影響檔案信息資源開發(fā)利用的主要因素淺析

檔案信息資源開發(fā)利用工作的重要性毋庸置疑，在這方面檔案部門已經(jīng)做了不少工作，而且也取得了一定的成績，但在某些方面還存在著差距，其主要原因在于檔案信息資源的開發(fā)利用工作受到來自多方面因素的影響，其中有積極因素也有消極因索，如何趨利避害，積極開發(fā)檔案信息資源為社會提供利用是檔案作的重要內(nèi)容。

1.經(jīng)濟發(fā)展對檔案信息資源開發(fā)利用的影響

經(jīng)濟因素，包括經(jīng)濟制度、生產(chǎn)力水平、經(jīng)濟發(fā)展規(guī)模和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)等。它是社會存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，同時，也在相當(dāng)程度上影響著社會的信息需求和檔案信息資源的開發(fā)利用。這種影響主要表現(xiàn)在：首先，社會主義市場經(jīng)濟的建立促進了信息市場的形成，促使檔案信息資源開發(fā)利用要以信息市場的需求為導(dǎo)向，以信息產(chǎn)品的開發(fā)和生產(chǎn)為核心，以服務(wù)廣大信息用戶為宗旨，通過將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力來推動社會經(jīng)濟的發(fā)展，并且反過來獲得社會經(jīng)濟對其進一步發(fā)展的支持和保障。其次，隨著知識經(jīng)濟時代的到來，知識和信息成為發(fā)展的戰(zhàn)略資源，知識和信息的及時傳輸、處理成為社會生產(chǎn)力、競爭力和成功的關(guān)鍵。檔案信息作為國家信息系統(tǒng)中重要而獨特的組成部分，有著其它信息資源不可替代的作用。我們只有把握機遇，增加開發(fā)利用檔案信息資源的科技含量，從寶貴的檔案信息資源中提煉、重組出適用于社會和經(jīng)濟發(fā)展的信息產(chǎn)品，才能使檔案工作的層次和社會地位得到提升。

最后，經(jīng)費不足是困擾檔案信息資源開發(fā)利用的一大難題。在開發(fā)利用工作中運用現(xiàn)代技術(shù)以及設(shè)備購置和人員培訓(xùn)等都需要一定的經(jīng)費支持。為此，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確指出：建議各級人民政府和各專業(yè)主管部門增加對‘檔案事業(yè)的必要投入（包括檔案教育、檔案科研、檔案保護、檔案征集、檔案編纂出版等方面），逐年增加檔案事業(yè)經(jīng)費，使之與國家對社會事業(yè)總投入的增長保持適當(dāng)比例?？梢哉J為，不走出經(jīng)費捉襟見肘的窘境，檔案信息資源的開發(fā)利用將受到很大的限制。

2.社會檔案意識對檔案信息資源開發(fā)利用的影響

所謂社會檔案意識是指人們對檔案的性質(zhì)、價值和檔案工作的本質(zhì)、作用、地位的看法，為承擔(dān)的保護檔案的義務(wù)的認識和利用檔案的要求。社會檔案意識強，對檔案工作的支持就更多，就有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。反之，檔案部門就會缺乏社會的支持，得不到社會的理解，無法與社會進行信息的交換。所以檔案部才要注意利用各種媒體、各種渠道加強宣傳，使社會成員了解檔案的價值、開放利用的政策和具體規(guī)定，從而贏得社會的支持，提高公民的檔案信息意識。對檔案工作本身來說，要尊重公民利用檔案這一受法律保護的基本權(quán)利，要有強烈的社會責(zé)任感和服務(wù)意識。應(yīng)牢固樹立“利用檔案不是少數(shù)人的特權(quán)”的觀念，積極了解社會對檔案信息的需求傾向，了解各種用戶的需求特點，據(jù)此制定檔案部門開發(fā)利用的規(guī)劃和措施，并要加強檔案部門相互間的聯(lián)系，以發(fā)揮檔案系統(tǒng)的整體效應(yīng)?，F(xiàn)階段，社會檔案意識的高低更多取決于公眾從檔案利用中得到的實惠。因此，檔案服務(wù)要貼近民眾，要加大開發(fā)更多反映社會和生活、與公眾密切相關(guān)的檔案信息產(chǎn)品。但是，目前我國檔案部門普遍存在著“四多四少”的現(xiàn)象，即宏觀檔案多，微觀檔案少；政務(wù)檔案多，科技、經(jīng)濟檔案少；公務(wù)檔案多，私人事務(wù)檔案少；一般檔案多，特色檔案少。這遠遠不能滿足社會和公眾的用檔需求，勢必影響社會和公眾對檔案部門的認知度。同時，它又會反過來影響各部門、各行業(yè)和公眾對檔案信息資源開發(fā)利用工作的支持。

