新媒體時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)模式研究

摘 要：現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與通訊技術(shù)的飛速發(fā)展使得信息技術(shù)已經(jīng)深入人們工作、生活的方方面面。無(wú)紙化的辦公已經(jīng)是時(shí)代的趨勢(shì)，伴隨著校園的信息化建設(shè)的發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也是時(shí)代賦予的要求。因此，高校檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，需要廣大高校檔案部門把其作為重要課題去研究實(shí)施。本文就當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及意義入手，研究了高校檔案信息化建設(shè)模式功能與內(nèi)容，對(duì)于提高高校信息化水平有一定促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化;模式

信息化熱潮打破了人們傳統(tǒng)的生活、生產(chǎn)方式，當(dāng)然傳統(tǒng)的高校檔案管理模式也不例外。新時(shí)代下的高校擁有了大量的電子文檔、數(shù)碼以及聲像等檔案，目前的高校檔案信息化管理已經(jīng)不能夠滿足高校信息化管理的需求，因此對(duì)高校檔案信息化建設(shè)模式進(jìn)行研究、探討十分必要和迫切，這對(duì)于高校滿足自身運(yùn)轉(zhuǎn)提供信息服務(wù)和為社會(huì)提供信息服務(wù)都有著重要的意義，其目的是為了實(shí)現(xiàn)信息最大程度的共享。

一、高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及意義

現(xiàn)代高校檔案資源已經(jīng)成為了一項(xiàng)重要的戰(zhàn)略性資源，在資源高度共享的時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)是時(shí)代賦予的要求。新時(shí)代下各種技術(shù)都在不斷的發(fā)展和更新并且廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)之中，這一系列的變化都對(duì)于現(xiàn)代工作方式提出了新的要求。要實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化建設(shè)就必須借助先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行檔案資源的管理和處置。檔案是社會(huì)發(fā)展的記錄載體，其在創(chuàng)新和改建管理方式方面有著重要的作用。配置檔案信息資源、信息資源的職能采集、檔案保管、服務(wù)、管理等等內(nèi)容都需要加以改變以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新需求[1]。

二、高校檔案信息化建設(shè)模式的功能

（一）文檔一體化功能

文檔一體化是高校檔案信息化建設(shè)的必然要求，該功能在很早前就提出了，但是由于管理體制等原因一直都無(wú)法實(shí)現(xiàn)。然而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展將電子文件的歸檔、接收成為了可能，可以說(shuō)該功能是此模式下不可缺少的功能。

（二）網(wǎng)絡(luò)化檢索功能

首先，高校檔案信息化建設(shè)模式應(yīng)當(dāng)具有網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)，能夠提供已開(kāi)放的目錄及數(shù)據(jù)信息等。其次，該模式應(yīng)當(dāng)能夠?qū)崿F(xiàn)校園網(wǎng)內(nèi)的檢索。最后，在跨區(qū)域和不分時(shí)間條件下實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速有效的查詢。當(dāng)然對(duì)高校內(nèi)部和外部需求需有不同的滿足實(shí)現(xiàn)渠道。

（三）數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理功能

檔案信息是該模式下一切活動(dòng)的中心，檔案信息數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的檔案信息資源轉(zhuǎn)變成二進(jìn)制代碼用于計(jì)算機(jī)識(shí)別，采用電子文件的形式進(jìn)行利用。檔案信息的存儲(chǔ)、管理等一系列操作都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)的，與傳統(tǒng)的實(shí)體管理有著本質(zhì)的區(qū)別，也正因?yàn)槿绱诵畔⒉啪哂锌刹倏匦訹2]。

（四）檔案信息的統(tǒng)計(jì)與反饋功能

從模式優(yōu)化方面出發(fā)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置統(tǒng)計(jì)與反饋功能。模式進(jìn)行調(diào)整主要依據(jù)各類檔案信息情況、需求及實(shí)際實(shí)現(xiàn)程度。利用需求的及時(shí)了解進(jìn)而進(jìn)行編研等工作，主動(dòng)的提供檔案信息，最終形成完備、豐富、權(quán)威的信息資源庫(kù)，也充分體現(xiàn)了該模式的活力所在。

