人事檔案在人力資源管理中的有效應用

人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案管理工作是人力資源管理中不可缺少的一個重要組成部分，人事檔案管理的完善對人力資源管理的有效性具有重要的現(xiàn)實意義，從新的視角來看待人事檔案管理工作，客觀分析二者之間的關系，有效地把人事檔案應用在人力資源管理中，將會推動人力資源的科學管理。

1.人力資源管理與人事檔案的關系

1.1人力資源管理是一種管理職工關系的戰(zhàn)略方法

人力資源管理強調開發(fā)職工的潛能對獲取持續(xù)競爭優(yōu)勢的作用。人力資源管理的中心是人，宗旨是以人為本。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。一個強勢、富有競爭力的單位或團體不一定要擁有多少高學歷、高職稱的人員，而關鍵在于人力資源的合理搭配，只有將人員的知識結構、年齡結構、專業(yè)結構合理搭配，才能提高內部人力資源的整體配置效率，充分發(fā)揮整體協(xié)同優(yōu)勢，而在這一戰(zhàn)略方法的實施過程中，人事檔案恰恰可以提供有效的信息支持。

1.2人事檔案是人才信息的記錄，是人力資源管理的信息依據(jù)

它是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是個人經歷、德能勤績、工作表現(xiàn)等方面的綜合反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。人事檔案可用于估計目前的人力資源，包括人員技術水平、能力和潛力在內的利用和可配置情況，可實現(xiàn)人力資源信息共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的合理配置。

1.3人事檔案是人力資源管理過程中各種信息的載體

人事檔案的內容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理相互作用、不可分離，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發(fā)展，人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發(fā)，從而影響該單位或團體的核心競爭力。所以，單位人事部門要以利于單位人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為單位人力資源管理工作提供有效的服務。

2.人事檔案管理可有效促進人力資源開發(fā)

2.1有效服務于人力資源配置

在任何一個組織機構中，其人力和物力都必須具有一個合理的有機比例。人力資源的數(shù)量、質量和物質資源的比例要符合這一有機比例。在這一有機比例既定的條件下，人力資源之間的配合關系越是合理而融合，職工的積極性、自覺性和創(chuàng)造性越能得到充分發(fā)揮，人力資源配置力效用也最大，產生的競爭優(yōu)勢也會越大。人事檔案全面記錄了職工的個人經歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，依據(jù)人事檔案提供的信息，可使各類人才揚長避短，各盡其職，最大限度地發(fā)揮人才配置水平，為所在組織機構的人力資源管理工作提供有效服務。

2.2促進人力資源的合理利用

利用人事檔案能進一步了解相關人事信息，從而對其進行科學管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織機構內進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才資源配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織機構與組織機構之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現(xiàn)象產生，從而使管理者在管理中實現(xiàn)“為事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對口、事得其人”，進一步為組織機構的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

2.3有利于人力資源需求預測的科學化與規(guī)范化

影響人力資源需求的因素主要來自組織機構內部，通過分析有效的人事檔案信息，總結組織機構或部門的人才儲備狀況。人事檔案中記錄了職工學歷教育、職業(yè)資格培訓、專業(yè)技術人員繼續(xù)教育等信息，結合人力資源流動的檔案信息，預測人才的需求狀況，從而有效、科學地制定人力資源計劃，為領導的決策提供可靠的依據(jù)。

3.改進人事檔案管理，更好地為人力資源管理服務

3.1建立科學的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內容

人事檔案管理必須要適應現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應人力資源管理的新要求，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人事檔案的內容主要是依據(jù)干部人事檔案標準所分的十大類，筆者認為，要更好地為人力資源管理服務，應根據(jù)人力資源管理的新觀點充實人事檔案內容，使之能多方位全面地表現(xiàn)一個人。人事檔案不僅要反映一個人的歷史，還要展現(xiàn)一個人的現(xiàn)實，這就要求檔案管理人員做到以下兩點：第一，及時更新、補充動態(tài)材料，比如，近期工作成績、繼續(xù)教育情況、職稱評定、獲獎情況等。充實檔案內容可大大提高檔案在人力資源管理中的信息價值和數(shù)據(jù)支持作用。第二，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新。

3.2建立健全科學有效的人事檔案管理制度

制度建設是保障人事檔案管理有效進行的關鍵所在。人事檔案管理要根據(jù)新形勢、新情況、新任務及時建立健全更為科學合理的人事檔案管理制度，使人事檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化。在人事檔案材料的收集上要及時、完整；在鑒別上要遵循取之有據(jù)，舍之有理，做到去偽存真，確保人事檔案材料的真實性；在人事檔案材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊；在遞轉人事檔案過程中要確保人事檔案檔案材料的安全可靠，同時要加強對人事檔案信息內容保密性與安全性的教育。檔案管理人員還要注意對人事檔案的內容進行及時更新、補充。

3.3建立科學化、現(xiàn)代化人事檔案管理體系

隨著時代的發(fā)展，人事檔案材料越來越多，傳統(tǒng)管理模式勢必會給信息查找?guī)碇T多不便，而且以往的手工勞動強度大，每年形成的考核表、工資薪級表、干部任免表、勞動合同等，收集、編號、歸檔工作期限長，耗時耗力。建立人事檔案現(xiàn)代化電子信息管理系統(tǒng)勢在必行。目前，計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作正逐步實現(xiàn)，在使用人力資源管理系統(tǒng)的過程中，要充分發(fā)揮現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的強大作用，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化和文檔一體化，變被動接收為開發(fā)潛在價值、主動提供服務。除嚴格按照中組部的要求實現(xiàn)檔案目錄計算機管理外，還應對部分人事檔案材料的形成、歸檔實行計算機管理，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動中解放出來，實現(xiàn)個人信息電子檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息，最大限度地為識才、育才、用才提供服務，更好地為組織機構的發(fā)展做出貢獻。

3.4提高人事檔案管理人員的業(yè)務素質與檔案意識

在知識經濟時代，檔案管理人員的業(yè)務素質也要與時俱進，不斷提高。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要加強對現(xiàn)有人事檔案管理人員的培訓教育，使其肩負起宣傳《檔案法》、普及檔案知識的重任，宣傳人事檔案工作的方針政策及其執(zhí)行情況；全民形成人人關心人事檔案的局面；為檔案工作的開展營造一個寬松、和諧的環(huán)境。改變過去被動服務方式，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息， 以適應新的、更高的檔案管理要求，更好地為人力資源管理服務，為高層決策服務。