立起點(diǎn)對(duì)點(diǎn)服務(wù)、網(wǎng)上咨詢、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢等新型利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)高效率、多途徑、寬渠道、全方位的主動(dòng)地服務(wù)模式。通過對(duì)檔案信息資源的索引、分類、提取、研判、加工、并網(wǎng)連接與共享，滿足對(duì)檔案使用者快捷、精確、高效、實(shí)用地需求。以現(xiàn)代科技手段和設(shè)備為依托，挖掘檔案信息的浩瀚資源，利用檔案信息的網(wǎng)上公開，可以為使用者提供更加豐富的館藏檔案以及現(xiàn)行的相關(guān)文件，從而提高檔案服務(wù)的便捷性和及時(shí)性。

2.檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的問題

2.1缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系

我國(guó)的檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)于上世紀(jì)80年代初起步，而標(biāo)準(zhǔn)制定工作直至90年代末才剛開始，并且制定出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)寥寥無幾，內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性、配套性，導(dǎo)致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費(fèi)。

2.2重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的傾向依然存在

檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)。很多單位對(duì)此有所忽視。常見一些信息化建設(shè)中資金投向幾乎全部是設(shè)備，信息資源建設(shè)投入幾乎沒有或者很少，這種重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的錯(cuò)誤，導(dǎo)致信息化的應(yīng)用成果不明顯。

3.加快檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1加快檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)步伐

所謂檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要是指：管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范既是檔案信息化建設(shè)的“行業(yè)法規(guī)”，又是衡量檔案管理工作水平的一個(gè)重要標(biāo)志。自上而下地組織制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設(shè)涵蓋技術(shù)、法制、體制、機(jī)制問題，須從政府和國(guó)家層面入手，協(xié)調(diào)和解決與之相關(guān)的問題。另一方面，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設(shè)更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此自上而下更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達(dá)成高度的信息共享。

3.2提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

檔案工作的發(fā)展和變化對(duì)檔案管理工作者提出了新的要求，新時(shí)期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，既要組織檔案管理人員掌握基本知識(shí)，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

3.3提高認(rèn)識(shí)，加大設(shè)施投入

檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實(shí)際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度；引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

檔案管理的信息化是一個(gè)全面、長(zhǎng)時(shí)間而且特別詳細(xì)的工作，而且它要求檔案管理人員主要的參加到其中。它們的管理意識(shí)、管理形態(tài)、管理設(shè)施和檔案管理人士的水平等等都對(duì)檔案管理的信息化有著十分主要的作用。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的如此之快的這個(gè)時(shí)代，檔案管理進(jìn)入電子信息管理是這個(gè)時(shí)期所賦予我們的使用，它的推動(dòng)也一定是所有檔案管理工作的必然發(fā)展動(dòng)向。

4.創(chuàng)新文化是推動(dòng)高校檔案工作信息化建設(shè)的驅(qū)動(dòng)力

必須重視科技創(chuàng)新文化軟實(shí)力的建設(shè)，用科學(xué)發(fā)展觀梳理高校檔案工作發(fā)展思路，建立科學(xué)合理、成本低廉、優(yōu)質(zhì)高效的創(chuàng)新體制，讓激勵(lì)創(chuàng)新、敢為人先的創(chuàng)新文化植入到每個(gè)人思想里，落實(shí)到工作中。創(chuàng)新不僅是一種理念，更是知識(shí)、能力和責(zé)任的體現(xiàn)，只有形成以創(chuàng)新求發(fā)展的價(jià)值取向，與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新動(dòng)力，才能推動(dòng)檔案工作由傳統(tǒng)到信息化的轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系模式，是一項(xiàng)以信息化為特征，以信息技術(shù)為核心的深刻變革，必然會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作理念和手段帶來巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。同時(shí)，我們工作中的教條主義、經(jīng)驗(yàn)主義、自以為是的態(tài)度、守舊觀念和傳統(tǒng)習(xí)慣是檔案工作創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變工作模式的最大障礙，創(chuàng)新文化建設(shè)是突破障礙實(shí)現(xiàn)檔案工作跨越式發(fā)展的根本動(dòng)力。也是提升高校檔案工作創(chuàng)新能力的根本之策。因此，必須深入探索和掌握基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系的科學(xué)規(guī)律，創(chuàng)新檔案管理工作理論和實(shí)踐，以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)，真正推動(dòng)一場(chǎng)基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系革命，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作信息化建設(shè)又好又快的發(fā)展。

