如何發(fā)揮財務(wù)管理在物資采購流程控制中的作用

摘 要 采購活動內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重點之一，如何做好這項工作，企業(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營實際，采取適合自身發(fā)展的策略，合理、合法、合規(guī)進行采

購業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制，防范流程疏漏控制帶來的經(jīng)營風(fēng)險、法律風(fēng)險和廉政風(fēng)險。

關(guān)鍵詞 內(nèi)部控制 采購業(yè)務(wù) 財務(wù)管理

一、 采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制目標(biāo)

一般來說，采購業(yè)務(wù)是包括制訂采購計劃、明確審批流程、設(shè)定采購時機、選擇供應(yīng)商、確定采購方式、確定定價機制、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)。

采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制目標(biāo)即是促使企業(yè)建立和完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)的管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。

二、 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵點和控制措施

1、采購計劃的制訂環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)要解決的問題是“買多少？什么時間買？”

這個環(huán)節(jié)風(fēng)險在于采購計劃安排不合理，市場上同材、同質(zhì)、不同價，地域不同和運輸方式多樣變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，這個環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)失控和漏洞，價格差、地域差和運輸方式的不同都會造成庫存短缺或積壓的失控，可能的漏洞導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立建議預(yù)算管理制度和采購申請制度，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序，按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，同時合理確定庫存，明確再進貨點庫存范圍（即保險儲備）。在保障生產(chǎn)正常進行的同時防范庫存積壓帶來的資源浪費。

2、供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)。即“向誰買”的問題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商經(jīng)評估確定合格供應(yīng)商名單。企業(yè)根據(jù)供應(yīng)商所提供資金的物資和勞務(wù)的質(zhì)量、價格、資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)合理調(diào)整和選擇。

3、定價機制的選擇。主要解決“用什么價格買”以及“用什么方式買”的問題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場情況、采購計劃、采購金額、供應(yīng)商數(shù)量等，按照審批程序和相關(guān)部門職能權(quán)限確定定價機制。選擇采用協(xié)議采購、公開招標(biāo)采購、談判采購、詢比價采購、直接購買等方式合理選擇供應(yīng)商和確定采購價格。對于超過“三重一大”金額的采購應(yīng)嚴(yán)格履行“三重一大”的決策程序。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定權(quán)限與通過上述方式確定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。

4、其他相關(guān)控制機制。包括記錄、驗收、付款、退貨等環(huán)節(jié)。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對采購過程的管理，尤其是招標(biāo)采購過程前掌握準(zhǔn)確的價格、地域和運輸方式信息。做好采購供應(yīng)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，招標(biāo)采購過程中的記錄應(yīng)當(dāng)歸入招標(biāo)檔案保存，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。及時咔嚓合同履行情況，對于有可能影響生產(chǎn)的異常情況，應(yīng)及時預(yù)警，必要時出具書面報告并提出應(yīng)對措施。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的驗收制度，有條件的企業(yè)應(yīng)由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員對購買物資進行驗收，并出具驗收證明。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，根據(jù)異常情況的金額或性質(zhì)，應(yīng)有明確的報告渠道，以便查明原因、及時處理并追究責(zé)任。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)有退貨管理制度，對退貨條件、手續(xù)、出庫、收回貨款索賠等有明確規(guī)定，對于驗收或使用過程中發(fā)現(xiàn)的滿足退貨的購入貨物辦理退貨手續(xù)，按照與供應(yīng)商合同中明確的退貨事宜，辦理退貨，并及時收回退換貨貨款。對于符合索賠條件的，應(yīng)在索賠期及時辦理索賠事宜。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善的付款流程，明確付款申請人、審核人的責(zé)任和權(quán)限。把好采購環(huán)節(jié)的最后一關(guān)。

三、會計機構(gòu)在采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中應(yīng)承擔(dān)的任務(wù)

1、采購計劃編制環(huán)節(jié)

（1）生產(chǎn)所需物資的采購。審核采購計劃是否滿足生產(chǎn)需要；是否滿足成本控制目標(biāo)的需要；是否滿足庫存管理的要求。（2）工程所需物資的采購。審核采購數(shù)量是否與工程進度相匹配，采購內(nèi)容是否與工程預(yù)算相吻合。

2、供應(yīng)商的選擇和購貨價格的確定環(huán)節(jié)

對于直接采購和詢比價采購來說，這個環(huán)節(jié)中會計機構(gòu)可發(fā)揮的作用有限。對于協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、招標(biāo)采購等采購方式來說，企業(yè)的相應(yīng)工作組中都會有會計機構(gòu)或會計人員的參與。會計人員在審查供應(yīng)商資質(zhì)、經(jīng)營業(yè)績、資信調(diào)查等方面有著天然的優(yōu)勢和不可推卸的責(zé)任。在招標(biāo)、談判過程中對供應(yīng)商投標(biāo)文件提供的成本計算、定價依據(jù)等的審核對購貨價格的確定有著重要作用。例如，在某次的定向談判采購中，供應(yīng)商提供的定價計算資料中顯示：設(shè)備購入價格 76 萬元，運輸費用 2 萬元，人員工資 1.5 萬元，管理費 20 萬元，合計售價 99.5 萬元。我方談判代表中的財務(wù)人員提出管理費計算的異議，經(jīng)現(xiàn)場追問，此項設(shè)備需專業(yè)安裝調(diào)試，且安裝調(diào)試工作量較大，供應(yīng)商將安裝高度費用及利潤以管理費用的名義計入訂價費用中。在問清原委后，在談判過程中有針對性地逐條與供應(yīng)商談判，取得了較好的效果。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確會計機構(gòu)或會計人員在招標(biāo)、談判等過程中應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備的資料和應(yīng)當(dāng)審核的內(nèi)容。

3、合同簽訂環(huán)節(jié)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同的會簽制度，會同的會簽應(yīng)當(dāng)包括經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門、審計或紀(jì)檢部門、法律事務(wù)管理部門等。各部門就自己的職責(zé)權(quán)限和專業(yè)范圍對合同的相關(guān)條款進行審核后簽署意見。

財務(wù)部門應(yīng)就物資采購合同的供貨方式、供貨時間、供貨價款、計價和結(jié)算方式、付款的時間和進度安排、質(zhì)保金條款等進行審核。

4、付款環(huán)節(jié)

（1）嚴(yán)格審查原始憑證的真實性、合法性和有效性。如采購預(yù)算、發(fā)票、合同、收料單等。尤其是發(fā)票的審核，是否合法合規(guī)、發(fā)票種類是否符合、是否按要求填制、發(fā)票是否按規(guī)定加蓋印章。（2）根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的規(guī)定和本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，在遵循合同規(guī)定基礎(chǔ)上，合理選擇付款方式。除不足轉(zhuǎn)帳起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)帳支付。（3）嚴(yán)格預(yù)付帳款和定金的管理。對于大額或長期的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)建立追蹤核查機制，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)及時向管理層報告，采取有效措施，防范資金風(fēng)險。

（作者單位：安徽億川會計師事務(wù)所）