應(yīng)用先進(jìn)管理方法迅速提升管理效益
2015-04-29 00:00:00王玨
【摘 要】文章闡述了企業(yè)開展持續(xù)改進(jìn)工作的必要性和重要性，總結(jié)了持續(xù)改進(jìn)工作在組織架構(gòu)、運(yùn)營體系、理念與能力等三個(gè)方面的經(jīng)驗(yàn)，對方法和工具進(jìn)行了介紹。文章還對企業(yè)下階段的持續(xù)改進(jìn)工作作了思考和探討。
【關(guān)鍵詞】持續(xù)；改進(jìn)；經(jīng)驗(yàn)
持續(xù)改進(jìn)，是指運(yùn)用先進(jìn)管理理念和方法，不斷優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，深入查找系統(tǒng)不足、挖掘潛力，同時(shí)培養(yǎng)理念先進(jìn)、意志堅(jiān)定、執(zhí)行力強(qiáng)的員工隊(duì)伍，從而顯現(xiàn)巨大效益的過程。
運(yùn)營轉(zhuǎn)型項(xiàng)目，是持續(xù)改進(jìn)工作三圈（組織架構(gòu)、運(yùn)營體系、理念與能力）之一，通過工藝優(yōu)化、操作指標(biāo)穩(wěn)定、設(shè)備改善等措施，逐步實(shí)現(xiàn)基線、挑戰(zhàn)目標(biāo)、先進(jìn)目標(biāo)，從而獲得經(jīng)濟(jì)效益。
速贏項(xiàng)目，是指在短期內(nèi)（一般為三個(gè)月以內(nèi)）通過集中整改，迅速獲得經(jīng)濟(jì)效益的項(xiàng)目。
A化工公司自2014年5月起開展持續(xù)改進(jìn)工作至今，在組織架構(gòu)、運(yùn)營體系、理念與能力方面已基本實(shí)現(xiàn)了三圈聯(lián)動(dòng)：建立了公司、二級(jí)單位兩級(jí)持續(xù)改進(jìn)組織，并能根據(jù)制度自主、有效開展工作；持續(xù)改進(jìn)專員分區(qū)管理、推動(dòng)速贏項(xiàng)目，運(yùn)營體系逐步優(yōu)化；持續(xù)改進(jìn)理念被越來越多的職工接受，越來越多的職工用先進(jìn)管理方法來分析問題、全程跟蹤、固化并推廣成果。持續(xù)改進(jìn)工作開展以來，速贏項(xiàng)目已獲得效益超過2200萬，發(fā)現(xiàn)了約2.4億的效益潛力；2015年以來實(shí)現(xiàn)效益1600萬元，預(yù)計(jì)全年將實(shí)現(xiàn)落袋效益約9000萬元。
1.“不講你們，只講我們”，切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念
一直在宣揚(yáng)“以我為主，從我做起”，但不知從哪做起。在持續(xù)改進(jìn)工作中，從“不講你們，只講我們”做起，從我們一起分析、查找問題開始，從我們主動(dòng)設(shè)法解決問題開始，從我們一起承擔(dān)責(zé)任開始?！安恢v你們”，就是不推諉、不扯皮；“只講我們”就是主動(dòng)參與、主動(dòng)作為。通過懸掛“不講你們，只講我們”標(biāo)語，落實(shí)主動(dòng)作為、馬上就辦等理念，A公司拖沓、扯皮現(xiàn)象有明顯好轉(zhuǎn)。
P404泵是影響到A公司整個(gè)生產(chǎn)系統(tǒng)運(yùn)行的關(guān)鍵設(shè)備，因多種原因非計(jì)劃停車頻繁。要提升效益、實(shí)現(xiàn)安穩(wěn)長滿優(yōu)運(yùn)行，就必須延長P404泵運(yùn)行時(shí)間。為此，生產(chǎn)部門、檢修部門成立了特護(hù)小組，試點(diǎn)進(jìn)行設(shè)備承包。通過分析設(shè)備熱圖、明確參與人員職責(zé)、制訂獎(jiǎng)懲方案等措施，把參與人員的利益“捆在一起”，在“確保P404 泵長周期運(yùn)行”這一目標(biāo)下實(shí)現(xiàn)了“不講你們，只講我們”，一改過去推諉、扯皮等內(nèi)耗現(xiàn)象，操作人員精心調(diào)節(jié)、細(xì)心巡檢，維保人員每天檢查設(shè)備運(yùn)行情況。目前P404泵已連續(xù)運(yùn)行120天，合成氨系統(tǒng)已連續(xù)運(yùn)行117天（創(chuàng)歷史新高）。
