人事檔案實行集中統(tǒng)一管理勢在必行

【摘 要】本文就企業(yè)人事檔案管理的狀況，人事管理狀況的反映、就區(qū)直機(jī)關(guān)人事檔案管理現(xiàn)狀，對一些比較集中的問題做出分析，并提出了科學(xué)規(guī)范地管理人事檔案的措施。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；狀況；規(guī)范

根據(jù)云南省統(tǒng)一部署，在2014年底，巡視組在反饋意見，在干部選拔任用，任用問題不清等問題……由中華人民共和國監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局于2013年2月22日公布的《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》在第九條中明確規(guī)定；“有下列行為之一的，對有關(guān)責(zé)任人員，給與記過或者記大過處分；情節(jié)較重的，給與降級或者撤職處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給與開除處分：（1）涂改、偽造檔案的；（2）擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的。按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅追責(zé)。那么，涂改、偽造檔案的違紀(jì)違法現(xiàn)象僅僅是存在于各級黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部當(dāng)中的個別問題嗎？只要我們看看，嚴(yán)酷的現(xiàn)實就不言而喻了。這次干部審核的重點是干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷和身份等信息、簡稱“三齡二歷”?，F(xiàn)將一些比較集中的問題列舉如下：

（1）年齡不準(zhǔn)確。不準(zhǔn)確的年齡不僅是公歷與農(nóng)歷之間的誤差爾，而是一些人需要入伍當(dāng)兵了、需要參加工作了，年齡較實際的大；但工作一段時間后，年齡隨之往小了填寫。有的年齡同事及年齡不一致。按參加工作時間推算，有的15歲就參加了工作，那么一個15歲的怎么能走進(jìn)了事業(yè)單位呢？年齡問題在人事檔案管理上比較突出問題。有些人的年齡顯然已經(jīng)不是人或動物生命意義上的歲數(shù)，而是成了攫取不正當(dāng)利益的數(shù)字游戲。

（2）參加工作時間不準(zhǔn)確。有以上山下鄉(xiāng)知識青年、錄用農(nóng)村牧區(qū)民辦教師、在城鎮(zhèn)大集體等身份參加工作的。但在其本人檔案里沒有這些相關(guān)檔案材料。因此無法證明其上山下鄉(xiāng)、擔(dān)任民辦教師、在大集體工作時間。有的人先工作，后又去脫產(chǎn)上學(xué)，可檔案中沒有參加工作日期及工作的認(rèn)定。更嚴(yán)重是有的人沒有符合國家規(guī)定的參加工作的相關(guān)手續(xù)。

（3）學(xué)歷材料不齊。有的學(xué)歷檔案缺乏。比如；有的在履歷表中表明畢業(yè)于黨校，可人事檔案不見相關(guān)材料，而只有一張復(fù)印畢業(yè)證，學(xué)歷表。沒有參加統(tǒng)一考試，而是在某院校進(jìn)修，也填寫畢業(yè)于該院校；更有甚者，某院校學(xué)制4年、該人只參加其中兩年的進(jìn)修，也填寫畢業(yè)于這所院校?？傊?，極不嚴(yán)肅、極不規(guī)范的種種怪現(xiàn)象不勝枚舉。

（4）入黨材料不齊全。有的材料中沒有入黨政審材料；沒有入黨申請書，更沒有轉(zhuǎn)正申請書。

（5）工資審批表不齊全（此項彌補的辦法是到該立檔單位的會計檔案中查找）。

（6）有些干部人事檔案中缺少干部任免審批表、任命文件及考察材料等。1991年，中共中央組織部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《干部檔案工作條例》該條例至今已有20余年，許多條款明顯現(xiàn)不適應(yīng)社會發(fā)展的需要。以前大中專畢業(yè)生都是干部，現(xiàn)在沒有這個概念了。干部編制已經(jīng)被公務(wù)員和事業(yè)單位編織所取代。

