國內(nèi)外電子文件風(fēng)險管理研究現(xiàn)狀比較分析

摘 要：本文通過文獻(xiàn)調(diào)查法和比較方法，深入、細(xì)致地分析了國內(nèi)外電子文件風(fēng)險管理的最新研究成果，并進(jìn)行比較，得出了國內(nèi)外電子文件風(fēng)險管理研究的概念、興起動因、風(fēng)險分類和風(fēng)險控制流程，最終得出可供我國未來電子文件風(fēng)險管理研究借鑒的有效建議。

關(guān)鍵詞：電子文件 風(fēng)險管理 比較 建議

風(fēng)險管理是一種把管理工作中可能發(fā)生的風(fēng)險限制到最低限度的管理方法，其應(yīng)用范圍經(jīng)歷了從經(jīng)濟領(lǐng)域到信息安全，最后到人類社會諸多領(lǐng)域的發(fā)展過程。近年來，檔案界有學(xué)者引進(jìn)了風(fēng)險管理理論對檔案管理進(jìn)行研究，檔案風(fēng)險管理開始受到關(guān)注，并逐漸成為研究的熱點。

一、電子文件風(fēng)險管理興起的原因

盡管國內(nèi)涉足電子文件風(fēng)險管理的研究時間并不長，從2003年學(xué)者們開始關(guān)注這個問題，但從近十年的研究成果來看，國內(nèi)在此領(lǐng)域的研究已初顯端倪并日趨成熟。

筆者在對國內(nèi)各個學(xué)者的觀點進(jìn)行分析總結(jié)之后，得出以下6點主要原因，并計算出其所占的相應(yīng)比例，如表1。由分析統(tǒng)計可知，國內(nèi)學(xué)者關(guān)注最多的是電子文件自身特性及管理要求，即電子文件風(fēng)險管理的內(nèi)因。

另外，國外方面將風(fēng)險管理引入電子文件、檔案管理范疇是目前研究的一種趨勢。2001 年，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織出臺 《信息與文獻(xiàn)———文件管理》（ISO15489-2001），強調(diào)對文件風(fēng)險進(jìn)行評估、分析與應(yīng)對。2004年，國際文件管理人員與行政工作者協(xié)會出版《文件與信息的風(fēng)險管理》，介紹風(fēng)險管理的基本原理，并分析了對文件與信息實施風(fēng)險管理的原因、程序、風(fēng)險評估的方法。2009年，國際標(biāo)準(zhǔn)IEC/FDIS 31010：2009（E）《風(fēng)險管理—風(fēng)險評估技術(shù)》（Risk management—Risk assessment techniques） 提出了開展風(fēng)險評估工作的主要作用，這些作用也同樣適用于電子文件管理領(lǐng)域。通過對上述文獻(xiàn)資料的整理歸納，筆者提煉出國外方面研究電子文件風(fēng)險管理的主要動因，同樣也提列出主要6點作為比較：

① 進(jìn)行風(fēng)險評估能夠為決策者提供信息;

②保護(hù)組織、員工和顧客的權(quán)利;

③滿足法定的常規(guī)的要求，如歸檔、審計和監(jiān)管活動;

④保護(hù)文件，避免不恰當(dāng)?shù)暮臀唇?jīng)授權(quán)的利用;

⑤將非現(xiàn)行的實體文件轉(zhuǎn)移到保存機構(gòu)，從而釋放辦公空間;

⑥為訴訟提供保護(hù)和支持。

從上述6點的主要動因中我們不難看出，國外學(xué)者在進(jìn)行電子文件風(fēng)險評估和管理時更多考慮的是風(fēng)險評估能為決策者或者主體所帶來的利益或者是作用，即外因引發(fā)電子文件風(fēng)險管理的趨勢。

二、電子文件風(fēng)險的分類

依據(jù)電子文件風(fēng)險的成因分類，可將其歸納為兩大類，一是電子文件自身因素造成的風(fēng)險，二是外部系統(tǒng)帶來的風(fēng)險。電子文件所依賴的外部環(huán)境的不安全也會給電子文件帶來風(fēng)險，如載體安全風(fēng)險、病毒風(fēng)險、淘汰風(fēng)險等。

從風(fēng)險來源考察，國內(nèi)與國外的劃分標(biāo)準(zhǔn)存在差異。主要觀點認(rèn)為電子文件風(fēng)險可分為內(nèi)部因素、社會因素和自然因素造成的風(fēng)險。國外則將其分為內(nèi)在環(huán)境因素和外在環(huán)境因素兩方面。

依據(jù)電子文件生命周期，可將電子文件風(fēng)險分為形成階段、現(xiàn)實使用階段和保管階段的風(fēng)險，每個階段的電子文件都有可能發(fā)生質(zhì)量損壞等風(fēng)險，而且前一階段的風(fēng)險可以累加到后一階段，從而造成更為嚴(yán)重的后果。

三、電子文件風(fēng)險管理的基本程序

目前在如何進(jìn)行電子文件風(fēng)險管理研究方面，即電子文件風(fēng)險管理的流程，國內(nèi)外都沒統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。但是從各方學(xué)者所提出的觀點來看，國內(nèi)外對電子文件風(fēng)險管理基本流程的觀點基本保持一致，包括風(fēng)險識別、風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對和風(fēng)險監(jiān)控這四個方面。而在對各個流程的理解和細(xì)分上，國內(nèi)外又呈現(xiàn)出不同的觀點。不同之處在于：一是國內(nèi)外在定義一些內(nèi)涵相同的流程時提出的名稱不同，或者是定義相同但內(nèi)涵和流程中所處的位置卻大不相同，這會造成日后國內(nèi)外在電子文件風(fēng)險管理交流研究時的障礙和誤解;二是在基于上述四項基本環(huán)節(jié)外，國內(nèi)有些觀點認(rèn)為還應(yīng)該有風(fēng)險管理規(guī)劃和風(fēng)險報告等環(huán)節(jié)，國外也有學(xué)者創(chuàng)新提出反饋溝通這一環(huán)節(jié)，作為對風(fēng)險監(jiān)控環(huán)節(jié)的補充和完善。

四、對我國電子文件風(fēng)險管理研究的建議

通過對國內(nèi)外電子文件風(fēng)險管理的主要研究成果進(jìn)行比較分析，借鑒相關(guān)學(xué)科的研究成果，筆者對我國電子文件風(fēng)險管理未來研究提出以下建議：

進(jìn)一步總結(jié)和歸納更具普遍規(guī)律的電子文件風(fēng)險管理理論和實踐經(jīng)驗;將研究重點逐漸轉(zhuǎn)向更廣闊的實踐層面，以實際案例來論證理論成果。先是對電子文件在實踐活動中具體風(fēng)險問題的零散總結(jié)和概括，進(jìn)而上升到理論層面的系統(tǒng)探討、提出電子文件管理框架和應(yīng)對模式等理論體系，從而在更高層次上以理論指導(dǎo)電子文件風(fēng)險管理實踐，研究不斷深化。

參考文獻(xiàn)：

[1]TBS.Management of Information Considerations in Risk Management.2004.

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M].中國人民大學(xué)出版社，2001.

[3]IEC/FDIS 31010：2009（E）.Risk management—Risk assessment techniques [S].ISO.2009.