基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理特點(diǎn)

摘 要：在知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮之下，檔案保管模式與知識(shí)管理不謀而合，綜合出一種新型管理理念“檔案后保管范式”，本文從范式理論的視角探討檔案后保管范式的概念，產(chǎn)生原因，研究歷程的發(fā)展以及檔案后保管范式的下的檔案管理特點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上提出自己的看法。

關(guān)鍵詞：檔案后保管范式 知識(shí)管理 研究范式 管理特點(diǎn)

一、引言

自上個(gè)世紀(jì)80年代以來，隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立和完善，社會(huì)活動(dòng)發(fā)生了天翻地覆的變化。至21世紀(jì)，當(dāng)今世界最重要的社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景非屬知識(shí)經(jīng)濟(jì)不可。所謂知識(shí)經(jīng)濟(jì)是指以知識(shí)為基礎(chǔ)的，直接依賴于知識(shí)或信息的生產(chǎn)、分配和使用而獲得效益的一種經(jīng)濟(jì)形態(tài)。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，知識(shí)管理這種重視知識(shí)應(yīng)用、探索知識(shí)創(chuàng)新的新型管理模式應(yīng)運(yùn)而生。檔案學(xué)界一方面通過自身既有的傳統(tǒng)專業(yè)知識(shí)來豐富知識(shí)管理的理論基礎(chǔ)，另一方面正在不斷吸收知識(shí)管理中的創(chuàng)新點(diǎn)并利用現(xiàn)代信息技術(shù)探索各種新式的的管理方法和手段?？梢哉f，知識(shí)管理正在不斷催生檔案管理學(xué)的新范式——檔案后保管范式。

二、檔案后保管范式的特點(diǎn)

檔案后保管范式指導(dǎo)檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內(nèi)容組成，“新來源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識(shí)服務(wù)理論”。

（一）檔案知識(shí)獲取：檔案收集工作

“新來源理論”中的“來源”強(qiáng)調(diào)的是將傳統(tǒng)的對(duì)產(chǎn)生原始文件的實(shí)體組織部門的關(guān)注轉(zhuǎn)變到那些虛擬的、臨時(shí)的形成原始文件的機(jī)構(gòu)中去。檔案后保管范式下的檔案收集對(duì)象不再是組織活動(dòng)過程中產(chǎn)生或收到的實(shí)體文件，轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、檔案為主的同時(shí)包括組織內(nèi)部非正式的資料、外部的相關(guān)信息，甚至還有員工頭腦中存在的隱性知識(shí)。

傳統(tǒng)的檔案保管模式一直將文件和檔案管理的全部目標(biāo)及整個(gè)過程劃分為不同的環(huán)節(jié)、階段和獨(dú)立的步驟，基本可以將文件管理和檔案管理看成是兩個(gè)分別運(yùn)行的獨(dú)立系統(tǒng)，只有當(dāng)文件在對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，現(xiàn)行作用退化歷史價(jià)值顯現(xiàn)成為非現(xiàn)行文件后，才能被歸檔成為檔案進(jìn)行保存。而在“新來源理論”指導(dǎo)下，無論是電子文件還是紙質(zhì)文件，文件與檔案之間的聯(lián)系并沒有被切斷，并且重視檔案在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過程中形成多方面的歷史聯(lián)系?！拔覀冎挥型ㄟ^虛擬文件產(chǎn)生過程中的相互聯(lián)系才能理解其內(nèi)容，因?yàn)閬碓?、上下文關(guān)系、進(jìn)化、指令都暗示著一種理解力、暗示著知識(shí)?！薄皺n案后保管范式”扭變了原先檔案與其他信息資源的分散狀態(tài)，達(dá)成一種集成的，一體化的各種知識(shí)資源的整合。

