辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案歸檔整理的問(wèn)題探討

摘 要：我國(guó)信息技術(shù)高度普及的形勢(shì)下，辦公自動(dòng)化也開(kāi)始在文書(shū)工作領(lǐng)域中推廣開(kāi)來(lái)，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為了文書(shū)檔案歸檔整理的新方向，為了能夠保障工作效率和質(zhì)量，全面的推進(jìn)辦公自動(dòng)化的進(jìn)程，快速有效的完成文書(shū)檔案歸檔與整合，及時(shí)反饋各種文案信息，是現(xiàn)階段文書(shū)工作者必須認(rèn)識(shí)的一點(diǎn)，而掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，就成為了現(xiàn)階段相關(guān)工作人員必須具備的專業(yè)技能，本文針對(duì)目前辦公自動(dòng)化條件下檔案歸檔整理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，并提出了具體的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;文書(shū)檔案;管理問(wèn)題;探究分析

文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展中重要的信息整合環(huán)節(jié)，是各種資料實(shí)現(xiàn)整理，分類以及信息分享的載體，而檔案對(duì)于一個(gè)單位或者是企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著不可替代的意義，是企事業(yè)單位各項(xiàng)重大事件的記錄載體，也是未來(lái)各項(xiàng)決策制定的依據(jù)，在辦公自動(dòng)化普及和推廣的趨勢(shì)下，企事業(yè)單位文書(shū)檔案整理工作質(zhì)量也逐漸提高，同時(shí)其中所存在的問(wèn)題也一一暴露出來(lái)。為了能夠更好的推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程，全面分析其中存在的問(wèn)題，并制定合理的解決措施是非常必要的，只有這樣才能夠符合新時(shí)代發(fā)展的要求，推動(dòng)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、當(dāng)前文書(shū)檔案歸檔存在的主要問(wèn)題

通過(guò)對(duì)大量的實(shí)踐調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及程度已經(jīng)很高，但是大部分的企業(yè)使用的內(nèi)部局域網(wǎng)，很多外部文件并不是通過(guò)電子文檔的形式傳輸?shù)?，因此在文件法律效力方面需要進(jìn)一步加強(qiáng)，另外由于計(jì)算機(jī)本身存在一定脆弱性，比如計(jì)算機(jī)病毒入侵，網(wǎng)絡(luò)中斷等問(wèn)題，因此文檔歸檔的主要形式依舊是紙張。這樣以來(lái)在辦公自動(dòng)化推行的過(guò)程中，紙質(zhì)文檔與電子文檔就成為了兩個(gè)主要的工作內(nèi)容。這兩個(gè)方面的工作，工作人員都可以依據(jù)原有的工作模式開(kāi)展，比如電子文件可以在網(wǎng)上進(jìn)行分類，立卷、擬寫(xiě)案卷提名等，然后紙質(zhì)文件則是依據(jù)辦公自動(dòng)化的程序進(jìn)行，同時(shí)依據(jù)機(jī)上已經(jīng)建好的案卷，將案卷目錄，文件目錄以及封面、備考表等打印出來(lái)，并將這些紙質(zhì)的文件實(shí)體依據(jù)打印目錄進(jìn)行排列，標(biāo)致頁(yè)碼并裝訂。這樣的方法實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)做法與辦公自動(dòng)化的結(jié)合，但是新的問(wèn)題又出現(xiàn)了，那就是工作人員的工作量太大，工作效率與質(zhì)量都無(wú)法得到有效保障，進(jìn)而導(dǎo)致工作人員被各種繁重的公務(wù)所困，無(wú)法精力充分利用到編研方面。

二、實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案歸檔自動(dòng)化的必要性

自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)信息化及現(xiàn)代化為目標(biāo)，而進(jìn)行的新型技術(shù)運(yùn)用，其發(fā)展的基礎(chǔ)是為了促使系統(tǒng)的各個(gè)層面，都能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的管理性能，實(shí)現(xiàn)在管理工作中的先進(jìn)性及合理性，促使檔案管理工作更加規(guī)范全面。采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，由于計(jì)算機(jī)對(duì)于文字信息的處理能力十分強(qiáng)大，文書(shū)檔案管理工作在計(jì)算機(jī)的幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類、統(tǒng)計(jì)也就變得簡(jiǎn)單易行，辦公效率也得到了極大的提高，能夠從根本上減輕檔案工作者的日常辦公壓力，檔案管理員能夠隨時(shí)通過(guò)系統(tǒng)的指示操作，完成對(duì)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)清查與檢索，得出所需的相關(guān)資料，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的自動(dòng)化辦公。