三、高校檔案信息化建設(shè)模式的內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

作為高校檔案信息化建設(shè)的必備條件，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)不可或缺。其主要包含計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等等設(shè)備;計(jì)算機(jī)管理進(jìn)程的推進(jìn)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)水平;校園網(wǎng)上連接網(wǎng)絡(luò)并且在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞、存儲(chǔ)及共享。

（二）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

該系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)信息交換和共享的平臺(tái)，首先在該系統(tǒng)的建設(shè)中不僅要考慮到當(dāng)前的需求，同時(shí)也要考慮到信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，使校內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上歸檔及預(yù)處理，各個(gè)歸檔部門按照歸檔日期形成相應(yīng)的電子文件并存儲(chǔ)到應(yīng)用系統(tǒng)之中，這樣不僅有利于本部門的使用，也實(shí)現(xiàn)了文檔一體化。其次應(yīng)當(dāng)將檔案管理軟件應(yīng)用、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案信息網(wǎng)建設(shè)結(jié)合在一起，使其成為檔案信息服務(wù)開(kāi)展的窗口。當(dāng)然其中的檔案信息資源的安全問(wèn)題存在隱患、搜索引擎檢索技術(shù)等還有待改善和提高[3]。

（三）檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源是整個(gè)建設(shè)中的核心，這里將檔案信息資源建設(shè)分為以下四個(gè)部分：館藏檔案的數(shù)字化 、電子文件歸檔 、數(shù)字化編研以及信息外部采集。對(duì)于館藏檔案數(shù)字化需要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)及各種檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù);對(duì)于電子文件歸檔提倡運(yùn)用國(guó)家檔案信息化建設(shè)推薦技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)劃的同時(shí)加強(qiáng)各部門的指導(dǎo);對(duì)于數(shù)字化編研可以利用網(wǎng)絡(luò)提供編研信息的利用服務(wù);對(duì)于信息外部采集，在確定信息合法性及準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)搜索及高校間交流方式來(lái)進(jìn)行檔案信息的補(bǔ)充。

（四）檔案信息化建設(shè)保障體系

高校信息化建設(shè)模式本身具有開(kāi)放性、共享性及集成性，與傳統(tǒng)的檔案信息管理模式有著本質(zhì)性的區(qū)別，該模式在給我們提供大大的便利的同時(shí)也面臨著管理系統(tǒng)和檔案信息的安全威脅問(wèn)題。當(dāng)前的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得黑客和病毒也無(wú)處不在，因此檔案信息安全體系的建立十分必要。做好高校檔案信息化建設(shè)的安全保障，不是單單從某幾個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)就可以解決的，而是需要從設(shè)計(jì)、人員管理、制度建設(shè)、技術(shù)手段等等方面建立全面的保障體系。首先保障檔案實(shí)體的安全保管，在此基礎(chǔ)上需建立保密制度，嚴(yán)格鑒定上網(wǎng)的檔案目錄及全文信息，同時(shí)針對(duì)校內(nèi)外進(jìn)行開(kāi)放范圍的區(qū)別化。其次，檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)管理，運(yùn)用身份認(rèn)證、密鑰等措施進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)檔案信息傳輸?shù)陌踩Ｕ?。最后還應(yīng)當(dāng)完善各項(xiàng)規(guī)章制度，用以保障整個(gè)工作的順利開(kāi)展[4]。

通過(guò)以上的敘述可以發(fā)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)模式中的各個(gè)組件都是緊密相連的，它們?cè)谙嗷ゴ龠M(jìn)中共同發(fā)揮作用，缺少任意一個(gè)組件該模式都是不完整的。

四、總結(jié)

總之，高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)集復(fù)雜性與系統(tǒng)性于一體的工程，該工程的建設(shè)需要從實(shí)際出發(fā)，充分全面的進(jìn)行考慮和實(shí)施，從思想上實(shí)現(xiàn)快速轉(zhuǎn)變，并加之行之有效的措施的實(shí)施，才能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案工作新模式的建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)有力的保障。

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