信息時代如何做好檔案管理工作

黃育杏

摘要：信息化時代的到來使傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)，同時也帶來了機遇。如何在電子信息時代，利用網(wǎng)絡(luò)來改進檔案管理工作是我們面臨的一個重要問題，因而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，發(fā)現(xiàn)新問題，探討新思路，才能使檔案管理工作在信息時代下獲得高效和安全，更好的為社會服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位；資產(chǎn)管理；策略

科技的飛速發(fā)展和信息時代的到來，使許多傳統(tǒng)的工作都受到了巨大的影響，檔案管理工作也不例外。面對劇烈的社會變化，我們應(yīng)清楚地認識到，信息時代給我們的檔案管理工作帶來了的不僅是挑戰(zhàn)，更是機遇和新生。因而如何迅速的應(yīng)對這種變化？如何有效的利用信息時代的媒介優(yōu)勢來整合傳統(tǒng)的檔案管理模式，使其更加的科學(xué)化，準(zhǔn)確化？這是擺在我們面前的緊迫問題。

一、樹立檔案工作的新觀念

與檔案信息化建設(shè)關(guān)系最為密切的，首先是檔案信息資源觀。過去我們普遍將檔案信息作為一種文化資源，主要發(fā)揮了檔案信息的憑證價值，而今后也要將檔案信息作為經(jīng)濟資源對待，并發(fā)揮其獨特的情報價值。其次是文件與檔案的公開和開放觀念。我們在過去的工作中比較重視檔案的開放和開發(fā)利用，而對于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段的文件則一般不予公開和開放。今后則應(yīng)在檔案信息化建設(shè)中重點研究如何加強現(xiàn)行與半現(xiàn)行文件的公開與開放，制定有關(guān)現(xiàn)行文件開放的政策與法規(guī)。最后是終身學(xué)習(xí)觀念。有不少人認為，檔案管理理論性不強，業(yè)務(wù)技能要求不高，即便沒有受過正規(guī)教育也能適應(yīng)工作需要。而隨著檔案信息化建設(shè)，新技術(shù)和新知識不斷應(yīng)用到檔案管理中，給檔案人員帶來許多未曾遇到的問題，即使是一些檔案專家有時也難以駕馭。因此樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，就成為檔案信息化建設(shè)成功的基本保證。

二、加強檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化主要包括檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化和檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等。檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，檔案信息化程度越高，對檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求也就越高。為了保證檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展，檔案行政和管理部門必須制定有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和管理辦法，制定相應(yīng)的通用的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，如檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式、檔案通用文件格式、檔案著錄要求、電子檔案管理辦法、檔案管理軟件功能要求、檔案數(shù)據(jù)管理安全要求等，確保檔案數(shù)據(jù)信息的通用、共享與交換、確保軟、硬件環(huán)境變化時檔案數(shù)據(jù)的完整、安全和有效利用，以實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展。

三、創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率

隨著信息時代的到來，人才市場競爭日益激烈，信息瞬息萬變。在這種形勢下，檔案管理人員要能夠采取多種措施來創(chuàng)新檔案管理模式：第一，需要完善檔案目標(biāo)管理機制，在此基礎(chǔ)上建立激勵機制，將檔案管理工作與人員的薪酬相掛鉤，以此來充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。第二，需要充分利用現(xiàn)代化的科學(xué)管理方法，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式結(jié)合起來，完善人才服務(wù)中心的檔案管理信息系統(tǒng)，以此來實現(xiàn)信息資源的共享。第三，檔案管理人員需要加強自主學(xué)習(xí)、更新管理知識及技術(shù)。相關(guān)部門需要定期開展培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及技能水平，借鑒先進的管理經(jīng)驗及管理模式，使得其能夠熟練地應(yīng)用計算機信息技術(shù)，增強其檔案管理的能力，從而為檔案管理工作的順利開展提供人力資源的保障。第四，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用與發(fā)展，檔案管理人員需要總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷摸索能夠適應(yīng)信息時代發(fā)展的新理論及方法，以提高檔案管理工作水平。

四、建立健全檔案管理工作制度

檔案管理工作是一個動態(tài)過程，因而需要不斷收集信息、對檔案加以補充，檔案管理工作也涉及到檔案材料的鑒別、移交、轉(zhuǎn)遞、分類、登記、借閱及檢查，由此可見，檔案管理工作程序較為繁重，這就需要相關(guān)部門及人員完善相關(guān)規(guī)章制度，并在實際工作中得到貫徹落實，以此來保障人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性、真實性，從而有效避免棄檔、檔案管理混亂、有檔無人等現(xiàn)象的發(fā)生。總之，檔案管理人員要能夠嚴格執(zhí)行檔案管理相關(guān)的工作制度，確保管理工作有章可循，這樣有助于促進檔案管理服務(wù)理念的實現(xiàn)。與此同時，檔案管理人員還需要處理好檔案保密與公共服務(wù)的關(guān)系，避免管理漏洞的出現(xiàn)。

五、加強檔案管理工作的安全和法制意識，提高主體意識

安全是檔案管理工作的生命，是檔案管理工作的重中之重。隨著電子技術(shù)的飛速提高和信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)、信息、快捷、即時等成了生活中的關(guān)鍵詞。在這樣一個大的環(huán)境下，一方面為我們的管理工作帶來了新鮮的血液，注入了現(xiàn)代的科技元素，加快了檔案信息化融入信息社會的腳步，使檔案信息在為社會各界提供服務(wù)方面取得新的進展。但同時，由于缺乏相應(yīng)的政策法規(guī)、配套的技術(shù)維修保障和管理人員自身素質(zhì)等因素存在，使得信息時代的電子化檔案管理存在很多安全隱患。

在單位尤其是人事檔案部門，大力宣傳管理檔案的相關(guān)法制政策，認真學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)文件，使檔案管理工作人員牢固樹立依法治檔的思想觀念，要讓全單位上下都有依法保護檔案的任務(wù)的責(zé)任，對一切違犯檔案法和利用檔案的權(quán)利人要進行嚴肅的處理。同時認真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》，使我們的檔案工作的管理法治化、科學(xué)化、公正化。

檔案管理人員不僅要提高法制意識，端正態(tài)度，還要不斷的了解社會的需求，深入調(diào)查，積極反饋公眾與社會各方面對檔案工作的評價，根據(jù)評價和社會需要作相應(yīng)的調(diào)整，并積極改進自身的方式，提高接受信息和整合信息的能力，高效地完成檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理與開發(fā)利用。

六、結(jié)語

總之，檔案管理工作是一種既需要專業(yè)性知識，又需要有高度的責(zé)任心和耐心的工作，它要求我們既能沉下心來又要與時俱進、改變觀念，不斷充實和更新自己的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，擴展工作視野，同時以極大的熱情投入到工作中，才能在新的時代中把檔案管理工作做好，真正做到檔案管理工作科學(xué)地、高效地服務(wù)單位、服務(wù)社會。

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