淺析疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化管理與利用

【摘 要】我國(guó)疾病預(yù)防控制檔案管理工作量大、面臨的環(huán)境較為復(fù)雜，實(shí)踐中要基礎(chǔ)設(shè)施的完善為前提，以檔案管理的創(chuàng)新和檔案利用的創(chuàng)新為導(dǎo)向，積極推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】疾病預(yù)防控制檔案；規(guī)范化管理；利用

當(dāng)前，我國(guó)疾病預(yù)防控制中心數(shù)量較多，2012年達(dá)到3490個(gè)，其中省、市（地）、縣（區(qū)、縣級(jí)市）分別為31、406、2808個(gè)，這些機(jī)構(gòu)需要應(yīng)對(duì)的疾病預(yù)防環(huán)境較為復(fù)雜，且規(guī)?？偭枯^大，如2012年，全國(guó)甲乙類(lèi)傳染病共報(bào)告發(fā)病達(dá)到321.69萬(wàn)例，再如對(duì)學(xué)校的監(jiān)督來(lái)看，被監(jiān)督學(xué)校數(shù)量達(dá)到22.4萬(wàn)所，如此龐大的工作量，必須有完善的疾病預(yù)防控制檔案，并規(guī)范其管理和利用，只有這樣才能達(dá)到既維護(hù)公民個(gè)人隱私，又輔助政府決策等功能的目標(biāo)。

1.疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化管理與利用的必要性

疾病預(yù)防控制檔案所包含的內(nèi)容較多，既有各種規(guī)章制度，也有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告，還包括衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)資料，其管理的規(guī)范及利用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，特別是隨著社會(huì)公眾對(duì)政府服務(wù)信息公開(kāi)期望的增強(qiáng)，這種規(guī)范化管理將為信息的公開(kāi)和利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.1疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理有利于推動(dòng)各種法規(guī)制度的執(zhí)行

疾病預(yù)防控制法規(guī)制度是檔案管理的重要內(nèi)容，而規(guī)范其管理，既可以便于政府決策者、相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾查閱，而且這種系統(tǒng)性的存檔可以為執(zhí)法過(guò)程中執(zhí)法人員提供參考，從而便于制度法規(guī)得到執(zhí)行。

1.2可以為決策者提供參考

疾病預(yù)防控制檔案中包含大量的調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料以及疾病材料，這些調(diào)查報(bào)告與材料既包含對(duì)以往數(shù)據(jù)的一種統(tǒng)計(jì)，可以發(fā)現(xiàn)各種疾病預(yù)防事件的發(fā)展規(guī)律，從而便于人們從規(guī)律中得到啟示，做出有針對(duì)性的安排，盡可能的推動(dòng)疾病預(yù)防與控制，也包含當(dāng)時(shí)針對(duì)疾病預(yù)防控制采取的舉措，取得的成效，可以為類(lèi)似疾病出現(xiàn)后采取有針對(duì)性的措施提供參考。

1.3有利于強(qiáng)化衛(wèi)生監(jiān)督與管理

疾病預(yù)防控制檔案還包含對(duì)學(xué)校、對(duì)國(guó)境口岸的衛(wèi)生監(jiān)督資料，截止2012年，全國(guó)被監(jiān)督學(xué)校達(dá)到22.4萬(wàn)所，78.2%的學(xué)校已建立學(xué)生健康檔案，這些檔案的管理對(duì)于預(yù)防疾病控制，推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督與管理具有重要的價(jià)值。

2.疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化管理與利用的基本途徑

要對(duì)疾病預(yù)防控制檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，并推動(dòng)其應(yīng)用開(kāi)發(fā)，必須把握好其基本途徑，只有這樣才能提高規(guī)范化管理與利用水平。但從實(shí)踐來(lái)看，目前這種開(kāi)發(fā)應(yīng)用還處于較為粗放的階段，檔案管理信息化程度不高、管理制度不夠健全，檔案服務(wù)決策、服務(wù)社會(huì)的作用尚未得到全面的發(fā)揮，這為未來(lái)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理與應(yīng)用提供了方向。

2.1疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理的基本途徑

疾病預(yù)防控制檔案包括檔案的建立、檔案的保存、檔案的查閱以及外借管理、檔案的銷(xiāo)毀等內(nèi)容，其規(guī)范化管理的基本途徑主要包括三條。首先，管理制度的規(guī)范化，即要針對(duì)疾病預(yù)防控制的實(shí)際情況，制定細(xì)化的、針對(duì)性的管理制度，真正做到檔案管理的任意一個(gè)環(huán)節(jié)都有制度可依，有制度可執(zhí)行。其次，管理流程的規(guī)范化，在實(shí)踐當(dāng)中，涉及檔案管理的各個(gè)流程要規(guī)范，如檔案的存檔要有責(zé)任人簽字審核后依照一定的規(guī)則分類(lèi)存檔，在檔案的借閱中要有負(fù)責(zé)人的簽字才能查閱，如果要外借必須履行完善的手續(xù)。通過(guò)流程的規(guī)范化推動(dòng)管理的規(guī)范化。再次，管理服務(wù)的信息化，即要充分利用信息技術(shù)帶來(lái)的便利，利用電子檔案等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，以更好的保障檔案的完整性。同時(shí)這種電子化管理還可以為檔案查詢(xún)等提供便利。

