如何做好學(xué)校文書檔案的管理工作

【摘 要】隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作越來越受到人們的重視，其發(fā)揮的作用也越來越大，利用率也越來越高。本人通過對(duì)文書檔案管理工作的體會(huì)，提出幾點(diǎn)建設(shè)性的意見，希望對(duì)新參加工作的檔案管理人員有一些借鑒和啟示。

【關(guān)鍵詞】文書檔案 規(guī)范管理 制度建設(shè)

【中圖分類號(hào)】G637 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2015）22-0151-02

文書檔案是檔案管理的核心部分，是學(xué)校工作的歷史沉淀與總結(jié)，它見證了學(xué)校發(fā)展的榮辱與輝煌，為我們進(jìn)一步改進(jìn)和提高教育教學(xué)質(zhì)量和學(xué)校管理水平提供了寶貴的史料。如何收集、整理、立卷、利用文書檔案，是我們檔案管理工作的四部曲，作為“譜曲員”的檔案工作者，無疑是整個(gè)工作的關(guān)鍵要素。現(xiàn)結(jié)合本人對(duì)學(xué)校檔案管理工作的體會(huì)，就如何做好文書檔案的管理談幾點(diǎn)看法。

一 檔案管理有學(xué)問，人員建設(shè)是首要

本人非檔案專業(yè)出身，在開始接觸這項(xiàng)工作時(shí)，也曾不知從何下手，在前輩的指點(diǎn)以及通過參加省、市檔案局組織的上崗培訓(xùn)以后，才慢慢地摸到一些門道。同時(shí)，也深感責(zé)任的重大，因?yàn)榭此埔环蓐惻f的文書材料，在需要的時(shí)候，它就像法庭上的鐵證一樣，能讓人信服，這樣的事例，已經(jīng)在我的工作中不斷出現(xiàn)，所以檔案管理人員素質(zhì)的高低，對(duì)文書檔案管理工作的好壞至關(guān)重要，直接關(guān)系到對(duì)文書檔案的利用效果。鑒于這項(xiàng)工作的專業(yè)性和保密性，有些單位在招錄人員時(shí)，一般要附加中共黨員的條件，這足以說明檔案崗位的重要性。

因此，我認(rèn)為作為一名合格的檔案管理員：一是要政治素質(zhì)過硬，作風(fēng)優(yōu)良，能保守秘密。特別是一些處分類的材料，要嚴(yán)格按照國(guó)家保密法的要求，妥善保管，不泄密。二是要精通業(yè)務(wù)，愛崗敬業(yè)。如果和我一樣，是非檔案專業(yè)人員在從事這項(xiàng)工作，要加緊補(bǔ)課，要主動(dòng)與上級(jí)主管部門聯(lián)系，積極參加相關(guān)培訓(xùn)，還要虛心向前任檔案管理員學(xué)習(xí)，不恥下問，盡早掌握專業(yè)知識(shí)，具備一定的工作獨(dú)立性。三是要養(yǎng)成認(rèn)真的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。文書檔案管理是一項(xiàng)細(xì)心和繁瑣的工作，我們必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精，要本著“檔案工作要尊重歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，為將來著想”的原則，對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)做到精確到位、對(duì)每一個(gè)步驟做到科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，確保日常管理工作落到實(shí)處，不浮夸、不懈怠。

二 文書檔案如何收集

文書檔案前期的核心工作就是收集好具有保存價(jià)值的文件材料，特別是文件材料的完整性和安全性尤其重要。首先，作為學(xué)校，文書檔案大部分出自辦公室制作完畢的公文，而檔案室又隸屬于辦公室，都在一個(gè)科室，所以近水樓臺(tái)，有先天的收集優(yōu)勢(shì)，建議凡是辦公室制作完畢的文件，都存一份在檔案室備案，以備今后整理。其次，還有一些材料是其他科、室要提供的，如果其他科、室的人員是“老手”，他們會(huì)及時(shí)將整理好的材料送到檔案室，我們會(huì)很省心，但是，如果因人員變動(dòng)，來了新手，那就要特別注意，一定要叮囑好新、老人員之間做好交接工作。同時(shí)，也可以擬一份每年需要?dú)w檔的清單，發(fā)給各科、室，讓他們據(jù)此收集，及時(shí)將存檔的材料送到檔案室。另外，平時(shí)的時(shí)候，我們還要加強(qiáng)聯(lián)系，了解工作開展的情況，如遇到問題，要一起想辦法解決。

三 文書檔案如何整理

一般情況，文書檔案是間隔一年整理一次，比如2015年的文件到2016年年底整理，因?yàn)椴女a(chǎn)生的文件，利用率比較高，要經(jīng)常查閱。另外，每個(gè)單位對(duì)于文書檔案的存檔要求都不同，因此，我們既要參照國(guó)家檔案局的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也要根據(jù)單位的實(shí)際情況，擬定本單位的存檔范圍和存檔期限，然后再逐一對(duì)照整理。例如：哪些材料是必須存檔的，哪些材料作為永久性文書檔案保管，作為檔案管理員，在整理之前，就要做到心中有數(shù)。另外，同一事由的幾份文件，先后順序如何排列，也是有講究的，例如：請(qǐng)示和批復(fù)、正文與附件，誰在前，誰在后，這些都需要檔案管理員具備一定的專業(yè)素質(zhì)，才能較好地完成檔案的整理工作。

