檔案管理信息化淺析

【摘 要】新時(shí)期，檔案管理工作面臨了更大的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)，如何實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，符合信息時(shí)代多元化需要，成為當(dāng)前檔案管理工作應(yīng)重點(diǎn)考量的問題。本文就檔案管理信息化內(nèi)涵以及標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)踐工作中存在的問題以及有效的應(yīng)對(duì)策略展開分析。對(duì)提升檔案管理工作信息化水平，充分發(fā)揮檔案資源綜合效用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展，有重要的實(shí)踐意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；策略

0.前言

檔案為社會(huì)文化遺產(chǎn)之中的重要內(nèi)容之一，為人類文明發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步的真正歷史印記，同時(shí)也是推動(dòng)先進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，創(chuàng)建現(xiàn)代文化的核心任務(wù)以及重要支撐。該過程之中全面推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，則為信息時(shí)代符合發(fā)展特征，提升核心競爭力的必由途徑。

1.檔案管理信息化內(nèi)涵

檔案管理信息化主要體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)性、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化幾個(gè)層面。首先，檔案信息體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)性，主要在于推動(dòng)檔案實(shí)體資料管理逐步面向信息管理方向發(fā)展的過程，其需要借助完備的業(yè)務(wù)規(guī)范以及相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。該類規(guī)模以及標(biāo)準(zhǔn)則應(yīng)由檔案管理單位進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，公布以及具體實(shí)施。具體來講檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化涵蓋采集信息資源標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)化以及應(yīng)用、建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化、工具軟件標(biāo)準(zhǔn)化等內(nèi)容?；陔娮訖n案信息的顯著特征，令其在檢索搜尋、應(yīng)用下載上體現(xiàn)了更大的便利性，可全面實(shí)現(xiàn)重要檔案資源內(nèi)容的一體化共享，符合社會(huì)應(yīng)用檔案信息資源的綜合需要。檔案信息數(shù)字化具體涵蓋四方面內(nèi)容，即檔案資料目錄的數(shù)字化、編輯研究成果的數(shù)字化、全文內(nèi)容數(shù)字化、實(shí)體圖片化等。而全文數(shù)字化則是最為核心的環(huán)節(jié)。網(wǎng)絡(luò)化層面，主要是通過對(duì)檔案信息資源實(shí)施數(shù)字化處理，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、局域網(wǎng)系統(tǒng)等各類豐富的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段，創(chuàng)建檔案信息資源網(wǎng)站，為大眾搜尋查閱檔案信息以及資源共享提供便利，以達(dá)到信息資源開放性、交互性以及社會(huì)化應(yīng)用。檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化體現(xiàn)了明顯的功能優(yōu)勢，可令檔案資源發(fā)展形成全社會(huì)共同擁有、共享應(yīng)用的資源財(cái)富，使得身處各個(gè)區(qū)域的不同用戶均能受益，進(jìn)而顯著提升服務(wù)管理功能以及應(yīng)用效益。

2.檔案管理信息化包含的問題

檔案管理信息化工作雖然成效顯著，然而仍舊包含一些不足問題。首先，從建設(shè)任務(wù)層面來講，工作量較大、承擔(dān)任務(wù)量繁重，且較難快速的體現(xiàn)工作效果。檔案信息化發(fā)展階段中，不僅要對(duì)當(dāng)前存儲(chǔ)的檔案資源完成數(shù)據(jù)化處理，利用掃描微縮等技術(shù)，使得館藏書籍、音響資料、照片資料等制作成為電子文件。同時(shí)，還應(yīng)采用必要的處理文檔工具，依照工作標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實(shí)施規(guī)范化管理，方便應(yīng)用于檢索。再者，應(yīng)面向廣大客戶提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，提供優(yōu)質(zhì)多元化的遠(yuǎn)程服務(wù)?？赏ㄟ^電磁屏蔽手段，實(shí)施內(nèi)外網(wǎng)系統(tǒng)的物理隔離，完成數(shù)據(jù)信息備份、資料加密、布設(shè)防火墻等多重防控，有效預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客不良攻擊影響、員工人為誤操作將數(shù)據(jù)修改或刪除，預(yù)防信息資源不完整或失密，進(jìn)而保證檔案信息資源整體可靠安全。還應(yīng)基于電子信息技術(shù)手段的持續(xù)完善以及不斷進(jìn)步，針對(duì)電子文件做進(jìn)一步轉(zhuǎn)換升級(jí)，令其始終處在可以應(yīng)用的狀態(tài)，預(yù)防由于技術(shù)升級(jí)最終喪失效用價(jià)值，導(dǎo)致資源不良損壞。為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，創(chuàng)建形成數(shù)字檔案館，還應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)充財(cái)政投入，實(shí)現(xiàn)較大突破，快速更新發(fā)展復(fù)制技術(shù)，這樣方能全面縮短發(fā)展時(shí)間，實(shí)現(xiàn)更大的升華。

檔案管理高效快速的信息化建設(shè)，影響制約的一個(gè)瓶頸問題便是資金。為強(qiáng)化信息化管理建設(shè)，便要采購計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、路由器裝置、掃描設(shè)備、微縮工具、打印復(fù)印設(shè)備等，同時(shí)建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)，使之與外部因特網(wǎng)安全相連，做好信息資源安全管理防護(hù)等。上述工作環(huán)節(jié)均需要投入大量資金，再加上電子產(chǎn)品換代更新頻率快，其生命周期并不長，無法通過一次投入便無限制的獲取回報(bào)，后續(xù)的養(yǎng)護(hù)維修、系統(tǒng)升級(jí)經(jīng)費(fèi)、更新?lián)Q代投入將持續(xù)不斷，因此在一定程度上對(duì)檔案管理信息化建設(shè)形成了制約影響。

