如何進(jìn)一步加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理

指導(dǎo)、監(jiān)督各部門立卷歸檔工作，科學(xué)管理、積極開發(fā)利用檔案，為本單位各項工作服務(wù)，這是檔案室的兩項主要職能。顯而易見，后者才是其工作重心所在。然而，現(xiàn)實中多數(shù)檔案室卻主次顛倒，工作的主要內(nèi)容局限于繁瑣的檔案收集、整理等基礎(chǔ)工作中；工作的方法長期處于傳統(tǒng)、被動、消極的手工操作階段，遠(yuǎn)落后于檔案開發(fā)利用工作的需要和時代的步伐。這兩年我在農(nóng)場檔案室工作期間，發(fā)現(xiàn)存在上述的情況，鑒于此，針對這一工作現(xiàn)狀，談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

1.現(xiàn)狀

1.1收集難

部門歸檔不夠及時、主動和完整。據(jù)調(diào)查，農(nóng)場中能夠主動歸檔且按時按質(zhì)按量的部門僅為少數(shù)；大多數(shù)部門都是你催他才交，你要什么他才給你什么，不少部門都要三請四催，個別部門還一拖再拖，甚至不了了之。如此一來，常常影響檔案室正常的組卷、編號的整理工作，甚至拖延整個檔案室工作計劃的完成。

1.2整理繁雜

許多文件材料的形成和部門立卷不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，有些部門甚至不組卷。具體表現(xiàn)為：載體不夠標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，紙張規(guī)格大小不一，書寫不規(guī)范，字跡耐久性差，圖紙疊放不符合要求，組卷混亂或不組卷等。這樣，檔案室的工作人員必須花大量時間和精力于繁瑣的收集、整理等環(huán)節(jié)中，甚至完全兼任了某些部門的立卷工作。日復(fù)一日，年復(fù)一年，除了整理還是整理，整個檔案室就是一個整理、加工的車間，忙忙碌碌、零零碎碎，檔案室工作的重心和開發(fā)利用檔案的職能也就在這忙碌和瑣碎中逐漸地偏離、淡化了。

2.原因

究其原因主要在于檔案室開展工作時，其監(jiān)督、指導(dǎo)職能得不到充分發(fā)揮，而導(dǎo)致文件材料的形成不規(guī)范，部門立卷工作的不到位，不標(biāo)準(zhǔn)等，從而大大增加了自身的工作量，以致沒有精力去發(fā)揮其最重要的職能——檔案信息資源的開發(fā)利用。具體分析如下：

2.1檔案意識及檔案法制意識薄弱

由于檔案室工作大多長期處于自我封閉的被動狀態(tài)，宣傳又少，造成實際上許多人對檔案、檔案法、檔案工作的認(rèn)識甚淺，對檔案的性質(zhì)和價值，檔案工作的諸多環(huán)節(jié)更是知之甚少，所以也就談不上積極和主動，守法和執(zhí)法了。再加上許多農(nóng)場的工作重心和領(lǐng)導(dǎo)的主要精力皆集中于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)工作中，起間接和輔助作用的檔案工作的地位相應(yīng)地也就較低，從而其監(jiān)督、指導(dǎo)職能的發(fā)揮也就沒有什么力度，整個檔案室工作既消極又被動。領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案員又消極被動，其他人員就更加不引以為重了。

2.2相關(guān)人員檔案知識缺乏，業(yè)務(wù)生疏

我場許多部門的檔案員都是兼任的，非檔案專業(yè)的人員對有關(guān)檔案知識和業(yè)務(wù)在無任何培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的情況下，是不可能有深入詳細(xì)的了解，因此在文件材料的形成和積累，立卷歸檔等具體工作中出現(xiàn)一些不符合檔案工作規(guī)范的現(xiàn)象是不可避免的，專、兼職檔案人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不到位，以及流動頻繁，致使工作更加生疏，根本無法開展監(jiān)督和指導(dǎo)職能。

2.3檔案工作的有關(guān)規(guī)章制度不夠健全

檔案人員尤其兼職檔案員的職責(zé)不明確，工作考核不合理，都在很大程度上影響和制約了檔案工作的開展。

3.如何改變現(xiàn)狀

簡而言之，就是要加強檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)職能和主觀能動性。

3.1轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識

一方面領(lǐng)導(dǎo)帶頭轉(zhuǎn)變觀念，真正重視檔案，把檔案工作擺到重要議事日程上來。另一方面檔案員要盡快自我轉(zhuǎn)變，從自身做起，樹立強烈的檔案意識，增強檔案法制觀念，正確認(rèn)識并擺正檔案及檔案工作的性質(zhì)、地位和作用，摒棄被動消極的思想，積極發(fā)揮主觀能動性，緊緊圍繞檔案室的兩項主要職能要制訂計劃、決定工作重心，并嚴(yán)格執(zhí)行。

