電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理工作主要分為檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)部分。檔案實(shí)體管理包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

隨著20世紀(jì)各種電子設(shè)備、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的出現(xiàn)和普及，檔案管理工作也逐漸產(chǎn)生了巨大變化：一是在檔案的收集上，計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、錄像機(jī)、錄音筆等電子設(shè)備的普及使用使檔案資料的收集更加全面、及時(shí)、方便、真實(shí)；二是在檔案的整理和統(tǒng)計(jì)上，檔案分類歸檔更加明晰，統(tǒng)計(jì)整理更加快速準(zhǔn)確；三是在檔案的保管上，磁帶、光盤、微縮膠片等多樣化的存儲(chǔ)介質(zhì)為檔案的保存提供了豐富的形式，使得保管更便利，空間更節(jié)約；四是在檔案的檢索上，相應(yīng)的檢索程序和數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用使得查找、檢索、預(yù)覽更加的方便快捷，極大的提高了檢索的效率，等等。

隨著電子硬件設(shè)備性能不斷升級(jí)、便攜式電子設(shè)備不斷更新?lián)Q代、程序軟件不斷豐富完善以及信息安全技術(shù)的不斷提升，使得以往電子信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用過程中存在的一些不足和問題得以改進(jìn)和完善，因此，大力發(fā)展和應(yīng)用信息技術(shù)、加速檔案信息化建設(shè)進(jìn)程、以信息化和全球化推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，這已經(jīng)成為檔案界的戰(zhàn)略抉擇。

二、電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用方向

（一）檔案資料主體的電子化、數(shù)字化

電子信息技術(shù)和材料科學(xué)的飛速發(fā)展使電子檔案取代紙質(zhì)檔案成為檔案資料主體成為了可能：一是存儲(chǔ)介質(zhì)由過去的軟盤、光盤等容量不大，穩(wěn)定性不足的載體發(fā)展為大容量、穩(wěn)定性高的超級(jí)光盤、硬盤、網(wǎng)絡(luò)云端存儲(chǔ)和大型服務(wù)器等，使得存儲(chǔ)的壽命大大提高，保管、攜帶、轉(zhuǎn)移更加方便，并且可以無損的延續(xù)保存；二是防火墻、電子簽章、電子簽名、指紋驗(yàn)證和數(shù)據(jù)加密等防護(hù)、保密技術(shù)的提升使得電子檔案安全性極大提高；三是專業(yè)數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站的建立以及近距離無線通訊技術(shù)（NFC）的新型的可識(shí)別技術(shù)、標(biāo)簽技術(shù)的產(chǎn)生可使電子檔案在流轉(zhuǎn)過程中得以準(zhǔn)確識(shí)別和接受，并自動(dòng)歸檔。由此可見，現(xiàn)有的電子信息技術(shù)已經(jīng)完全可以滿足新生成的紙質(zhì)檔案所有的功能和用途，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案對(duì)新生紙質(zhì)檔案的取代和覆蓋。

（二）管理工作流程的自動(dòng)化

電子檔案普及后，可在檔案生成過程中加注標(biāo)簽，從而使得電子檔案可以借助專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)分類歸檔，保存至檔案數(shù)據(jù)庫相應(yīng)的子目錄中，同樣，對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描后成電子檔案后也可采用類似操作。

而對(duì)于已有的紙質(zhì)檔案的管理，也同樣有相應(yīng)的標(biāo)簽技術(shù)和識(shí)別技術(shù)，在紙質(zhì)檔案中加裝識(shí)別標(biāo)簽，通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，就可以在很大程度上減輕工作量、實(shí)現(xiàn)分類、歸檔、統(tǒng)計(jì)流程的自動(dòng)化。除此之外，上述專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)既可以自成體系，也可以與本單位的辦公自動(dòng)化（OA）或管理信息系統(tǒng)（MIS）相結(jié)合，形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

（三）檢索和查閱等檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化

在檔案資料實(shí)現(xiàn)全方位數(shù)字化后，通過檔案數(shù)據(jù)庫共享以及建立類似“中國(guó)知網(wǎng)”等專業(yè)化檔案檢索查閱網(wǎng)站，根據(jù)檔案的不同屬性對(duì)不同權(quán)限的客戶、部門、單位等開放，借助全覆蓋的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，使用戶可以利用手機(jī)、平板電腦等任何便攜式網(wǎng)絡(luò)終端進(jìn)行檔案檢索，并可依照使用權(quán)限直接提供閱覽，尤其是對(duì)珍貴的紙質(zhì)檔案來說，在檢索更加方便的同時(shí)還可以減少由于借閱帶來的損壞。除此自外，利用防偽驗(yàn)證碼或口令，還能為用戶提供法律效力驗(yàn)證、檔案轉(zhuǎn)移接受等各種服務(wù)。在檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案館將會(huì)成為專門貯藏紙質(zhì)檔案的倉(cāng)庫，新興的檔案館將走向全面數(shù)字化的道路。

三、檔案管理信息化建設(shè)存在的挑戰(zhàn)

信息技術(shù)的革命是一把“雙刃劍”，在給檔案管理事業(yè)發(fā)展帶來難得的機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（一）檔案管理的人才隊(duì)伍缺失

檔案管理的信息化建設(shè)不僅要求工作人員具備檔案管理的知識(shí)，還要精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，所以，檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期需要一大批既有扎實(shí)檔案管理功底，又掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)又具有探索和創(chuàng)新精神，以及能為檔案事業(yè)獻(xiàn)身的高素質(zhì)復(fù)合型人才隊(duì)伍。

（二）檔案管理的體制機(jī)制不順

檔案管理的信息化建設(shè)不僅需要每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)個(gè)體的重視實(shí)施，更需要國(guó)家層面專門機(jī)構(gòu)強(qiáng)有力的的統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)、投入，制定相應(yīng)的法律法規(guī)和管理辦法，使基礎(chǔ)檔案信息能夠按照一致的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，并打破現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不齊，缺乏橫向聯(lián)系的局面

（三）檔案管理的科技研發(fā)不足

檔案管理的信息化建設(shè)需要完善的檔案管理管理系統(tǒng)和智能化的終端設(shè)備及應(yīng)用程序，雖然現(xiàn)有的信息技術(shù)水平可以完全滿足建設(shè)需求，但是適用于檔案管理的專業(yè)化硬件設(shè)備和軟件程序的研發(fā)動(dòng)力不足，還不能滿足檔案工作復(fù)雜的需求。

（四）檔案管理的數(shù)據(jù)保障存在風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理的信息化建設(shè)最重要的就是檔案數(shù)據(jù)的安全性保障，雖然目前各種網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)使得檔案數(shù)據(jù)的安全性大大提高，但是建設(shè)和破壞總是對(duì)立統(tǒng)一的，各種新興的病毒對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生新的威脅，不斷提高防護(hù)能力和數(shù)據(jù)保密能力才能不斷為檔案數(shù)據(jù)提供安全保障。

（作者單位：枝江市機(jī)動(dòng)車輛檢測(cè)中心）