探析檔案信息管理與知識管理之融合
2015-04-29 00:00:00何茂玲
【摘 要】在檔案信息管理的過程中一定要對管理手段和管理模式進行一定的創(chuàng)新，因為傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需求，所以，為了能夠更好地對檔案信息管理工作進行改革和創(chuàng)新，一定要采取相關(guān)的手段對其進行不斷完善。本文主要探究了檔案信息管理與知識管理之融合，希望能夠為檔案信息管理人員提供一定的有價值信息。
【關(guān)鍵詞】檔案；管理；知識管理；融合
檔案信息管理工作是非常重要的一項工作，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，很多新的技術(shù)和新的理念在檔案信息管理的工作中都應該得到一定的應用，知識管理是檔案信息管理的一個重要趨勢，它能夠避免以往管理工作中存在的不足，同時對檔案信息管理人員提出了更高的要求。
1.檔案信息管理與知識管理融合的必要性
我國的經(jīng)濟和科技都得到了非常大的進步和發(fā)展，在經(jīng)濟活動變化當中，知識因素的參與比重正在呈逐年增大的趨勢，所以只是管理是社會發(fā)展和經(jīng)濟變革的必然要求，這樣不僅能夠更好地提升檔案信息管理的工作效率，而且對工作質(zhì)量也有非常大的改進和提升，檔案信息能夠更加全面，檔案信息的作用也可以得到盡情的發(fā)揮。在以往的檔案信息管理工作中要經(jīng)過很多的工作流程，管理方式也相對較為落后對信息價值的提升是非常不利的，在對實際的檔案進行管理的過程中還存在著諸多的問題，要更好地解決這些問題就一定要將知識管理和檔案信息管理進行充分的融合，只有這樣，檔案信息管理工作才能真正與時代的發(fā)展相協(xié)調(diào)。
2.檔案信息管理與知識管理融合的可行性
2.1從檔案信息屬性的角度分析
檔案的一個非常重要的屬性就是知識屬性，這些知識都是看得見摸得著的，檔案只是記載這些知識的一個載體，是人們對事物的研究成果的集中展示，檔案管理和知識管理的對象是一直的，檔案信息管理當中主要的工作內(nèi)容是對于文檔中的顯性知識的一種管理。
2.2從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識管理在發(fā)展過程中已經(jīng)形成了獨具特色的理論和方法，雖然在某些環(huán)節(jié)當中還存在著一些問題，但是已經(jīng)有了很好的發(fā)展和進步。要建設(shè)一套比較系統(tǒng)的、科學的管理體系，首先要保證實踐具有可行性，其次是要選定恰當?shù)难芯繉ο?，最后是在有明確的研究對象以后根據(jù)自身的條件和具體情況選擇適當?shù)难芯糠椒?。在知識管理當中基本上已經(jīng)具備了上文中所提到的基本條件，檔案管理和知識管理的相互融合有相應的理論保障和技術(shù)保障。
3.知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能
知識管理在檔案信息管理當中算是一種變革和創(chuàng)新，知識管理對檔案管理的所有流程都產(chǎn)生積極的影響，只是影響方式和影響程度不同。知識管理在檔案信息管理當中發(fā)揮著越來越重要的作用，。檔案信息管理工作中加入了知識管理以后，檔案信息管理在工作內(nèi)容和工作方式上都有著非常明顯的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先是改變了以往只是對實體檔案的管理，轉(zhuǎn)變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內(nèi)容，強調(diào)了對檔案信息的開發(fā)和利用，采用高科技手段對檔案信息實行現(xiàn)代化、智能化的管理，這也促進了檔案信息管理在觀念上的轉(zhuǎn)變，將檔案信息管理和知識管理進行有機結(jié)合，在知識管理的前提下不斷改進檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容。
3.2知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造
業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
4.知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
不斷提高檔案信息管理工作的工作質(zhì)量是知識使用管理的一個重要目的，同時也是連接檔案管理部門和其他部門之間的重要橋梁，信息化的發(fā)展與進步為檔案信息管理的發(fā)展與進步提供了一個重要的前提和基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展更是使得檔案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的轉(zhuǎn)變，知識管理不但能夠促進知識的傳遞與共享也能使檔案信息更加全面，相關(guān)的服務質(zhì)量較以往也能夠有非常明顯的提升。因此，在檔案信息管理的過程中一定要加強包括網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在內(nèi)的各項現(xiàn)代化技術(shù)的應用，只有這樣才能不斷促進檔案信息管理工作的智能化，提高服務質(zhì)量。
5.知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
現(xiàn)代管理飛速發(fā)展，在許多管理職位，從業(yè)人員的素質(zhì)都在不斷提升，而檔案管理人員的素質(zhì)一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。知識管理要求作為參與信息管理、知識管理的檔案工作者必須掌握管理學和現(xiàn)代管理知識，熟悉業(yè)務流程，提高自身素質(zhì)。從這個角度來講，檔案信息管理與知識管理的融合將有助于提高檔案管理人員的素質(zhì)。這是檔案信息知識管理的前提，也是結(jié)果。從時間角度講，知識管理有助于完善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的能力；有助于檔案管理人員發(fā)揮自身的創(chuàng)造力和潛能；還有助于檔案管理人員了解客戶需求，提供知識服務。因此檔案信息管理工作創(chuàng)新離不開知識管理，知識管理使檔案信息資源優(yōu)勢不僅止于歷史研究之用，檔案人員的目光將投入到廣泛的社會需求中去，檔案人員將盡可能利用一切可利用的檔案信息資源，多層次、多角度地為社會生活各領(lǐng)域服務，不斷對檔案信息去粗取精，創(chuàng)造社會服務價值。我們希望檔案工作者能夠通過自身的努力，成為成功的信息主管和知識主管。
6.結(jié)語
知識經(jīng)濟在當代社會得到了非常迅猛的發(fā)展，檔案信息管理也應該更好地順應知識經(jīng)濟的發(fā)展，在檔案管理的過程中一定要對傳統(tǒng)的理念和模式進行大膽的變革，只有變革才能有創(chuàng)新，只有不斷地進行創(chuàng)新才能更好地發(fā)展，檔案管理也是一樣，只有對其進行不斷創(chuàng)新，在管理的過程中與知識管理相結(jié)合才能更好地保證檔案管理工作的長久發(fā)展。 [科]
【參考文獻】
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