淺談電子文件檔案的保護
2015-04-29 00:00:00張冬梅
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1.電子文件的保護
1.1加強對電子文件制作和管理人員的管理
電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文件制作 和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
1.2電子文件的制作過程要職責分明
電子文件的制作人員，應對其制作的電子文件的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設計項目，更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員負其分工范圍內(nèi)的責任。一般來說，不相干人員不能進入他人的責任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。
1.3建立電子文件全過程管理的制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。
電子文件歸檔應對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發(fā)利用活動的管理。
1.4建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)
紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
電子文件管理系統(tǒng)本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關信息；對于以存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。
2.軟磁盤的保護
（1）統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤保存。
（2）把住軟磁盤質(zhì)量關。軟磁盤的質(zhì)量直接影響磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關。
（3）規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24攝氏度。
（4）加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機病毒檢測，確保磁盤不帶病毒，將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。
（5）對加密盤的管理。有的電子文件存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
（6）在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
3.光盤的保護
（1）規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量推疊，以防光盤翹曲。使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
（2）保護良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤存放的溫度宜控制在14-24攝氏度，相對濕度40%-65%。
（3）注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光，盡量避免帶出室外，不管磁盤還是光盤，定期復制是延長電子文件壽命的有效措施。磁盤每2年、光盤第5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。 [科]