再有要加強宣傳，促進(jìn)全場干部職工的轉(zhuǎn)變，多渠道多方式的宣傳檔案法及其實施辦法，檔案工作規(guī)范，檔案的性質(zhì)、地位和作用等，如：我場檔案室編制《檔案法》和《檔案法實施辦法》學(xué)習(xí)材料，組織全場干部職工學(xué)習(xí)，編制檔案法試題在教工中開展知識競賽，在《農(nóng)場信息報》上開辟專欄定期介紹檔案知識，大力宣傳檔案工作的作用意義，從而極大地增強了全場干部職工的檔案意識和檔案法制觀念。

3.2完善規(guī)章制度，加大執(zhí)法力度

建立健全農(nóng)場檔案的各項規(guī)章制度，使檔案工作的開展亦“有法可依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究”。主要有：建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、專兼職檔案員等組成的全場檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成由上而下的嚴(yán)密的層層監(jiān)督機制；健全檔案管理制度包括立卷歸檔制度等；明確檔案人員的崗位職責(zé)，尤其是建立兼職檔案員的崗位責(zé)任制和考核制度，以保證部門立卷工作的實現(xiàn)。如我場制定了《濃江農(nóng)場檔案管理實施細(xì)則》，詳細(xì)規(guī)定了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用各環(huán)節(jié)的制度和檔案人員崗位職責(zé)，從而保證了檔案材料及時、完整、系統(tǒng)地移交到綜合檔案室。

3.3加強隊伍建設(shè)，提高工作水平

自我成才。專職檔案員要努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，不斷參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握計算機應(yīng)用能力，提高辦公自動化程度，使用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理和輔助立卷，爭取更多的時間從事檔案的信息開發(fā)，提高自身各方面素質(zhì)，成為合格乃至出色的檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)員，現(xiàn)代的科學(xué)的檔案管理員和信息的開發(fā)者。

促人提高。檔案室要通過各種形式和方法努力幫助兼職檔案員提高業(yè)務(wù)水平。如我場不但實現(xiàn)了兼職檔案員全部接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)的目標(biāo)，而且還在《濃江農(nóng)場檔案工作發(fā)展五年規(guī)劃》中專門制訂了“加強檔案隊伍建設(shè)，對專、兼職檔案員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)更新知識，加強計算機能力的培訓(xùn)，造就一支掌握現(xiàn)代化技術(shù)的面向新世紀(jì)的檔案工作隊伍”的長期培訓(xùn)規(guī)劃。

3.4著重業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，充分發(fā)揮檔案室在文件形成、積累和立卷歸檔中的作用

（1）以“早”爭主動，超前指導(dǎo)。即在文件材料形成前或中時的指導(dǎo)，盡量使許多問題和錯誤杜絕于萌芽階段，取得事半功倍之功效。如：我場檔案室在每個建筑工程竣工之前，就親自向基建科的內(nèi)業(yè)工作人員詳細(xì)交待有關(guān)建設(shè)檔案的書寫規(guī)范、歸檔要求等，這樣既提高了案卷質(zhì)量，又減少了歸檔后的許多不必要的再勞動。

（2）以“嚴(yán)”求質(zhì)量，層層把關(guān)。分管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人要給予支持和監(jiān)督，如：我場的照片檔案歸檔，爭取到辦公室和財務(wù)室的把關(guān)，農(nóng)場各部門拍攝的活動照片、底片和說明，做到不向檔案室移交歸檔的一律不給簽字報銷。檔案室自身也要嚴(yán)格把關(guān)，堅決要求按時歸檔，堅持部門立卷，不符合要求的一律退回改正。

通過以上的監(jiān)督和指導(dǎo)方法，最大限度的發(fā)揮眾人之力和檔案員的主觀能動性，使其從大量繁瑣的基礎(chǔ)工作中解脫出來，從消極、被動的思想中走出來，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化和科學(xué)化的檔案管理，爭取大量的時間從事編研等深層次的檔案信息開發(fā)工作，積極主動提供多途徑、高效率的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，做到在利用中提高檔案地位，從而進(jìn)一步加強整個農(nóng)場的檔案意識，取得農(nóng)場領(lǐng)導(dǎo)和全體干部職工在思想上更高度的認(rèn)識和重視，又藉此來促進(jìn)檔案工作，形成良性循環(huán)。