2.一抓到底，不畏懼任何困難
在以往工作中，解決問題、推進(jìn)工作時(shí)往往點(diǎn)到即止，憑感覺或經(jīng)驗(yàn)決定工作開展和結(jié)束，差不多就行了，沒有科學(xué)的評價(jià)體系。在持續(xù)改進(jìn)工作中，一旦確定整改點(diǎn)或工作目標(biāo)，必須制訂包括整改內(nèi)容、時(shí)間進(jìn)度、負(fù)責(zé)人等重要信息的TIPS，每天召開早晚會(huì)跟蹤整改進(jìn)展，如發(fā)生延誤必須作出書面A3報(bào)告，確保問題不解決、項(xiàng)目不按期推進(jìn)絕不罷休。只有這樣，才能保證工作符合時(shí)效、可控。
B裝置連續(xù)三個(gè)月產(chǎn)量、消耗不達(dá)標(biāo)，相關(guān)人員都認(rèn)為主要原因是市場需求不旺、產(chǎn)能不足。持續(xù)改進(jìn)專員認(rèn)為這一判斷太主觀、太片面，且沒有運(yùn)用先進(jìn)工具和方法進(jìn)行分析。在持續(xù)改進(jìn)專員的堅(jiān)持和帶領(lǐng)下，相關(guān)人員對現(xiàn)狀運(yùn)用全價(jià)值流程圖、問題樹、二維矩陣圖等工具進(jìn)行了一次全面分析，查找到了影響產(chǎn)量和消耗的關(guān)鍵點(diǎn)——領(lǐng)導(dǎo)力不足、員工積極性不夠高、績效考核未能發(fā)揮激勵(lì)作用、產(chǎn)品市場開發(fā)不足、操作指標(biāo)范圍偏大導(dǎo)致系統(tǒng)波動(dòng)大等。在此過程中，遇到了人員不配合、收集和分析原始數(shù)據(jù)工作量巨大、實(shí)施過程偏長等困難，針對這些問題采取了更換負(fù)責(zé)人、調(diào)整管理人員、細(xì)化操作要點(diǎn)等措施，并跟蹤實(shí)施。一個(gè)月后，B裝置創(chuàng)效10萬元，同時(shí)通過績效考核，促進(jìn)職工精神面貌、工作態(tài)度大有改善。
3.系統(tǒng)化管理、跟蹤持續(xù)改進(jìn)工作全過程，落實(shí)閉環(huán)管理
3.1公司高層領(lǐng)導(dǎo)積極參與
持續(xù)改進(jìn)工作需要領(lǐng)導(dǎo)帶頭全情投入、全體職工共同努力，才能取得實(shí)效。A公司明確了總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)持續(xù)改進(jìn)工作，另由一名副總經(jīng)理負(fù)責(zé)日常工作。負(fù)責(zé)生產(chǎn)運(yùn)營的四名公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員參加月會(huì)，聽取匯報(bào)，決策有困難項(xiàng)目，對下階段工作重點(diǎn)提出要求。
3.2全員參與培訓(xùn)和工作
公司明確要求科級(jí)以上干部必須主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)管理課程，必須參與速贏項(xiàng)目；各二級(jí)單位、處室必須開展速贏項(xiàng)目，熟練掌握八步法、A3報(bào)告等工具；組織近6000人次學(xué)習(xí)先進(jìn)管理公共課程（視頻），直接參與課程講授的達(dá)749人次；持續(xù)改進(jìn)專員和內(nèi)訓(xùn)師積極培訓(xùn)專業(yè)技術(shù)人員，內(nèi)容包括運(yùn)營轉(zhuǎn)型五步法、有效溝通、八步法、PPT格式和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、如何開展運(yùn)營項(xiàng)目等，計(jì)425人次；培訓(xùn)一線職工800多人次。
3.3由點(diǎn)到面開展速贏項(xiàng)目
先試點(diǎn)后全面，先生產(chǎn)運(yùn)營后輔助部門，積極查找改善點(diǎn)，按照方法和步驟開展速贏項(xiàng)目。