5.觀念更新，觀念更新

是自我否定、自我變革和自我超越的過程是艱難、痛苦的強(qiáng)制性的轉(zhuǎn)變，如同破繭出蛾，需要沖破陳舊觀念的束縛，破除固有的思維方式，改變現(xiàn)行的工作方法和行為習(xí)慣。觀念不更新，眼光就短淺，思路就封閉，就設(shè)計(jì)不出具有創(chuàng)新性、突破性的高校檔案工作信息化建設(shè)方案，就建不成基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系。高校檔案管理工作必須解放思想、更新觀念、創(chuàng)新變革、破除封閉僵化觀念、確立科學(xué)先進(jìn)理念，開創(chuàng)檔案工作信息化建設(shè)的新局面。追趕上時(shí)代發(fā)展的步伐、

6.制度應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新

創(chuàng)新的制度應(yīng)當(dāng)是保障和規(guī)范信息化建設(shè)和工作模式變革的制度，再造基于信息化環(huán)境下的新制度，廣泛包容高校建設(shè)和發(fā)展相關(guān)的全部要素，重新調(diào)整內(nèi)部與外部的關(guān)系，上級(jí)與下級(jí)的關(guān)系，部門與部門的關(guān)系，崗位與崗位的關(guān)系。保證基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系成為高校管理工作信息化體系中的有機(jī)組成部分，用制度去規(guī)范和約束高校各項(xiàng)工作的運(yùn)行程序，使檔案工作程序成為高校各項(xiàng)工作運(yùn)行程序中的必經(jīng)之路。加強(qiáng)對(duì)執(zhí)行制度的情況進(jìn)行考核，通過考核有效規(guī)范教職工的活動(dòng)和行為，持續(xù)提高教職工的檔案意識(shí)和培養(yǎng)保存憑證、留存檔案的自覺性，促進(jìn)、保障和規(guī)范高校檔案信息化建設(shè)。

7.思路也要刷新，檔案工作者同樣是檔案工作信息化的建設(shè)者

必須通觀國(guó)內(nèi)、國(guó)外信息化發(fā)展趨勢(shì)，厘清高校檔案工作信息化建設(shè)需求現(xiàn)狀，放小利識(shí)大局，拋棄拿來主義，買來主義，死搬硬套的現(xiàn)象，避免重復(fù)建設(shè)和建成過時(shí)的東西。不能只圍繞檔案管理系統(tǒng)軟件和服務(wù)器打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，而要結(jié)合高校檔案工作實(shí)際，創(chuàng)新性的提出校園檔案云、信息校園、云校園等概念，在更高的起點(diǎn)上參與謀劃高校檔案工作信息化建設(shè)。強(qiáng)化全局統(tǒng)籌跨界管理，嚴(yán)格把跨職能、跨系統(tǒng)互通性作為衡量檔案工作信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)向系統(tǒng)融合、規(guī)則統(tǒng)一、操作一體、信息共享的基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系轉(zhuǎn)型。

檔案工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，內(nèi)部與外部的組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，軟件系統(tǒng)及體系建設(shè)，系統(tǒng)技術(shù)支持、安全保障、災(zāi)難備份與恢復(fù)體系建設(shè)，信息化技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)及檔案管理意識(shí)培養(yǎng)機(jī)制的建設(shè)等，是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性工程。高校檔案工作信息化建設(shè)牽涉到高校工作的方方面面，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、漸進(jìn)的、長(zhǎng)期的過程，它的整體性和協(xié)調(diào)性是非常重要的，沒有高校領(lǐng)導(dǎo)層的重視、參與、協(xié)調(diào)和督查就不可能無遺漏地布置和落實(shí)。因此，高校檔案工作信息化建設(shè)必須堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃，頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一建設(shè)，破舊立新，系統(tǒng)集成，信息共享，形成基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系，才能推進(jìn)高校檔案工作信息化建設(shè)健康、穩(wěn)步、快速發(fā)展。