3.科技進步對檔案信息資源開發(fā)利用的影響

“隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及和大量電子文件的涌現(xiàn)，檔案信息的開發(fā)利用必然發(fā)生根本性的變革”。科技的進步尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案信息資源的深層次開發(fā)利用創(chuàng)造了條件，以磁帶、磁盤、或光盤為介質(zhì)的數(shù)字檔案成為檔案管理的重要對象，檔案信息資源將通過網(wǎng)絡(luò)、電視屏幕、報刊廣告等越來越豐富的形式為人們所利用。在信息社會，檔案的載體形態(tài)和記錄方式均發(fā)生了很大變化，紙質(zhì)檔案的“一統(tǒng)天下”格局將被紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案并存的格局所取代，傳統(tǒng)的檔案利用模式也已向多載體、全方位、深層次地開發(fā)檔案信息資源方向發(fā)展?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展己經(jīng)直接影響到檔案信息資源的開發(fā)和利用，這主要表現(xiàn)在以下三個方面：

首先，從檔案人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)來看，理工科的專業(yè)人員較少，對現(xiàn)代化檔案信息資源開發(fā)利用的手段和技術(shù)的不適應(yīng)表現(xiàn)得比較突出，實際操作能力比較差。雖然現(xiàn)在很多省、市、縣甚至鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村檔案館（室）都較普遍地配備了計算機，但大多數(shù)的檔案館（室）只是使用微機進行檔案目錄管理。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)跟不上時代的發(fā)展，極大地影響了檔案信息資源的開發(fā)和利用。其次，從開發(fā)利用的介質(zhì)來看，高速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)提供了新的信息存儲載體、傳遞渠道及信息處理方式，使得檔案信息數(shù)量劇增，形式各異，從而增加了其開發(fā)利用的難度。隨著多媒體技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通訊傳輸技術(shù)的發(fā)展，檔案縮微制品、錄音、錄像制品、印刷品等各種載體形式大量增加。特別是近幾年來，電子文件（檔案）所占比重將不斷上升。雖然電子文件的利用目前尚未形成“氣候”，但如何借助網(wǎng)絡(luò)，擴展檔案信息資源開發(fā)和利用的范圍，突破檔案館（室）藏的地域和實體界限，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化以及利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化將成為我們所期待的目標(biāo)。

最后，從開發(fā)利用方式和環(huán)境來看，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的運用，使得檔案信息資源開發(fā)活動變得更加快捷、充分、深入和有效。傳統(tǒng)的由單一檔案部門各自為政進行檔案信息資源的開發(fā)利用將轉(zhuǎn)化為檔案信息資源的全面共享，技術(shù)的進步將徹底改變以往封閉、狹小的作業(yè)環(huán)境。在盡可能的情況下，各檔案部門必須加強合作，以使有限的資源發(fā)揮最大的效益。通過網(wǎng)絡(luò)，不僅使檔案機構(gòu)內(nèi)部的各項工作連成整體，而且將各個檔案部門和機構(gòu)也納入整個社會信息資源系統(tǒng)中，成為有機的組成部分。技術(shù)的發(fā)展推動了檔案信息資源的開發(fā)和利用，雖然在一定程度上也帶來一些問題，如：設(shè)備升級換代過于頻繁，給選擇帶來困難；數(shù)字信息的普遍存在，給檔案信息安全構(gòu)成前所未有的威脅；檔案部門之間發(fā)展不平衡，使得應(yīng)用信息技術(shù)能力相對較弱的部門距離拉大等等。但我們相信，對科學(xué)技術(shù)的合理運用和有效控制會給檔案信息資源的開發(fā)利用帶來新的面貌。 [科]