2.2疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化利用的基本途徑

疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化利用包括供衛(wèi)生、疾控部門(mén)利用，還包括供研究者、統(tǒng)計(jì)單位利用，其規(guī)范化的利用途徑也包括三個(gè)方面。首先，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用，通過(guò)統(tǒng)計(jì)軟件或者統(tǒng)計(jì)手段，挖掘數(shù)據(jù)中隱藏的信息，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘找出疾病預(yù)防控制的內(nèi)部規(guī)律、發(fā)展態(tài)勢(shì)，從而為相關(guān)個(gè)體提供參考。其次，對(duì)疾病預(yù)防控制經(jīng)驗(yàn)的對(duì)比總結(jié)，通過(guò)對(duì)同類(lèi)疾病不同預(yù)防控制方案的比較，對(duì)不同疾病應(yīng)對(duì)方案的比較，可以發(fā)現(xiàn)各方案的優(yōu)劣，從而便于形成一套完善的應(yīng)對(duì)方案，以提高疾病預(yù)防控制能力。再次，對(duì)疾病預(yù)防控制問(wèn)題的查擺，通過(guò)對(duì)檔案的查詢(xún)，可以發(fā)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中存在的突出問(wèn)題，這就為問(wèn)題的解決提供了方向。

3.促進(jìn)疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理與利用的思考

疾病預(yù)防控制不僅事關(guān)政府部門(mén)各項(xiàng)工作，而且與群眾生活密切相關(guān)，因而規(guī)范其檔案管理是一項(xiàng)影響深遠(yuǎn)的工作。實(shí)踐當(dāng)中，要以基礎(chǔ)設(shè)施的完善為前提，以檔案管理的創(chuàng)新和檔案利用的創(chuàng)新為導(dǎo)向，積極推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化。

3.1完善基礎(chǔ)設(shè)施為檔案規(guī)范化管理與利用奠定基礎(chǔ)

檔案規(guī)范化管理與利用的前提是有完善的基礎(chǔ)設(shè)施做為保障，首先，要積極構(gòu)建檔案管理場(chǎng)所，特別是基層疾病預(yù)防控制單位，要積極利用現(xiàn)有的辦公場(chǎng)地開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案室，并購(gòu)買(mǎi)檔案架、檔案袋等配套設(shè)施，通過(guò)設(shè)施的完備推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，為檔案管理和利用提供便利。其次，要積極開(kāi)發(fā)各種軟件設(shè)施，疾病預(yù)防控制部門(mén)要通過(guò)與檔案管理軟件供應(yīng)商合作，開(kāi)發(fā)出符合疾病預(yù)防控制部門(mén)實(shí)際的管理軟件，通過(guò)軟件實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的查詢(xún)與管理。特別是，這一過(guò)程中要積極推動(dòng)檔案的電子化管理，通過(guò)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼，并與電子檔案相對(duì)應(yīng)，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式。

3.2創(chuàng)新渠道推動(dòng)疾病預(yù)防控制檔案管理規(guī)范化水平的提升

首先，要?jiǎng)?chuàng)新性的完善檔案管理制度，在貫徹執(zhí)行《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)的前提下，要根據(jù)檔案管理信息化等要求，制定出臺(tái)適應(yīng)時(shí)代要求的檔案管理制度，如信息化條件下的檔案信息歸檔制度等，以此提高檔案管理水平。其次，要?jiǎng)?chuàng)新性的完善檔案管理模式，在當(dāng)前疾病預(yù)防控制檔案分級(jí)管理體系下，要通過(guò)規(guī)范化的制度明確歸檔信息的收集、整理、存檔工作，避免由于工作銜接失誤導(dǎo)致信息失真。再次，要?jiǎng)?chuàng)新性引入檔案管理新理念，將服務(wù)等理念貫穿到檔案管理工作當(dāng)中，提高檔案管理水平。

3.3創(chuàng)新渠道推動(dòng)疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化利用

首先，要組織力量對(duì)疾病預(yù)防控制檔案所包含的信息進(jìn)行研究，疾病預(yù)防控制檔案相關(guān)部門(mén)要通過(guò)成立課題組或者領(lǐng)導(dǎo)小組等方式組織研究力量，甚至可以引入高校、研究機(jī)構(gòu)的力量參與到檔案信息的挖掘與開(kāi)發(fā)當(dāng)中，以此對(duì)檔案的歷史信息、檔案信息與疾病預(yù)防控制實(shí)踐關(guān)系等問(wèn)題展開(kāi)研究，形成一系列高檔次的研究成果。特別是，這種研究不能是一次性的探討，而應(yīng)該成為一種常態(tài)，在檔案信息更新后即組織展開(kāi)研究，通過(guò)動(dòng)態(tài)的分析推動(dòng)檔案信息的利用。其次，要積極推動(dòng)疾病預(yù)防控制檔案研究結(jié)果的應(yīng)用，在檔案研究成果完成后，要將相關(guān)的成果報(bào)送給政府決策者，為政府決策提供參考。此外，部分對(duì)社會(huì)公眾有關(guān)的研究成果還應(yīng)當(dāng)選擇合適的方式進(jìn)行公開(kāi)，通過(guò)信息公開(kāi)幫助公眾了解疾病預(yù)防控制信息。

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