檔案管理信息化發(fā)展，需要工作人員不斷的應(yīng)用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因此體現(xiàn)了該項(xiàng)任務(wù)的高層次性，特別對(duì)工作人員觀念思想、工作技能、文字水平以及綜合素質(zhì)提出了高標(biāo)準(zhǔn)要求。為此，要求工作人員不僅能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，掌握快速應(yīng)用判斷信息的技能，還應(yīng)精通有關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)，因此該行業(yè)急需要復(fù)合型人才。然而，由于深受傳統(tǒng)用人制度的約束，令人才合理競爭較難實(shí)施，加之檔案機(jī)構(gòu)待遇水平有限，無法提升對(duì)優(yōu)秀人才吸引力，更不能有效的留住人才，較難對(duì)冗員進(jìn)行消化，導(dǎo)致檔案機(jī)構(gòu)員工呈現(xiàn)出年齡高、管理方式老、發(fā)展提升滯后、無法提升活力等問題。

3.檔案管理信息化策略

檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)明確工作目標(biāo)，確保長遠(yuǎn)以及近期目標(biāo)全面結(jié)合。應(yīng)依照具體標(biāo)準(zhǔn)要求，符合科學(xué)適用的工作原則。對(duì)于長期目標(biāo)應(yīng)站在戰(zhàn)略高度，全盤進(jìn)行分析，確保高質(zhì)量水平以及全面統(tǒng)一性，進(jìn)而為技術(shù)更新預(yù)留兼容以及擴(kuò)充發(fā)展的空間，盡可能少走彎路，預(yù)防走回頭路，杜絕浪費(fèi)資源的不良問題。對(duì)于近期目標(biāo)應(yīng)把握可行性以及實(shí)用性，對(duì)于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作應(yīng)依照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定有效整理檔案資源，利用計(jì)算機(jī)做好檔案著錄以及標(biāo)引處理。應(yīng)確保各項(xiàng)工作全面細(xì)化，達(dá)到精益求精的效果，不應(yīng)馬虎敷衍，需要透過完成近期目標(biāo)不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、合理修訂并優(yōu)化長期工作目標(biāo)，達(dá)到循序漸進(jìn)的效果。

對(duì)于館藏資料或是新歸檔信息處理，應(yīng)做到分清主次，可依據(jù)先處理新檔案而后處理舊檔案的順序。針對(duì)館藏檔案信息，可依據(jù)先重點(diǎn)而后一般的順序原則，在對(duì)當(dāng)前館藏實(shí)施分析處理的同時(shí)，針對(duì)具有重要價(jià)值的信息檔案應(yīng)先實(shí)施數(shù)字化處理，并可把握時(shí)機(jī)對(duì)庫藏檔案做好清理工作。特別針對(duì)一些毫無保存價(jià)值的資料可依照流程銷毀，進(jìn)而有效縮減重復(fù)性勞動(dòng)。

實(shí)施方案階段中，應(yīng)把握統(tǒng)籌規(guī)劃以及分布進(jìn)行的原則。如果財(cái)力支持力度較為有限，則應(yīng)依照當(dāng)?shù)貐^(qū)域經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平以及檔案機(jī)構(gòu)可獲得的財(cái)力，明確長短期相結(jié)合的建設(shè)硬件設(shè)施方案。首先需要采購一些先行設(shè)施，并通過每年分步添加的方式，無需力求一步到位。在配置計(jì)算機(jī)系統(tǒng)過程中，應(yīng)依照業(yè)務(wù)需求以及員工具備的計(jì)算機(jī)實(shí)踐應(yīng)用水平，依照不同等次進(jìn)行匹配。另外，在硬件設(shè)施選配環(huán)節(jié)中，應(yīng)把握服務(wù)器高配置以及終端系統(tǒng)低配置的工作原則，替換硬件環(huán)節(jié)則可將新型高配置機(jī)器作為服務(wù)器，替換下來的舊機(jī)用作終端設(shè)備。

為有效開發(fā)人力資源，應(yīng)重視強(qiáng)化培訓(xùn)結(jié)合引進(jìn)人才機(jī)制，通過建立公平合理的人才選聘制度招納復(fù)合型人才，優(yōu)化部門人才結(jié)構(gòu)。再者，應(yīng)優(yōu)選骨干人才深入高校、發(fā)達(dá)地區(qū)檔案部門從事專業(yè)培訓(xùn)，積極開展崗位練兵，促進(jìn)員工自學(xué)成才，一邊學(xué)習(xí)一邊應(yīng)用，進(jìn)而提升綜合素質(zhì)水平?；I措資金環(huán)節(jié)，應(yīng)力爭獲取財(cái)政部門的廣泛支持，同時(shí)積極進(jìn)行自籌活動(dòng)。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極獲取決策領(lǐng)導(dǎo)人的大力重視，力爭將檔案管理信息化工作納入到政府信息化發(fā)展項(xiàng)目之中，有效的滿足預(yù)算經(jīng)費(fèi)需要，通過激發(fā)主觀能動(dòng)性，獲取多層面的經(jīng)費(fèi)支持。

4.結(jié)語

總之，為提升檔案管理信息化水平，我們只有基于檔案管理信息化內(nèi)涵，針對(duì)實(shí)踐工作中包含的問題，制定科學(xué)有效的信息化工作策略，方能達(dá)到事半功倍的工作效果，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)又好又快的全面發(fā)展。

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