持續(xù)改進(jìn)專員分區(qū)管理二級(jí)單位運(yùn)營轉(zhuǎn)型項(xiàng)目。每天到重點(diǎn)幫扶單位開展工作；每天輪流至分管單位參加早晚會(huì)；每周輪流至分管單位參加周會(huì)。公司持續(xù)改進(jìn)辦公室主任參加二級(jí)單位的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、結(jié)項(xiàng)會(huì)。
速贏項(xiàng)目分為準(zhǔn)備、診斷、設(shè)計(jì)與計(jì)劃、實(shí)施、固化完善五個(gè)階段進(jìn)行，完成一個(gè)階段才能進(jìn)入下一階段，環(huán)環(huán)相扣，循環(huán)開展。
在準(zhǔn)備階段，要做好小組組建（包括確定場所、小組名稱、成員、辦公設(shè)施配置等）、與相關(guān)人員溝通訪談、收集原始數(shù)據(jù)掌握情況、規(guī)劃行動(dòng)等。在這個(gè)階段，要避免出現(xiàn)對于所面臨的挑戰(zhàn)，各階段的節(jié)拍都沒有心理準(zhǔn)備和規(guī)劃等現(xiàn)象。
在診斷階段，要對運(yùn)營系統(tǒng)、組織架構(gòu)、理念與能力三方面的各個(gè)要素進(jìn)行診斷，查找影響績效的關(guān)鍵因素。在這個(gè)階段，要避免出現(xiàn)查找潛力過于保守、制訂目標(biāo)脫離生產(chǎn)實(shí)際等現(xiàn)象。
在設(shè)計(jì)與計(jì)劃階段，要做好戰(zhàn)術(shù)實(shí)施計(jì)劃、確定所需資源并認(rèn)清風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)計(jì)支持新的運(yùn)營系統(tǒng)的管理架構(gòu)，確定相應(yīng)理念行為以強(qiáng)化新的工作方式。在這個(gè)階段，要避免出現(xiàn)設(shè)定舉措時(shí)提空洞口號(hào)、權(quán)責(zé)不清、零資產(chǎn)投入等現(xiàn)象。
在實(shí)施階段，要做到全員參與、統(tǒng)籌兼顧、每天跟蹤進(jìn)程并協(xié)調(diào)解決問題。在這個(gè)階段，要避免出現(xiàn)在把運(yùn)營轉(zhuǎn)型變成管理層的一廂情愿、忽視全員參與等現(xiàn)象。
在固化階段，要完善新流程并使之標(biāo)準(zhǔn)化確保向持續(xù)改進(jìn)的過渡。在這個(gè)階段，尤其要注意不要把運(yùn)營轉(zhuǎn)型當(dāng)成一陣風(fēng)運(yùn)動(dòng)，風(fēng)過后回到原樣。
在項(xiàng)目開展過程中，持續(xù)改進(jìn)專員負(fù)責(zé)進(jìn)度跟蹤、方法輔導(dǎo)、業(yè)績考核等，確保項(xiàng)目進(jìn)度受控、質(zhì)量受控；二級(jí)單位持續(xù)改進(jìn)辦公室主任負(fù)責(zé)日常會(huì)議的組織、較難問題的分析和解決、人員培訓(xùn)和考核、效益核算等，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)；聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)保質(zhì)、按時(shí)上交各類統(tǒng)計(jì)資料，起到上情下達(dá)、下情上傳的承上啟下作用；項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目立項(xiàng)、人員發(fā)動(dòng)和組織、一般問題分析和解決、效益計(jì)算、獎(jiǎng)勵(lì)申請和發(fā)放等，確保項(xiàng)目高效推進(jìn)。
4.實(shí)現(xiàn)信息化管理，實(shí)時(shí)掌握工作進(jìn)展
4.1設(shè)計(jì)、開發(fā)持續(xù)改進(jìn)工作信息化平臺(tái)
