對城市建設(shè)檔案管理工作的探討

摘要：城市建設(shè)檔案指的是在城市規(guī)劃建設(shè)和管理中形成的應(yīng)當(dāng)保存的文字圖表聲像等各種載體的文件、資料。城市建設(shè)檔案可靠、高效的記錄了城市發(fā)展的歷史過程和現(xiàn)實狀態(tài)，能很好的幫助我們在城市規(guī)劃發(fā)展和設(shè)施建設(shè)等各個方面出現(xiàn)的問題上提供書面參考。在城市建設(shè)的同時，檔案的管理工作同時也需要不斷的進(jìn)步，才能適應(yīng)如今城市的發(fā)展形勢，為城市中各項社會事業(yè)的發(fā)展做良好后盾。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè);檔案管理;探討

0.引言

在城市現(xiàn)代化高速發(fā)展的今天，為了能順利解決城市在飛速發(fā)展的同時出現(xiàn)的多方面的需求，對城市建設(shè)檔案管理工作的要求也不斷增加。在當(dāng)今城市的發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，如何對城市建設(shè)檔案進(jìn)行管理，怎么才能適應(yīng)這個高科技發(fā)展迅速的時代，如何把高科技和城建檔案有效的結(jié)合在一起，是檔案管理部門面臨的一個難題。

1.城建檔案存在的價值和意義

一個城市是由各種建筑物、道路、輔助設(shè)施、景觀等等組成，城市建設(shè)檔案是和城市建設(shè)同步的，不僅僅詳細(xì)記錄城市的歷史發(fā)展，也對城市在未來的發(fā)展有一定的引路作用。城市建設(shè)檔案的存在主要是為了迎合城市的發(fā)展，是城市發(fā)展的衍生產(chǎn)物。它的進(jìn)步更多的是依賴于城市的建設(shè)，也是為了更好的服務(wù)于城市中的各類社會事業(yè)。

城市建設(shè)檔案在城市的發(fā)展之路上有著非常重要的作用。城市的文化特色主要體現(xiàn)方式就是通過城市規(guī)劃，而城市檔案為城市規(guī)劃提供了良好的參照和基礎(chǔ)。一個城市的特色就在于城市的歷史文化，而通過城建檔案，我們能真實的重現(xiàn)城市的發(fā)展軌跡，一個良好的城建檔案管理機(jī)制能更恰到好處的弘揚一個城市的文化特色和歷史沉淀。

城市檔案在真正的城市建設(shè)中也有著不可替代的作用，對城市的每個環(huán)節(jié)、每個領(lǐng)域從整體到細(xì)節(jié)都有著詳細(xì)的記錄，能有效的監(jiān)督項目的進(jìn)行和發(fā)展。是實現(xiàn)城市可持續(xù)發(fā)展的核心力量，它不僅反應(yīng)了城市的發(fā)展水平，也能敏銳的洞察到城市發(fā)展中出現(xiàn)的各類細(xì)節(jié)問題，在長遠(yuǎn)方面推動城市的進(jìn)步。

2.城建檔案管理的特點

城建檔案在管理上主要有三個特點：復(fù)雜性、動態(tài)性和準(zhǔn)確性。

2.1復(fù)雜性

城建檔案中包含了城市各個方面的特征，城市是由各類設(shè)施和建筑物構(gòu)成的，更重要的，是對城市安全的防護(hù)的責(zé)任，例如城市安全法規(guī)、抗震防災(zāi)等等，記錄的形式也分為不同的文字、表格等形式。

2.2動態(tài)性

城市的發(fā)展是日新月異的，每時每刻都在經(jīng)歷著變化的過程。城建檔案的職責(zé)就是如實記錄城市各個方面的變化，這就是動態(tài)性。城建檔案管理需要及時、有效的更新城建檔案，將城市建設(shè)中的最新信息記錄，輔助城市的建設(shè)。

2.3準(zhǔn)確性

城市發(fā)展是一個廣義的概念，而在城市建設(shè)中會遇到各式各樣的問題。如各類設(shè)施的增建或改建，地下設(shè)施的建造更是城建檔案需要著重關(guān)注的部分，甚至是一套房子出現(xiàn)的法律糾紛問題，都需要城建檔案如實的記錄在冊，一旦城建檔案的準(zhǔn)確性不可靠，那么對城市所造成的巨大損失將難以估量。

3.城建檔案管理目前的主要弊端

目前的城市建設(shè)檔案管理中主要有三個問題：設(shè)施建設(shè)滯后，隊伍行動力不足，管理層問題。

3.1設(shè)施建設(shè)滯后

設(shè)施建設(shè)滯后主要表現(xiàn)在，很多城市的城建檔案管理依舊停留在紙質(zhì)檔案的階段，很多檔案資料的歸類和整理都需要人員去手動操作。導(dǎo)致工作效率低，并沒有將自動化和信息化完全的利用起來。目前有很多城建檔案的管理對計算機(jī)都沒有物盡其用，大多數(shù)只是用來儲存，造成對資源的極大浪費。并且很多城建檔案由于沒有信息網(wǎng)絡(luò)化，導(dǎo)致信息共享有困難，對工作效率的影響非常明顯。所以想要改善城建檔案的管理，對信息自動化的改進(jìn)是非常必要的。

3.2隊伍行動力不足。

城建檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，很多隊伍人員不穩(wěn)定，并且專業(yè)水平低，整體素質(zhì)不高。很多城建檔案管理部門都缺乏高技術(shù)人才，其中想要找到專業(yè)性的人才更加困難。所以即使部門中并不缺少現(xiàn)代化的設(shè)備，但是由于缺少可以善于利用的人才，也是導(dǎo)致城建檔案管理難以進(jìn)步的一個主要問題。所以對于城建檔案管理人員的培養(yǎng)就非常重要了，需要有較高的專業(yè)知識，而不能僅僅局限于普通的電腦操作。