那么，究竟應(yīng)該如何科學(xué)規(guī)范地管理人事檔案呢？筆者有如下幾點思考：

一是應(yīng)當(dāng)將人事檔案集中統(tǒng)一管理。人事檔案由用人單位管理辦法，是計劃經(jīng)濟(jì)體制的產(chǎn)物。計劃經(jīng)濟(jì)時代，人員相對比較穩(wěn)定，用這種管理辦法管理人事檔案是可行的。但隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建設(shè)和各單位用人制度的改革，社會流動人口增大，人員調(diào)動頻繁，再由用人單位管理人事檔案的弊病，已逐漸顯現(xiàn)出來。為了實行人事檔案的集中統(tǒng)一管理，要改革現(xiàn)行的人事檔案管理體制。筆者認(rèn)為，應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法》制定的檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，在各地成立“人事檔案管理中心”或“人事檔案”。該“人事檔案管理中心”或“館”應(yīng)由組織和人事部門負(fù)責(zé)管理。將由單位保管的人事檔案統(tǒng)一交由“中心”或“館”集中管理。當(dāng)然這樣檔案管理有弊病的。有利的方面是能夠最大限度地保證人事檔案的真實性，是篡改、涂改人事檔案的可能性降低到最抵成度。但人事檔案具有動態(tài)性。人事檔案是反應(yīng)一個整體面貌的文件材料。人的社會活動不斷進(jìn)行、人事檔案必然會不斷得到充實和豐富，若在單位里保管，及維持現(xiàn)有的模式，便于不斷將“年度考核材料”、“工資變動材料”等充實到檔案中，也便于但不斷將“年度考核材料”、“工資變動材料”等充實到檔案中，也便于單位對人事檔案的利用?？蛇@些有利的方面與人事檔案的真實性相比，顯然真實性更為重要。所以，建立“人事檔案管理中心”或“館”更具有積極作用。

二是適當(dāng)全面修訂和整合有管人事檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。我國有關(guān)人事檔案已發(fā)布的行政規(guī)章有《干部檔案工作條例》、《關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《流動人員人事檔案管理站紅規(guī)定》等。這些規(guī)章制度在檔案的收集、整理及利用等人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)上，都不同程度地存在著一些與現(xiàn)實社會需要有差距的地方。比如在人事檔案的收集上，現(xiàn)在的人事檔案不能反映一個人的學(xué)識水平，也不能反映一個人的信用狀況。尤其是在檔案整理上，現(xiàn)行制度填寫仍是檔案上人事檔案“卷內(nèi)文件目錄”上留下許多空白處，以便增加《年度考核材料》《工資變動材料》之用，更不便是檔案裝訂管理，有增的內(nèi)容，還要拆卷，重新裝訂。僅此一項，給管理人員增加了許多工作量。也給檔案保護(hù)帶來不利的影響。在人事檔案的利用上，雖然人員所在單位不同，職位亦有區(qū)別，但利用上的規(guī)定是一樣的，明顯不利于人事檔案作用的發(fā)揮。

三是應(yīng)當(dāng)加快信息化建設(shè)的步伐，使人事檔案的數(shù)據(jù)資源共建共享。云南省檔案局信息技術(shù)處在近兩年著力推進(jìn)民政婚姻檔案登記系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接?；橐鰴n案作為人事檔案的一部分，這項共享工作的推進(jìn)，可以說是人事檔案工作改革的有益嘗試。另如，全國“金盾工程”，公安部門建立了覆蓋全國的人口電子檔案管理系統(tǒng)，其中的一部分?jǐn)?shù)據(jù)也是人事檔案的內(nèi)容。為有效解決建立“人事檔案管理中心”或、“館”之后人事檔案的收集，利用不便的問題，將人事檔案數(shù)字化即是有效的解決辦法之一。此數(shù)字化也解決了人事檔案“副本”的問題，甚至為異地異質(zhì)備份創(chuàng)造了條件。檔案信息化是新時期檔案部門跟上時代發(fā)展步伐舉措。新時期是網(wǎng)絡(luò)時代、大數(shù)據(jù)時代、依法管理時代，如何有效地保護(hù)“個人隱私”、“名譽權(quán)”，同時又適應(yīng)政務(wù)公開的要求；如何切實解決一些別有用心的人把好端端的一個人往壞里“寫”，而弄虛作假的人卻可以肆無忌憚地?zé)o中生出“好事”，進(jìn)而如何讓人事檔案的公正性得到維護(hù)，有效性得到保證，真實性不受質(zhì)疑，這無疑是人事檔案管理工作亟待解決的嚴(yán)肅問題。

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