醫(yī)院評審對醫(yī)院檔案建設(shè)的作用
2015-04-29 00:00:00蘇紅艷
【摘 要】ARCHIVESCONSTRUCTION等級醫(yī)院評審是衡量一個醫(yī)院綜合實力與整體水平的有效手段，它是全方位、多角度、涵蓋各層次的系統(tǒng)評價體系，是規(guī)范醫(yī)療行為，提高醫(yī)療技術(shù)的一個有效載體。目前已成為發(fā)達國家推動醫(yī)院標(biāo)準化管理的一個強有力的措施，通過等級醫(yī)院評審，可以促使醫(yī)院不斷自查、補漏、提升、強化。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；等級評審；檔案管理
我院是一家集醫(yī)療、預(yù)防、科研為一體的綜合性醫(yī)院，經(jīng)過幾年的銳意改革，于 2009年順利地通過了二級甲等醫(yī)院評審，又在2014年圓滿通過了二級甲等醫(yī)院的復(fù)審，在爭創(chuàng)和復(fù)審等級醫(yī)院過程中，我院以等級醫(yī)院評審為契機，以等級醫(yī)院評審標(biāo)準為規(guī)范，努力使醫(yī)院更好更快地發(fā)展。而檔案管理是醫(yī)院的重要組成部分，又是等級醫(yī)院評審的指標(biāo)要求之一，因此，醫(yī)院檔案在等級醫(yī)院評審中具有重要的作用和意義。我院十分重視檔案建設(shè)，投入了相當(dāng)?shù)娜肆臀锪?，按照評審標(biāo)準，加強了檔案的建設(shè)力度，由此形成了完整、規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)的醫(yī)院檔案，使我院的檔案建設(shè)上了一個新的臺階。本文介紹一下我院創(chuàng)建和復(fù)審二級甲等醫(yī)院活動對醫(yī)院檔案建設(shè)的促進作用。
1.領(lǐng)導(dǎo)重視，健全制度
各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，是健全醫(yī)院檔案系統(tǒng)的關(guān)鍵，通過等級醫(yī)院評審，使各級領(lǐng)導(dǎo)更加充分地認識到檔案工作的重要性，醫(yī)院切實加強了對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展及創(chuàng)等級醫(yī)院的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作人員就有了信心。檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，只有在這種思想指導(dǎo)下，才會使檔案工作順利進行。
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，促進檔案工作規(guī)范管理。醫(yī)院結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂了一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。
2.深入宣傳發(fā)動，增強全員檔案意識
在爭創(chuàng)和復(fù)審等級醫(yī)院工作中要反復(fù)深入地宣講醫(yī)院檔案建設(shè)在創(chuàng)建“二級甲等”醫(yī)院的重要作用，增強全員檔案意識。由于等級醫(yī)院評審對檔案材料有細致明確的要求，以求真實、準確地反映醫(yī)院工作的全貌。在材料準備過程中，幾乎每一個部門、科室都會發(fā)現(xiàn)，雖然在實踐過程中做了大量的工作，但部分工作由于沒有全面、及時的記錄或材料記錄零星、分散，導(dǎo)致拿不出過硬的真憑實據(jù)，有的不得不重新整理零星資料，以致給人以虛假證據(jù)的印象。再譬如有的記錄散見于各自的記錄本，顯得不規(guī)范、不合要求，使傾注了大量精力的工作得不到真實的反映。至此，大家才意識到規(guī)范的檔案形成和資料積累是多么重要。這一深刻的教訓(xùn)，使大家對檔案工作加深了了解，有了比較全面的認識，從而自覺、主動地關(guān)心和支持檔案的收集、歸檔工作。
醫(yī)院趁機加強宣傳《檔案法》，在醫(yī)院院報、文化長廊上及時刊登檔案有關(guān)信息及政策法規(guī)，了解檔案是醫(yī)院發(fā)展不可缺少的一部分，增強了全員檔案意識和法制觀念。
3.加強檔案管理隊伍建設(shè)
為了加強檔案建設(shè)，在原有專職檔案管理人員的基礎(chǔ)上，醫(yī)院組建了一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍，在每個科室設(shè)立一名兼職檔案員，定期組織進行檔案知識培訓(xùn)。兼職檔案員專門負責(zé)本科室檔案材料的收集工作，綜合檔案專職檔案人員及時給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高他們的業(yè)務(wù)水平和實際工作能力，在兼職檔案員的努力工作之下，責(zé)任落實到科室乃至到人，大家都很重視每個環(huán)節(jié)的規(guī)范性和書面文字的記錄，充分發(fā)揮了檔案人員的網(wǎng)絡(luò)作用，提高了收集工作的力度和效率。并建立了限時完成制度和收集登記制度，從而保證了檔案材料收集的齊全與完整。
4.實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化
加強檔案現(xiàn)代化建設(shè)，加大檔案投入，這是做好檔案工作的基本條件。我院加大投入力度，配備了現(xiàn)代化的硬件設(shè)施，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮電子計算機在檔案管理中的作用，實現(xiàn)檔案管理的計算機編碼、儲存、檢索。將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財會等分門別類地輸入計算機，具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點，使查檔案材料費時費力的原始勞動，變得在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解放，更是工作質(zhì)量的飛躍?？梢允箼n案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中迅捷、準確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
醫(yī)院還在庫房建設(shè)、設(shè)備配置、人員、經(jīng)費等方面加大投入，保證庫房、檔案柜及資料盒等配備及時到位，統(tǒng)一美觀，為檔案收集、整理及等級醫(yī)院評審使用創(chuàng)造條件。并注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，借鑒社會其他領(lǐng)域的信息，豐富檔案管理經(jīng)驗，使醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。
5.總結(jié)經(jīng)驗，提高收集效率
在等級醫(yī)院評審資料準備中，總結(jié)經(jīng)驗，掌握了一套檔案收集的方法，建立科學(xué)的文件資料流通程序，提高收集的效率。主要的做法是收集三到位，一是在檢查中收集到位，該交的材料一份也不能少，不規(guī)范的材料返還重做；二是定期收集到位，規(guī)定期限完成的材料必須按時完成，決不能拖延；三是跟蹤收集到位，對采購物品的產(chǎn)品說明書等，檔案人員從設(shè)備進院就跟蹤接收，務(wù)必使之完整歸檔。另外還要控制收集源頭，對各科室的材料規(guī)定定期向檔案室報送一次，將全院分散保管和文書文件、科研、基建、財務(wù)、設(shè)備等資料集中起來，及時整理、按期立卷歸檔，統(tǒng)一保管和使用。這樣做一方面避免了材料的流失和損毀，另一方面也有利于及早開發(fā)檔案信息資源。
等級醫(yī)院評審和復(fù)審給檔案工作的發(fā)展帶來了契機，同時也對新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，給醫(yī)院檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)，有力地推動醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)該改變傳統(tǒng)工作方式，采用先進的檔案信息管理方式，利用現(xiàn)代化管理手段，更有效地實現(xiàn)檔案的利用價值，真正發(fā)揮檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用。 [科]