包括組織架構(gòu)、規(guī)章制度、宣傳報(bào)道、項(xiàng)目立項(xiàng)審批、結(jié)項(xiàng)審核等五大功能，每一個(gè)用戶登錄后均可掌握持續(xù)改進(jìn)工作所有信息。通過這個(gè)平臺(tái)，還可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記錄、自動(dòng)布置任務(wù)、自動(dòng)反饋、自動(dòng)考核等任務(wù)，大大減少了手動(dòng)作業(yè)，提高了準(zhǔn)確率和工作效率。
4.2郵件交流無障礙
利用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)郵件實(shí)時(shí)交流和反饋。通過郵件既可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)交流和溝通，也時(shí)刻留下交流痕跡，有利于資料保存。
5.用制度規(guī)范持續(xù)改進(jìn)工作各個(gè)環(huán)節(jié)，確保動(dòng)作一致
5.1建立并執(zhí)行11項(xiàng)制度
持續(xù)改進(jìn)工作開展以來，根據(jù)工作需要，陸續(xù)制訂并實(shí)施了《持續(xù)改進(jìn)工作管理規(guī)定》、《持續(xù)改進(jìn)工作評價(jià)考核細(xì)則》、《運(yùn)營轉(zhuǎn)型項(xiàng)目考核管理規(guī)定》、《運(yùn)營轉(zhuǎn)型項(xiàng)目實(shí)施考核管理規(guī)定》、《運(yùn)營轉(zhuǎn)型速贏項(xiàng)目激勵(lì)方案》、《持續(xù)改進(jìn)工作內(nèi)訓(xùn)師管理辦法》、《速贏項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)流程》、《速贏項(xiàng)目資料上報(bào)標(biāo)準(zhǔn)流程》、《運(yùn)營轉(zhuǎn)型項(xiàng)目評審小組工作制度》、《運(yùn)營轉(zhuǎn)型提升項(xiàng)目每日周例會(huì)制度》、《持續(xù)改進(jìn)人員考評細(xì)則》等11項(xiàng)制度， 全面規(guī)范持續(xù)改進(jìn)工作的各個(gè)步驟，做到各項(xiàng)工作有制度可依，有制度必依。
5.2規(guī)范流程、方法、工具（資料格式、會(huì)議），實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化
持續(xù)改進(jìn)工作涉及眾多單位和人員，如不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，收集、匯總資料將是一個(gè)繁雜而低效的工作，也不符合現(xiàn)代管理的要求。因此，公司持續(xù)改進(jìn)辦公室制訂了一系列標(biāo)準(zhǔn)。
5.2.1明確流程，規(guī)范動(dòng)作
為確保程序優(yōu)化、流程暢通，持續(xù)改進(jìn)工作遵循以下流程。
（1）項(xiàng)目申報(bào)流程。
項(xiàng)目組申報(bào)項(xiàng)目（控制人：項(xiàng)目經(jīng)理）——二級(jí)單位持改辦審核（控制人：持續(xù)改進(jìn)辦公室主任、聯(lián)絡(luò)人）——公司持改辦審核（控制人：持續(xù)改進(jìn)辦公室主任）—— 項(xiàng)目評審小組審核（控制人：各處室負(fù)責(zé)人）——公司持改辦立項(xiàng)（控制人：持改辦主任）
（2）項(xiàng)目評審流程。
項(xiàng)目組申報(bào)項(xiàng)目（控制人：項(xiàng)目經(jīng)理）——二級(jí)單位持改辦審核（控制人：持續(xù)改進(jìn)辦公室主任、聯(lián)絡(luò)人）——公司持改辦審核（控制人：持續(xù)改進(jìn)辦公室主任）——項(xiàng)目評審小組審核（控制人：各處室負(fù)責(zé)人）。
（3）獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)流程。