三、辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案歸檔整理的方案分析

從目前文書(shū)檔案歸檔存在的問(wèn)題分析中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案歸檔整理還需要進(jìn)一步改善，下面具體分析：

（一）做到電子檔案及文本檔案共同歸檔

現(xiàn)階段我國(guó)各大企事業(yè)單位雖然已經(jīng)基本普及了電子檔案，但是紙質(zhì)文件的地位依舊不能被取代，所以說(shuō)在未來(lái)的發(fā)展中企事業(yè)單位必須要將紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔工作進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)共存，堅(jiān)持這個(gè)原則，開(kāi)展一切歸檔工作，將其作為前提，才能夠有效提高歸檔工作的效率和質(zhì)量。

（二）確保電子文件目錄完整性

為了能夠順利開(kāi)展辦公自動(dòng)化的文書(shū)歸檔，工作人員首先就是要將電子檔案進(jìn)行文類處理，分類處理以文件屬性類型而定，在查詢的時(shí)候就可以依據(jù)條目進(jìn)行取閱，然后是現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)的不安全因素也需要加以關(guān)注，我國(guó)政府在這個(gè)方面已經(jīng)給出了相關(guān)規(guī)定，那就是一定等級(jí)的秘密文件是不可以在互聯(lián)網(wǎng)中傳播的，所以一份的企業(yè)事業(yè)單位中很多檔案依舊無(wú)法利用電子文檔進(jìn)行處理，紙質(zhì)文檔也依舊會(huì)占有主導(dǎo)地位，在短時(shí)間內(nèi)，膽子文檔與紙質(zhì)文檔無(wú)法意義對(duì)應(yīng)的問(wèn)題無(wú)法得到徹底解決，為了確保文件的安全，單位在進(jìn)行密級(jí)檔案歸檔的時(shí)候，必須要針對(duì)所有文件進(jìn)行全方位考慮，如果是進(jìn)行密級(jí)歸檔的時(shí)候，可以將內(nèi)容省略，但是目錄進(jìn)行系統(tǒng)錄入，這樣在保障了內(nèi)容安全性的同時(shí)也不會(huì)因?yàn)槲募灰?jiàn)而導(dǎo)致文件歸檔不完整。

（三）做好文件編號(hào)排序工作

進(jìn)行文書(shū)檔案歸檔的過(guò)程中，文件編號(hào)是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，大部分的企事業(yè)單位都會(huì)依照文件的年份以及機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行分類，在編制檔案的案卷號(hào)的時(shí)候，大部分都是將機(jī)構(gòu)固定順序作為依據(jù)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，但是實(shí)際上這樣的做法存在很多問(wèn)題，比如所有部分的檔案都必須要全部防治在檔案部，這樣才能夠開(kāi)展編號(hào)工作，如果其中一個(gè)部門(mén)沒(méi)有依據(jù)要求完成任務(wù)，那么整個(gè)部分的歸檔工作都會(huì)因此而受到影響。在自動(dòng)化的前提下，應(yīng)該采用個(gè)體文件的分散式歸檔方法，在對(duì)文件進(jìn)行排序之后，仍然將部分作為單位，但是卻能夠?qū)崿F(xiàn)各部門(mén)的獨(dú)立工作，能舍棄固定的部門(mén)順序，僅以部門(mén)移交檔案文件時(shí)間順序，便可隨時(shí)隨地的編號(hào)歸檔。在進(jìn)行集中歸檔時(shí)候，可不按照部門(mén)來(lái)作排列，只需在文件的辦理完畢后，即能作編號(hào)歸檔，達(dá)到文件的及時(shí)歸檔，有效促進(jìn)文書(shū)檔案的自動(dòng)化管理進(jìn)程。

三、結(jié)束語(yǔ)

在辦公自動(dòng)化高度普及的形勢(shì)下，文書(shū)文檔歸檔工作也面臨著更大規(guī)模的改革，在這場(chǎng)改革中文書(shū)工作的質(zhì)量和效率都會(huì)得以提升，但與此同時(shí)也必然要經(jīng)歷很多阻礙，全面分析現(xiàn)階段存在于辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案歸檔的問(wèn)題，并科學(xué)地制定解決對(duì)策，才能夠全面促進(jìn)文書(shū)歸檔的辦公自動(dòng)化的進(jìn)行，建立更為完善的管理體制，將相關(guān)的流程和標(biāo)準(zhǔn)明確并落實(shí)下去，充分挖掘辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性，將文書(shū)檔案管理質(zhì)量真正提升上來(lái)。

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