3.3管理層問題。

很多城建檔案管理層的管理不夠規(guī)范，保存的資料不夠全面，管理層的監(jiān)督上的力度不夠高，也是城建檔案管理工作中的一個問題。

4.加強(qiáng)城建檔案管理的主要措施

4.1增強(qiáng)管理人員的整體素質(zhì)和工作意識

上面提到過，城建檔案管理的專業(yè)性非常強(qiáng)，目前很多管理人員的專業(yè)性不夠，這個可以慢慢培養(yǎng)。另一方面，管理人員的素質(zhì)和工作意識是則是需要好好審查的地方，城建檔案管理工作需要管理人員有高度的工作責(zé)任感以及良好的職業(yè)道德，需要細(xì)致的工作態(tài)度。所以加強(qiáng)人員的專業(yè)性只是一個方面，更重要的，是要培養(yǎng)城建檔案管理人員的公共意識、服務(wù)意識和現(xiàn)代化意識。三種意識間相互影響并密不可分：公共意識需要城建檔案管理工作人員認(rèn)識到自己不僅僅是在一個部門工作，而是在服務(wù)大眾，在為社會各個基層提供幫助;服務(wù)意識則需要工作人員認(rèn)識到自己工作的性質(zhì)，認(rèn)識到自己是為社會提供服務(wù)的人員而并非公務(wù)人員，真正的為城市建設(shè)貢獻(xiàn)出自己的力量，為社會公眾提供服務(wù);現(xiàn)代化意識就是需要工作人員了解更多的現(xiàn)代化知識，一貫的沿用過去的城建檔案的管理方法，會導(dǎo)致工作效率降低，在高科技發(fā)展迅速的今天，將現(xiàn)代化知識應(yīng)用到城建檔案管理上，才能更好的提高工作效率，更好的城市建設(shè)上提供助力[1]。

4.2加強(qiáng)城建檔案的安全性

如果在檔案中某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，對于整個安全體系來說都有很大的隱患，甚至帶來一些難以估量的后果。所以城建檔案的安全性也是一個非常重要的部分，要從整體到局部全面分析，梳理相互之間的因果關(guān)系，建立起一套立體的城建檔案安全防護(hù)系統(tǒng)[2]。在防護(hù)對象上，不僅僅要保證檔案的安全性，還要保證檔案信息的安全性，提高城建檔案管理人員的防護(hù)意識，無論是管理人員還是利用人員，要形成對城建檔案的危機(jī)感，相互監(jiān)督，意識到保密的必要性。其次，運用現(xiàn)代化技術(shù)，對城建檔案實行無縫隙的保護(hù)。還需要在法律法規(guī)上對城建檔案實行保護(hù)，建立起一個全面的、立體的對城建檔案進(jìn)行保護(hù)的安全網(wǎng)。

除此之外，城建檔案管理人員想要管理好各類檔案，還要熟悉檔案文件的形成和歸檔范圍，從項目規(guī)劃開始，就對城建檔案進(jìn)行全程跟蹤的整理工作。在城市建設(shè)過程中，城建檔案管理人員需要經(jīng)常和項目之間保持聯(lián)系，在現(xiàn)場進(jìn)行跟蹤檢查，在出現(xiàn)問題之后及時記錄，并監(jiān)督改進(jìn)，盡量減少返工頻率以及無用的檔案材料，為項目驗收時減少阻力。

在如今這個現(xiàn)代化的社會里，在繼承傳統(tǒng)方法的基礎(chǔ)上，熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)，能更好的進(jìn)行城建檔案的管理。例如在網(wǎng)上展覽特色數(shù)據(jù)庫個性化查詢服務(wù)等資源，經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)的傳播之后，信息受眾面擴(kuò)大，傳播速度更快，方便了各個部門之間的協(xié)調(diào)工作。

4.3保證城建檔案存放地點的安全

城建檔案無論是現(xiàn)代化設(shè)備，還是紙質(zhì)文檔，都很容易因自然災(zāi)害或人為遭受損失，所以城建檔案必須配備基本的一些配套設(shè)施，如閱覽室、計算機(jī)用房、保護(hù)技術(shù)工作用房等等。在檔案的防護(hù)上也需要進(jìn)行全面的檢測和防護(hù)，做到最起碼的防盜、防火、防潮等等防護(hù)措施。

4.4對現(xiàn)代化手段的防護(hù)

隨著科技發(fā)展，城建檔案必然需要通過計算機(jī)來進(jìn)行管理。雖然計算機(jī)給城建檔案管理上帶來了很大的方便，但是計算機(jī)的安全性也一直是一個不安定的因素。電子文件的數(shù)字信息化，由于信息和載體的可分離性，以及信息的易修改、易丟失、易共享等屬性，所以在城建檔案管理上，現(xiàn)代化手段的防護(hù)一定是要著重強(qiáng)調(diào)的，要采用大量的安全措施來保證信息的安全[3]。

5.結(jié)語

在中國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，城市的發(fā)展對于城建檔案的管理提出了更高的要求。所以在完善城建檔案管理上我們要快速、有效的進(jìn)行改革，與國際接軌，創(chuàng)造出一流的城建檔案管理機(jī)制，為國家城市建設(shè)提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]高原.城市建設(shè)檔案管理的困境與建議[J].檔案管理，2011，02：41-43.

[2]吳娟.城市建設(shè)檔案管理工作如何與時俱進(jìn)[J].城建檔案，2010，11：41-42.

[3]楊云明.城市建設(shè)檔案管理問題研究[J].福建建材，2012，06：107-111.