項(xiàng)目組申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)（控制人：項(xiàng)目經(jīng)理）——二級(jí)單位持改辦審核（控制人：持續(xù)改進(jìn)辦公室主任、聯(lián)絡(luò)人）——公司持改辦審核（控制人：持續(xù)改進(jìn)辦公室主任）——生產(chǎn)處、財(cái)務(wù)處審核（控制人：各處室負(fù)責(zé)人）——根據(jù)核定的效益和獎(jiǎng)勵(lì)，公司持改辦申請獎(jiǎng)勵(lì)（控制人：持續(xù)改進(jìn)辦公室主任）——二級(jí)單位持改辦審核（控制人：持續(xù)改進(jìn)辦公室主任、聯(lián)絡(luò)人）——匯總資料交人力資源處，發(fā)放獎(jiǎng)勵(lì)（控制人：人力資源處、持續(xù)改進(jìn)辦公室主任）。
5.2.2制訂并遵守會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)高效會(huì)議
時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)——二級(jí)單位每周四召開周會(huì)，小結(jié)一周工作，計(jì)劃下周內(nèi)容；公司持續(xù)改進(jìn)辦公室每兩周對各運(yùn)營轉(zhuǎn)型項(xiàng)目進(jìn)行評價(jià)和考核（一般為雙周周四）；公司每月召開運(yùn)營轉(zhuǎn)型月度匯報(bào)會(huì)（一般為每月第一周周四）。
簽到標(biāo)準(zhǔn)：凡是會(huì)議、培訓(xùn)必須簽到，簽到表分為應(yīng)到人員、實(shí)到人員、替補(bǔ)人員、遲到時(shí)間等欄，以確保參會(huì)率。
內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)——會(huì)前播放《高效會(huì)議守則》；會(huì)議內(nèi)容均做成PPT，統(tǒng)一版面布局、顏色、字體、字號(hào)。
5.2.3統(tǒng)一資料標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)高效辦公
速贏項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)必須上交八步法問題分析、項(xiàng)目實(shí)施TIPS、效益測算、獎(jiǎng)勵(lì)分配方案等四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)資料。
各速贏項(xiàng)目每周一到周四上交持續(xù)改進(jìn)辦公室日志、KPI指標(biāo)；每周五上交周小結(jié)。
每周五向公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送實(shí)施項(xiàng)目一級(jí)KPI匯總表，讓領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展。
6.創(chuàng)新管理方式
6.1績效考核改革
（1）梳理公司考核各二級(jí)單位的各項(xiàng)指標(biāo)，確定3—5個(gè)影響二級(jí)單位績效的關(guān)鍵指標(biāo)。將二級(jí)單位關(guān)鍵指標(biāo)分解到裝置、班組、崗位，分別設(shè)定3—5個(gè)考核指標(biāo)，做到人人身上有指標(biāo)，個(gè)個(gè)明確努力方向。不同崗位根據(jù)工作內(nèi)容、難度設(shè)定不同的考核系數(shù)，每月根據(jù)獎(jiǎng)金總額進(jìn)行分配，充分體現(xiàn)多干多得、干好干不好不一樣的原則。
（2）醞釀持續(xù)改進(jìn)專員績效改革，取消現(xiàn)有月度獎(jiǎng)金；細(xì)化每月工作內(nèi)容，采用得分制，月度獎(jiǎng)金與工作內(nèi)容完成情況、完成質(zhì)量、分管速贏項(xiàng)目落袋收益等指標(biāo)相關(guān)。
6.2成果固化