（二）檔案知識(shí)評(píng)價(jià)：檔案鑒定工作

由于文件形態(tài)的劇變和文件數(shù)量的爆炸，傳統(tǒng)的鑒定論都已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的檔案鑒定工作出現(xiàn)的新問題。電子文件等新式載體的文件形態(tài)大大轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)具體的、微觀的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，檔案后保管范式下的鑒定工作“不再采用時(shí)間、來源、職能、內(nèi)容或用戶之類的具體標(biāo)準(zhǔn)，而是改用更加宏觀且相對(duì)抽象的‘文件形成機(jī)關(guān)的社會(huì)職能’標(biāo)準(zhǔn)。確實(shí)地說，它們使鑒定標(biāo)準(zhǔn)脫離了文件的具體內(nèi)容，上升為文件形成者的宏觀職能， 從而使鑒定方式和方法從分散變?yōu)榧?、由個(gè)別變?yōu)橄到y(tǒng)?！边@也就是“檔案后保管范式”基本內(nèi)容里的第二點(diǎn)——宏觀鑒定論。這種鑒定法最顯著的特點(diǎn)就是可以對(duì)當(dāng)前大量無序混亂的文件信息進(jìn)行“批處理”式的鑒定，有效剔除那些無價(jià)值的雜亂信息，緩解“信息爆炸”速度，減輕“信息污染”程度，在減輕檔案工作者負(fù)擔(dān)的同時(shí)大大提高檔案工作的效率與質(zhì)量。

（三）檔案知識(shí)服務(wù)：檔案服務(wù)工作

隨著政務(wù)信息公開力度的不斷加強(qiáng)，公民檔案意識(shí)逐漸強(qiáng)化，越來越多的人不斷呼吁檔案信息公開化，毋庸置疑，檔案開放與利用這一話題一直是檔案學(xué)界探討的熱烈話題。在傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無章的案卷文件中迅速準(zhǔn)確的提取出用戶所需信息這一復(fù)雜過程留給用戶自行煩惱，在這樣的服務(wù)方式之下，檔案無法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復(fù)雜的變化。

知識(shí)服務(wù)的理念是以用戶為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實(shí)體的保管者、整理者，更是引導(dǎo)用戶走進(jìn)知識(shí)庫的領(lǐng)路人，他們的工作重心是以用戶提供知識(shí)，提供解決問題的具體方案，以滿足用戶的知識(shí)需求為服務(wù)目標(biāo)，個(gè)性、靈活、智能地為用戶提供具有針對(duì)性、超前性的全過程服務(wù)，主動(dòng)的將服務(wù)工作的著眼點(diǎn)調(diào)整到知識(shí)的探尋、傳播、理解上來，重新審視檔案信息的地位，重點(diǎn)要為知識(shí)、信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

檔案后保管范式是知識(shí)管理理論在檔案學(xué)領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)，可以說知識(shí)管理帶動(dòng)并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現(xiàn)了知識(shí)管理的內(nèi)在要求。首先檔案知識(shí)服務(wù)（知識(shí)服務(wù)）開發(fā)文件內(nèi)容進(jìn)一步創(chuàng)造了價(jià)值;其次檔案知識(shí)獲?。ㄐ聛碓蠢碚摚┩诰虺鑫募顚拥摹㈦[含的寶貴知識(shí)，豐富了知識(shí)資源;此外檔案知識(shí)評(píng)價(jià)（宏觀鑒定論）高效率的提高了人們利用文件的可能性。知識(shí)服務(wù)是“檔案后保管范式”的目的及核心，新來源理論和宏觀鑒定理論則是支持實(shí)現(xiàn)有效知識(shí)服務(wù)的保證手段，這三大理論內(nèi)容是“檔案后保管范式”的三大支撐點(diǎn)。

“檔案后保管范式”不僅注重對(duì)顯性知識(shí)加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識(shí);不僅重視對(duì)檔案實(shí)體的管理，更注重對(duì)檔案內(nèi)容價(jià)值的發(fā)揮;不僅重視對(duì)文件表面、內(nèi)容上的文字信息的研讀，更注重對(duì)文字背后相關(guān)聯(lián)的深層的社會(huì)記憶的追溯;就檔案學(xué)而言，“新范式并非必然取代原有的范式，但是把新范式添加到先前的范式體系中，原有的范式照樣可用”。

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[2]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論（第二版） [M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006： 282.

（作者單位：安徽大學(xué)管理學(xué)院）