四 文書檔案如何立卷

立卷的方法大致有兩種，一種是按部門立卷，另一種是按文件類別立卷。我采取的是第一種方法，一年新產(chǎn)生的文書檔案大概有20卷左右。在確定立卷方法以后，就要認(rèn)真編寫卷內(nèi)文件目錄，文件目錄一般包含順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)碼范圍等內(nèi)容，比較容易理解。文件目錄編寫完畢以后，接著就是裝訂，這里特別說明一下，有些單位是不裝訂的，直接將整理完畢的文書材料放入檔案盒里，然后放進(jìn)檔案柜，我個(gè)人感覺，這樣做盡管復(fù)印起來方便，但是容易丟失文書材料，而且不規(guī)范。所以，我建議文書材料還是要裝訂，在裝訂時(shí)，要記得把所有附在文件上的訂書針、回形針等金屬類物體卸掉，因?yàn)闉榱俗畲笙薅鹊乇９芎梦臅牧?，我們采取的是人工打孔穿線的方法裝訂，簡(jiǎn)稱“三孔一線”法，就是在文書材料上先打3個(gè)小孔，然后用線串上，使之固定。記得，我第一次裝訂時(shí)，由于3個(gè)孔的位置沒有打在同一水平線上，結(jié)果裝訂出來不怎么美觀，所以，裝訂文書材料也是一項(xiàng)技術(shù)活，需要細(xì)心和耐心。裝訂完畢以后，接著就該填寫檔案封面了，這里主要強(qiáng)調(diào)下，在填寫封面的簡(jiǎn)介時(shí)，一定要簡(jiǎn)短、概括、精辟，讓人只要通過簡(jiǎn)介就能知道這卷檔案里面大致裝有什么內(nèi)容，方便以后查找檔案和利用。當(dāng)然，作為檔案管理員還需練就一手漂亮的好字，因?yàn)闄n案封面是手寫的，而且封面給人的是第一印象，加上我們的“墨寶”也會(huì)隨著檔案一起保存下來，所以把字寫好，也應(yīng)該是立卷工作的一個(gè)必要環(huán)節(jié)。

五 文書檔案如何利用

文書檔案的價(jià)值在于利用，也是檔案管理的核心內(nèi)容，如何快速查找文書檔案，體現(xiàn)了我們檔案管理員的業(yè)務(wù)水平，傳統(tǒng)的查找方式一般是確定文件年份以后，按文件的內(nèi)容和性質(zhì)分類查找，這樣很快便能找到。但是，如果要找一份不知道年份的文件，那就得一年一年地找了，這就很麻煩，而且也容易找漏，這樣的事在工作中是經(jīng)常遇到的。這個(gè)問題我經(jīng)常在思考，如果能研制一套關(guān)于檔案管理的辦公軟件，能像百度搜索一樣，只要輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)的檔案目錄或者文件就能顯示出來，那就太好了，會(huì)極大地提高工作效率，希望這個(gè)愿望能盡早實(shí)現(xiàn)。另外，文書檔案的內(nèi)容有些涉及個(gè)人獎(jiǎng)懲、有些涉及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某件事或者某個(gè)人的評(píng)價(jià)，這類檔案都是有保密要求的，是不能隨便公開的，例如：在考察選拔干部上，領(lǐng)導(dǎo)在集體開會(huì)研究人選時(shí)，他們的開會(huì)記錄，就不適合給候選人看，以免沒有選上的人打擊報(bào)復(fù)。另外，像處分類的檔案，由于涉及到個(gè)人隱私，也是不方便公開的。所以，對(duì)于檔案的查看、借閱，我們一定要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和程序，辦理好手續(xù)，再進(jìn)行利用。

六 檔案室如何規(guī)劃

每個(gè)單位對(duì)檔案管理的重視程度不一樣，作為檔案管理員，在做好本職工作的同時(shí)，要向領(lǐng)導(dǎo)多匯報(bào)，爭(zhēng)取多方面的支持，要按照國(guó)家檔案局的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)、合理地規(guī)劃?rùn)n案室布局，例如：檔案室位置的選定，要按照“上不朝天，下不著地”的原則選擇在樓層的中間位置，避免潮濕和陽(yáng)光暴曬。同時(shí)，還需配備一定的設(shè)備和儀器，確保檔案室的溫度常年保持在14℃～24℃，濕度保持在45%～60%之間。同時(shí)，我們還要加強(qiáng)檔案室的軟件建設(shè)，進(jìn)一步完善相關(guān)的工作制度，例如：檔案歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度等，要及時(shí)公開和上墻，做到有章可循、有據(jù)可依。

七 探索文書檔案的信息化建設(shè)

建立電子檔案以及檔案信息化建設(shè)是未來檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，相對(duì)傳統(tǒng)的紙制檔案而言，電子檔案將會(huì)更加高效、便捷地方便社會(huì)各界對(duì)檔案的綜合使用。屆時(shí)，只要有一臺(tái)能上網(wǎng)的電腦，我們就可以在任何時(shí)間、地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行查閱，能大幅度地提高檔案工作的效率。目前，檔案信息化建設(shè)在我省尚處于起步階段，省檔案局正在研發(fā)檔案信息管理軟件，如果一旦研究成功并推廣使用，這必將是檔案發(fā)展史的一場(chǎng)重大變革，將極大地推動(dòng)檔案工作的快速發(fā)展。

總之，文書檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要我們檔案工作者繼續(xù)秉承求真務(wù)實(shí)、腳踏實(shí)地的態(tài)度，發(fā)揮自己的聰明才智，不斷規(guī)范檔案管理的日常工作，切實(shí)提高文書檔案的利用率，為學(xué)校的發(fā)展提供寶貴的文史材料。