（1）根據(jù)《運(yùn)營轉(zhuǎn)型速贏項(xiàng)目激勵(lì)方案》，以速贏項(xiàng)目實(shí)施前KPI指標(biāo)為基線，設(shè)定短期目標(biāo)、挑戰(zhàn)目標(biāo)。速贏項(xiàng)目實(shí)施后，將實(shí)際表現(xiàn)值中較基線提高的部分產(chǎn)生的財(cái)務(wù)收益按比例進(jìn)行分配：指標(biāo)超過基線且未達(dá)到短期目標(biāo)按5%提獎(jiǎng)，指標(biāo)超過短期目標(biāo)且未達(dá)到挑戰(zhàn)目標(biāo)的增量部分按10%提取，指標(biāo)超過挑戰(zhàn)目標(biāo)的增量部分按15%提取，根據(jù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的檔次，獎(jiǎng)勵(lì)向上累加。二級(jí)單位提取的獎(jiǎng)勵(lì)，按照事先確定的獎(jiǎng)勵(lì)方案（含獎(jiǎng)勵(lì)范圍、人員系數(shù)）進(jìn)行分配。
（2）評先選優(yōu)：變推薦式為打分式，分不同類型人員制訂考核標(biāo)準(zhǔn)，每月打分排序，按得分高低選取表彰人員。這樣使先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)得以量化，真正做到獎(jiǎng)先獎(jiǎng)優(yōu)，同時(shí)評選過程實(shí)現(xiàn)科學(xué)、公正。
（3）發(fā)放速贏項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)：持續(xù)改進(jìn)工作開展以來，根據(jù)取得的經(jīng)濟(jì)效益，共提取、發(fā)放獎(jiǎng)勵(lì)64.19萬元，獎(jiǎng)勵(lì)職工3560人次。
7.下階段工作重點(diǎn)
7.1公司領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)處室負(fù)責(zé)人的持續(xù)改進(jìn)理念需繼續(xù)轉(zhuǎn)變
全體職工有意無意中形成兩個(gè)圈子，一個(gè)圈子里是參與速贏項(xiàng)目的職工，觀念轉(zhuǎn)變較快，掌握一定方法，創(chuàng)造了效益；一個(gè)圈子里是沒有參與速贏項(xiàng)目的職工，完全對持續(xù)改進(jìn)工作不了解，也不想了解，把持續(xù)改進(jìn)工作與本職工作完全區(qū)分。
公司領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)處室負(fù)責(zé)人的觀念也需進(jìn)一步轉(zhuǎn)變。目前，機(jī)關(guān)處室申報(bào)、牽頭開展的速贏項(xiàng)目較少，實(shí)施的項(xiàng)目質(zhì)量較差，運(yùn)用方法和工具不規(guī)范，不具備示范作用，也不利于將先進(jìn)管理方法應(yīng)用于日常各項(xiàng)工作。
7.2公司持續(xù)改進(jìn)團(tuán)隊(duì)能力需進(jìn)一步提升
目前，持續(xù)改進(jìn)團(tuán)隊(duì)能自主開展生產(chǎn)運(yùn)營轉(zhuǎn)型項(xiàng)目，但其他專業(yè)的轉(zhuǎn)型如工作流程優(yōu)化、績效考核改革等，還不具備能力。因此，還需進(jìn)一步學(xué)習(xí)和培訓(xùn)以適應(yīng)持續(xù)改進(jìn)工作需求。
7.3公司中層以上干部需進(jìn)一步提升能力
需進(jìn)一步對公司中層以上干部進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)能力培訓(xùn)，重點(diǎn)內(nèi)容有主動(dòng)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、溝通技巧、工具和方法等。
持續(xù)改進(jìn)不僅是一項(xiàng)工作，更是一種理念。企業(yè)全體職工應(yīng)做到積極學(xué)習(xí)方法，迅速轉(zhuǎn)變觀念，堅(jiān)持全員參與，時(shí)刻持續(xù)改進(jìn)。只有這樣，企業(yè)才能永葆活力，在殘酷的市場競爭中始終處于不敗之地。 [科]
